Ein Hausmeister für die Business Software

Ähnlich wie eine Geschäftsbeziehung oder ein partnerschaftliches Verhältnis gepflegt werden will, bedarf es auch bei der eigenen Business Software der Pflege, um die Investition zu sichern.

Die Einführung der Software ist ein anspruchsvolles Projekt und der Go-Live ein wichtiger Meilenstein. Um diesen Nutzen langfristig zu gewährleisten, ist es nötig, die Software zu pflegen. Daher ist die Arbeit nach der erfolgreichen Einführung nicht zu Ende. Im Gegenteil.

Metaphorisch veranschaulichen lässt sich dies mit einem Hausmeister, der sich nach der Einweihung eines neu errichteten Schulgebäudes um dessen Betrieb und Erhaltung kümmert.

Der Hausmeister pflegt die Schulräume und alle Anlagen, die für den alltäglichen Schulbetrieb notwendig sind. Diese «Hygieneaufgaben» fallen meistens erst auf, wenn sie nicht ausgeführt wurden. Doch lassen sich diese Aufgaben gut delegieren oder zumindest durch eine Stellvertretung regeln. Das notwendige Wissen ist schnell vermittelt.

Aufgaben eines «Hausmeisters»

Eine wichtige Aufgabe, die durch den «Hausmeister» koordiniert wird, sind Software Updates. Er prüft, welche Neuerungen bestehende Abläufe sinnvoll ergänzen. Updates müssen zu einer betrieblichen Randzeit, grössere Updates vorab in einer Testinstanz, ausgeführt werden.

Auch bei der Sicherheit ist der «Hausmeister» gefragt. Er verwaltet die Schlüssel und sorgt dafür, dass alle Schlüssel abgegeben werden, wenn sich Änderungen beim Personal ergeben. Ausserdem sorgt er dafür, dass keine Türen offenstehen und niemand «sein» Schulhaus betritt, der nicht berechtigt ist.

Prozesswissen, Koordination und Dokumentation

Besonders in Notfällen ist das Prozesswissen und die Koordination des «Hausmeisters» gefragt. Er muss nicht selber das Problem lösen können, aber er weiss, mit wem er Kontakt aufnehmen muss, um das Problem zu analysieren und zu beheben. Ausserdem hilft ihm dabei die technische Dokumentation der Prozesse, die er bei der Einführung erstellt hat und möglichst aktuell hält. Je nach Fähigkeiten lässt sich der «Hausmeister» in Kursen ausbilden und erledigt dann kleinere Reparaturen selbständig.

Der «Hausmeister» ist auch dann gefragt, wenn es um Umbauten oder Erweiterungen geht. Er wird sein Wissen zum bestehenden System einbringen und kennt die Spezialitäten, die für einen Aussenstehenden nicht so offensichtlich erkennbar sind.

Dem «Hausmeister» kommt eine hohe Bedeutung zu: Bei ihm laufen viele Fäden zusammen, er kennt die Abläufe genau und verwaltet die technischen Dokumente, Checklisten und Planungen. So kann er einen reibungslosen Betrieb gewährleisten und trägt zum Erhalt und zur Weiterentwicklung «seines Schulgebäudes» bei.

Fazit

Die Vertec Einführung meistert man gemeinsam mit seiner Projektleiterin oder seinem Projektleiter. Ab dann heisst es "hausmeistern" und für die regelmässige Pflege und Weiterentwicklung der Business Software sorgen.

Wer füllt in Ihrem Unternehmen die Rolle des «Hausmeisters» aus? Berichten Sie uns und anderen Vertec Kunden im Vertec Forum von Ihren Erfahrungen.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Vertec Installation durch uns überprüfen zu lassen. In unserem Review Paket setzen wir Quick Wins direkt um und liefern Vorgehensvorschläge für Optimierungen.