Vertec trifft AI: Was plötzlich möglich wird

Zwei Jahre Vertec Daten analysieren. Kreditorenrechnungen verarbeiten. Mahnungen vorbereiten. Kennzahlen aufbereiten. Was haben diese Aufgaben gemeinsam?

Bei StackWorks werden sie heute mit Unterstützung von AI und Vertec ganz anders angegangen als noch vor kurzer Zeit.

Wir haben mit unserem Kunden Ishan Don, Founder & Managing Director der StackWorks AG, darüber gesprochen, wie sein Team den Vertec MCP Server einsetzt – und wie aus ersten Experimenten inzwischen feste kaufmännische Prozesse geworden sind.

Was steckt hinter der Vertec AI App?

Die Vertec AI App ermöglicht es, Vertec mit AI-Clients wie Claude oder ChatGPT zu verbinden. Damit kann ein AI-Client, abhängig von den in Vertec geltenden Berechtigungen, Informationen abfragen, Vertec Funktionen nutzen und Aktionen ausführen. Technisch basiert die Vertec AI App auf dem Model Context Protocol (MCP), einem offenen Standard für die Kommunikation zwischen AI-Clients und anderen Systemen. Der Vertec MCP Server stellt dabei die Verbindung zu Vertec her.

Vereinfacht gesagt: Die Vertec AI App gibt der AI einen strukturierten Zugang zu Vertec. Statt zuerst zu überlegen, wo eine Information zu finden ist oder welcher Prozess dafür nötig ist, kann man beschreiben, was man erreichen möchte.

Angefangen hat alles mit einer einfachen Frage

Als StackWorks im Frühsommer 2026 begann, AI mit Vertec zu verbinden, gab es die heutige Vertec AI App noch nicht. Also baute sich das Team zunächst einen eigenen, rein lesenden Wrapper um das Vertec REST API. Mit dem Release der offiziellen Lösung wechselte StackWorks auf diese.

Einer der ersten Versuche war denkbar einfach formuliert: «Durchsuche alle Leistungen der letzten zwei Jahre und fasse zusammen, in welchen Geschäftsbereichen wir Leistungen erbringen.»

Das Ergebnis: 511 Tage, an denen Leistungen erfasst worden waren – aufbereitet und nach Geschäftsbereichen zusammengefasst. Die Auswertung lag nah an dem, was StackWorks aus den eigenen Zahlen erwartete. Gegengeprüft wurde sie trotzdem gegen die Vertec Auswertung. Wer ein AI-Resultat ungeprüft in eine Entscheidung kippt, hat das Werkzeug missverstanden. Für Ishan Don war damit klar: Die Verbindung von AI und Vertec kann weit mehr, als einfach Informationen aus dem System abzurufen.

Aus einer Analyse wird ein wöchentlicher Lauf

Aus den ersten Analysen entstand ein fester wöchentlicher Lauf, intern «Vertec Hygiene» genannt.

Dahinter steht ein Skill: eine Anleitung, die dem AI-Client eine definierte Aufgabe und einen festen Regelkatalog vorgibt. Gesucht wird beispielsweise nach:

• Leistungen, die verrechenbar wären und liegen bleiben.
• Offerten ohne Entscheid.
• Phasen, die aus dem Budget laufen.
• Provisorischen Rechnungen, die niemand mehr anschaut.
• Auffälligkeiten, die im Tagesgeschäft leicht untergehen.

Der Lauf liest nur und verändert nichts in Vertec. Jeder Befund wird beziffert und bekommt einen Verantwortlichen und eine Frist. Am Ende steht ein Bericht, den man abarbeiten kann. Kein Textblock, den man wegklickt.

Vier Skills, ein Monatsabschluss

Die Vertec Hygiene ist inzwischen einer von vier Läufen, die bei StackWorks wesentliche Teile des kaufmännischen Monats abdecken. Die Verrechnungsfreigabe prüft Leistungen gegen die vereinbarten Konditionen. Die Auslagen-Margenkontrolle gleicht weiterverrechnete Auslagen mit dem Einkauf ab. Der Kreditorenlauf erfasst Rechnungen von Freelancern und ordnet sie Projekten zu. Und die Vertec Hygiene findet, was liegen geblieben ist.

Jeder Skill hat seinen eigenen Regelkatalog, jeder Lauf endet mit einem Bericht, den ein Mensch freigibt. Das Ergebnis hängt damit nicht mehr davon ab, wer den Lauf macht.

Von erheblichem Aufwand zu wenigen Minuten

Besonders deutlich wird die Veränderung bei Kreditorenrechnungen. StackWorks verarbeitet eine grosse Anzahl davon. In der Vergangenheit wurden dafür individuelle Importlösungen aufgebaut. Mit Claude und der Vertec AI App hat Ishan Don diese Prozesse selbst weiterentwickelt und erweitert. 

Was früher erheblichen Aufwand und Unterstützung von Vertec erforderte, kann StackWorks heute in kurzer Zeit selbst umsetzen. Das zeigt einen wichtigen Effekt von AI: Sie macht nicht nur Prozesse schneller. Sie verändert auch, wer sie umsetzen kann. Kunden können mit Unterstützung eines AI-Clients selbst Lösungen entwickeln und Aufgaben automatisieren, für die früher spezielles technisches Know-how notwendig war.

Und dann kommt das Mahnwesen

Auch das Mahnwesen folgt bei StackWorks inzwischen einem aufgeschriebenen Verfahren: Ab welchem Betrag wird eskaliert?

• Wer erhält die Mahnung und wer gehört ins CC?
• Welche Frist gilt?
• Wann wird eine Sperre angekündigt?

Diese Regeln kann der AI-Client mithilfe der Vertec AI App auf die Daten in Vertec anwenden. Er identifiziert die relevanten Fälle, prüft sie gegen eingegangene Zahlungen und bereitet die Schreiben vor.

Versendet wird nichts automatisch. Jede Mahnung liegt als Entwurf bereit. Der letzte Klick bleibt beim Menschen. Genau darin liegt ein wesentlicher Punkt bei der Automatisierung mit AI: Nicht jeder Prozess muss vollständig automatisiert werden. Oft entsteht der grösste Nutzen schon dadurch, wiederkehrende Arbeitsschritte zu eliminieren.

Kennzahlen, die niemand mehr von Hand zusammensucht

Auch Kennzahlen holt StackWorks über die Vertec AI App direkt aus Vertec und lässt daraus ein Dashboard bauen: Umsatz gegen Monatsziel, Auslastung, offenes Honorar und offene Posten.

Entscheidend ist nicht die Grafik, sondern die Definition dahinter. Zu jeder Kennzahl ist festgelegt, aus welchem Vertec Feld sie kommt und welche Regel gilt. Damit verschiebt sich die Diskussion im Führungsmeeting. Sie dreht sich nicht mehr darum, ob die Zahl stimmt, sondern darum, was man mit ihr macht.

Ein Report, der sich selbst verschickt

Manche Automatisierungen kommen sogar ohne AI-Client im laufenden Betrieb aus. Jeden Montag und Mittwoch erscheint im Google Chat des StackWorks-Teams automatisch eine Übersicht über die im laufenden Monat angefallene und noch nicht verrechnete Arbeit.

Der Report läuft als geplante Aufgabe in Vertec. Ein Python-Skript liest die entsprechende Vertec Ansicht und postet das Ergebnis über einen Webhook in den Chat. Geschrieben hat das Skript der AI Client auf Basis der Vertec Knowledge Base. StackWorks hat es geprüft, angepasst und in Betrieb genommen. Der Effekt ist weniger technisch als kulturell: Offenes Honorar ist kein Thema mehr, das jemand ansprechen muss. Es steht zweimal pro Woche im Chat, für alle sichtbar.

Der Hebel ist nicht der Prompt

Wer die Vertec AI App zum ersten Mal ausprobiert, stellt Fragen. Das ist beeindruckend, bleibt aber oft folgenlos, weil die Frage beim nächsten Mal anders gestellt wird und ein anderes Resultat liefert.

Der Unterschied entsteht dort, wo aus einer guten Frage ein aufgeschriebenes Verfahren wird: Welche Regel gilt? Welcher Wert ist plausibel? Welche Falle ist bekannt? Wer entscheidet am Schluss? Bei StackWorks liegt dieses Wissen in Skills: versioniert, für das ganze Team gleich und unabhängig davon, wer den Lauf startet.

Die Skills sind das Betriebshandbuch. Die Vertec AI App schafft den Zugang. Das Verfahren ist der Ertrag. «Der MCP Server gibt uns den Zugang. Der Ertrag entsteht erst, wenn wir aufschreiben, wie wir arbeiten», sagt Ishan Don.

Gerade für ein Team mit weniger als zehn Personen ist das entscheidend: «Wir sind nicht so weit, weil wir gross sind. Wir sind so weit, weil wir klein sind und aufgeschrieben haben, wie wir arbeiten.»

Vertec als «System of Record»

Das Wissen über einen Kunden steckt natürlich nicht nur im ERP. Auch E-Mails, Dokumente und andere Anwendungen enthalten wichtige Informationen. AI-Clients können solche Quellen zusammenführen und daraus beispielsweise eine Übersicht zu einer Kundenbeziehung erstellen.

Umso wichtiger wird eine zentrale und verlässliche Datenbasis. Vertec bleibt das «System of Record» für die verbindlichen Geschäftsdaten. AI kann diese Daten analysieren, Zusammenhänge herstellen und Prozesse vorbereiten. Die Vertec AI App verbindet die strukturierten Daten und Prozesse in Vertec mit den Möglichkeiten moderner AI-Clients.

Die AI arbeitet mit den Daten. Vertec bleibt die Instanz, in der sie geführt werden.

Wo es heute noch Handarbeit braucht

Auch Grenzen gehören dazu. Grosse Auswertungen müssen beispielsweise in Abschnitte aufgeteilt werden, da eine Abfrage maximal 100 Objekte liefert. Auf abgeleitete Felder lässt sich nicht direkt filtern. Und Massenänderungen führt StackWorks skriptgesteuert und erst nach Freigabe aus.

Keine dieser Grenzen spricht gegen den Einsatz der Vertec AI App. Sie sprechen dafür, Ergebnisse zu prüfen und Prozesse bewusst zu gestalten.

Der Mensch bleibt im Loop

Das ist für Ishan Don entscheidend: Es braucht weiterhin einen Human in the Loop. Kein Lauf versendet, bucht oder löscht ohne Freigabe. Der AI-Client bereitet vor, der Mensch entscheidet. Gerade bei geschäftskritischen Prozessen bleibt diese Kontrolle zentral. AI kann Vorschläge machen, Daten analysieren und Prozesse vorbereiten. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Menschen.

Und das ist erst der Anfang

Die Beispiele von StackWorks zeigen, dass AI im ERP längst keine theoretische Zukunftsvision mehr ist. Vertec Hygiene läuft wöchentlich. Der Report zum offenen Honorar erscheint zweimal pro Woche. Die Verrechnung wird monatlich geprüft. Mahnwesen, Kennzahlen und weitere Teile des kaufmännischen Betriebs werden mit Skills und der Vertec AI App unterstützt.

Dabei geht es nicht darum, Vertec durch AI zu ersetzen. Vertec bleibt die verlässliche Datenbasis und das System of Record. AI übernimmt dort, wo sie ihre Stärken ausspielen kann – beim Analysieren, Verknüpfen, Strukturieren und Vorbereiten. Der Mensch behält die Kontrolle. Was bei StackWorks mit einer ersten Analyse begonnen hat, zeigt vor allem, was möglich wird, wenn ERP und AI nicht getrennt voneinander gedacht werden:

Aus Fragen werden Regeln. Aus Regeln werden Skills. Und aus einzelnen Experimenten werden feste Prozesse.

Über StackWorks

Die StackWorks AG unterstützt rund 200 Schweizer KMU in den Bereichen Security & Compliance, Modern Work sowie Automation & AI. Das Unternehmen ist Google Premier Partner und Microsoft Partner. Ishan Don ist Founder & Managing Director von StackWorks.