Dokumente verwalten

Erstellt: 28.06.2017, Änderung:
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Mit Vertec erstellen Sie Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Briefe direkt in unserer Software. Sie können auch bereits bestehende Dokumente mit Vertec verknüpfen und zentral über die Dokumentenverwaltung ablegen. Alle Dokumente in Vertec werden via Aktivität verlinkt. Das heisst, es wird im Hintergrund eine Aktivität erzeugt, das Dokument angehängt und die Aktivität dem entsprechenden Eintrag in Vertec zugeordnet. Über einen Klick können Sie das Dokument später direkt wieder anzeigen oder die Dokumentablage im Explorer öffnen.

Detaillierte Informationen zu diesem Thema finden Sie im Artikel Dokumentenverwaltung mit Vertec

 

Der Basispfad

Die Ablagestruktur baut auf dem globalen Dokumentenpfad auf. Dieser wird unter Systemeinstellungen > Allgemein > Dokumentenpfad angegeben.

 

Die Unterordner

Je nach Objekt kann der Pfad dann verfeinert werden. So können automatisch Unterordner nach den einzelnen Projekten und Adressen etc. erstellt werden. Damit ist sichergestellt, dass Sie Ihre Dokumente auch in der Dateiablage schnell und einfach wiederfinden.

Das genaue Vorgehen ist im Abschnitt Dateiablagestruktur erstellen im Artikel über die Dokumentenverwaltung mit Vertec beschrieben

 

Office-Addins

Die Vertec Addins für Microsoft Word, Excel und Windows-Explorer ermöglichen das Ablegen von bestehenden Dokumenten in Vertec per Knopfdruck.

So können Sie beispielsweise im Windows-Explorer auf eine beliebige Datei mit der rechten Maustaste klicken und In Vertec speichern wählen. In einem Dialog wählen Sie dann Projekt, Adresse etc. in Vertec aus, und schon ist das Dokument in Vertec abgelegt.

 

E-Mail Handling

Mit dem Outlook-Addin können auch E-Mails in Vertec abgelegt werden. Ein- und ausgehende Nachrichten lassen sich so am richtigen Ort speichern. Und Sie können in E-Mails direkt auf die Adressen aus der Adressverwaltung von Vertec zugreifen.

 

Massenmailings, Serienbrieffunktion

Mittels Parametrisierung können vorhandene Adress- oder Projektdaten so strukturiert werden, dass sich problemlos Serienmailings etwa an sämtliche Kunden aus einer bestimmten Branche oder alle Interessenten für ein bestimmtes Produkt erstellen lassen. Wahlweise kann hierfür die Dokumentenautomation von Vertec oder die in Microsoft Word enthaltene Funktion für Serienbriefe verwendet werden. Auch Serien-E-Mails können in Vertec abgebildet werden.

Informationen dazu finden Sie im Artikel über Serienbriefe