«Vertec bildet auch individuelle Anforderungen ab und unterstützt alle unsere Prozesse.» Andreas Gnilka, ehem. geschäftsführender Gesellschafter LBD-Beratungsgesellschaft mbH

Unternehmen

  • Tätigkeitsfeld: Beratung der Energiewirtschaft
  • Mac-User
  • IT-Betrieb extern

Lösungspaket

  • Vertec Leistung & CRM inkl. aller Apps, Budget & Teilprojekt, Ressourcen & Projektplanung
  • 45 User, Linie Expert
 

Herausforderungen

  • Verfügbarkeiten der Mitarbeiter-Ressourcen
  • Schnelle und einfache Abrechnung von Freelancern
  • Zahlen und Daten sollen konsolidiert in einem System dargestellt werden
  • Leistungen schnell und einfach erfassen
  • Rahmenverträge

Nutzen

  • Einfache und schnelle Übersicht der verfügbaren Ressourcen untergliedert nach Skills für neue Aufträge ist per Knopfdruck möglich
  • Freelancer können ihre Leistungen direkt im System erfassen und erhalten ohne viel Aufwand eine schnelle Grundlage für ihre Rechnungsstellung: LBD konnte dadurch den Rechnungsprozess verschlanken
  • Daten sind live im Zugriff für das Projektcontrolling und es können zahlreiche Auswertungen erzeugt werden
  • Nutzung von Mac OS sowie Smartphones und Vertec verschafft die nötige Akzeptanz im Unternehmen

Die LBD-​Prozesse abgebildet in der Cloud

Seit 1988 berät die LBD die Energiewirtschaft. Höchst erfahren, wissensgetrieben und mit dem Blick nach vorn: Kapazitätsmärkte, regenerative und dezentrale Energieerzeugung und Kapazitäten, Energiewendeprodukte, Energie-Effizienz, Elektromobilität, Smart Metering. CO2-Vermeidung: Klimaschutz: Energiewende.
Sie berät zum neuen Marktdesign, das dieses neue Energiesystem braucht und zu den unternehmerischen Potenzialen, die es bietet – in den Märkten der Energiewirtschaft und entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

LBD war auf der Suche nach einer Business Software, die alle Kernprozesse abbildet. Dazu zählt die Planung der Mitarbeiter-Ressourcen für eine Verfügbarkeitsübersicht, eine leichte und einfache Möglichkeit Freelancer abzurechnen, zahlreiche interne Auswertungen innerhalb der Software sowie die übersichtliche Darstellung ihrer Rahmenverträge.

Aufgrund der Digitalisierung und des wachsenden Marktes suchte LBD eine Software zur effizienteren Abbildung ihrer internen Prozesse. Da eine schlanke interne Infrastruktur vorhanden ist, setzt das Unternehmen auf einen externen IT-Betrieb. Eine Business Software in der Cloud war bei der Evaluierung die feste Vorgabe. Eine weitere Besonderheit stellt die Nutzung von Apple-Geräten mit iOS und Mac OSX innerhalb des Unternehmens dar. Vertec konnte hier punkten, da die Leistungserfassung bei Mac-Usern über die Web App und/oder bei mobiler Nutzung über die Phone App erfolgt.

 

Verfügbarkeiten von Ressourcen übersichtlich darstellen

Die LBD wollte die Planung aller Ressourcen mit entsprechenden Zusatz-Funktionen belegen. In Vertec konnten diese individuellen Anforderungen durch die Parametrisierung der Software geschaffen werden.

Jetzt kann LBD mithilfe der Ressourcenplanung sofort sehen, wie viele Stunden die Mitarbeiter bereits verplant sind bzw. wie viele Stunden bei jedem einzelnen Mitarbeiter aufgelaufen sind. Mit Hilfe dieser Ressourcenübersicht innerhalb von Vertec werden die darauf folgenden Monate im Unternehmen geplant. Die Kompetenzen und Skills der einzelnen Mitarbeiter sind dafür existenziell und werden ebenfalls zur Auswahl der Ressourcen auf Projektebene herangezogen. Die LBD konnte durch individuelle Anpassungen ihre eigene Mitarbeiter-Disposition nach ihren individuellen Vorstellungen erstellen ohne auf Drittsysteme zurückgreifen zu müssen. Die Urlaubsplanung wird in Vertec ebenfalls für die Planung der Ressourcen berücksichtigt.

LBD greift in Vertec für die Disposition auf folgende Werte zu:

  • Budgetierte Anzahl an Stunden
  • Anzahl der bis zum aktuellen Monat angefallenen Stunden
  • Summe der in Form von Leistungen bisher aufgelaufen Kosten
  • Blick auf das Budget für die weiteren Monate

Durch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter-Ressourcen mit Berücksichtigung der Urlaube kann das Unternehmen jetzt bei Engpässen schneller reagieren und umplanen.

 

Leichte und schnelle Abrechnung von Freelancern

Die LBD setzt auf ein neues Modell zur Freelancer-Abrechnung – das Gutschriften-Verfahren. Durch die Leistungserfassung der einzelnen Freelancer direkt in Vertec werden Gutschriften auf Basis dieser Leistungen erstellt und an die Freelancer ausgezahlt. Dies wird durch ein Freigabeverfahren des Projektleiters überprüft. Die Freelancer erhalten durch die Vergabe von Nutzer-Berechtigungen nur die Sicht auf ihre eigenen aktiven Projekte.

 

Diverse Auswertungsmöglichkeiten mit Zeitraumabhängigkeiten in der Software

Vor der softwaregestützten Erfassung von Leistungen wurden auch die Auswertungen bei LBD via Excel-Listen durchgeführt. Mit der Einführung von Vertec änderte sich dies und die Auswertungen werden nun innerhalb der Software leicht und verständlich angezeigt. Darüber hinaus fallen auch diverse Abstimmungen zu den Ergebnissen weg, so dass die LBD viel Zeit spart. Die Einführung einer Deckungsbeitragsrechnung auf Mitarbeiter- und Projekt-Ebene ermöglicht ein noch besseres Controlling der kaufmännischen. Die digitalen Daten ermöglichen es der LBD, Auswertungen ohne eine Drittsoftware innerhalb von Sekunden direkt in Vertec anzeigen zu lassen.

 

Übersichtliche Darstellung von Rahmenverträgen

LBD hat Rahmenverträge mit ihren Kunden vereinbart und diese zuvor manuell verwaltet. Mit Vertec kann das Unternehmen nun diese direkt in der Software verwalten und entsprechende Beziehungen zwischen Kunden und Projekten abbilden. Auf dem Rahmenvertrag können unter anderem die Laufzeit, individuelle Vereinbarungen, Tarifstufen und sonstige Parameter hinterlegt und global für alle Rahmenverträge ausgewertet werden.