Spesenerfassung

Siehe auch: Reisekostenabrechnung mit Vertec (Plug-in für Deutschland).

Über Spesen gelangt man in die Liste für die Spesenerfassung. Hinweis: In Versionen vor 6.4.0.19 hiess der Ordner Offene Spesen und zeigte nur die offenen Spesen an.

Um einfach und schnell von der einen Spalte in die andere zu springen, wird die Tab-Taste und nicht die Maus benutzt. Bei der Projekt- und Spesencode-Auswahl werden nur die Anfangsbuchstaben des jeweiligen Projekts- oder Spesencodes eingegeben, so dass bei der Leistungserfassung beide Hände auf der Tastatur bleiben.

Um detaillierte Spesen zu erfassen, klickt man auf der Menüleiste auf das Spesen-Icon. Anschliessend öffnet sich folgendes Fenster:

Über Auswahlfelder kann die Spese direkt dem gewünschten Projekt, Phase und Spesentyp zugeordnet werden. Gewisse Informationen wie das heutige Datum, den angemeldeten Benutzer und den auf dem Spesentyp hinterlegten Preis pro Einheit trägt Vertec selbständig ein. So muss nur noch der gewünschte Betrag eingegeben werden.

• Freigabe: Ob diese Option auf den einzelnen Spesen berücksichtigt wird, kann über die Systemeinstellungen "Spesen müssen freigegeben werden" gesteuert werden. Falls ja, können nur freigegebene Spesen auf einer Rechnung erscheinen. In diesem Fall muss bei Spesen, die weiterverrechnet werden sollen, diese Option gesetzt werden.

Beim Erfassen von Spesen wird als Erfassungswährung die Erfassungswährung des Bearbeiters verwendet. Hat der Bearbeiter eine Währung explizit gesetzt, wird diese verwendet, sofern sie von der Leitwährung abweicht. Ansonsten gilt für den Speseneintrag automatisch die Projektwährung.

Falls Spesen in einer anderen Währung erfasst werden sollen, dann wählt man im Feld "Erfassungswährung" (hinterstes Auswahlfeld neben Anzahl) die entsprechende Währung aus. Vertec berechnet dann aus dem hinterlegten Kurs den Betrag in der Projektwährung.

Normalerweise sind der interne Wert und der Kostenwert identisch. Der Kostenwert unterscheidet sich nur dann vom internen Wert, wenn man im Rahmen einer Kostenrechnung einen Gemeinkosten-Zuschlag auf den für die Spese bezahlten Preis darauf rechnen möchte. In diesem Fall wird auf dem Spesentyp ein Kostenwert hinterlegt, der dann für die Berechnung der Kosten auf der Spese ausschlaggebend ist.

Es gibt zwei Varianten der Preisberechnung: Preis oder Marge. Auf der einzelnen Spese (oder Auslage) kann zwischen Preis und Marge umgestellt werden.

Diese Berechnung funktioniert nach dem System 5 Stück (Anzahl) à 15 Franken (Verkaufspreis) = 75 Franken. Als Einkaufspreis werden beispielsweise CHF 10.00 angegeben, als Verkaufspreis CHF 15.00. Aufgrund dieser Preise berechnen sich die Beträge.

Weil dabei der Einkaufswert explizit angegeben wird, gibt es ein Problem bei der Verkaufspreis-Berechnung, falls es sich um Bruttospesen handelt und der MWST Einkauf nicht gleich dem MWST Verkauf ist. In diesem Fall berechnet sich der Verkaufpreis aufgrund des Brutto-Einkaufspreises, weil es sich um eine Brutto-Spese handelt. Richtig wäre aber eine Berechnung aufgrund des Nettopreises.

Die Preisberechnung kann unter Angabe einer Marge durchgeführt werden. Diese Berechnung funktioniert nach dem System 50 Franken (Einkaufspreis), Marge 1.5 = 75 Franken.

Hier geben Sie einfach den tatsächlichen Einkaufswert an. Aufgrund der Marge berechnen sich die Beträge. Als Einkaufspreis wird beispielsweise CHF 50.00 angegeben, als Marge 1.5. Aufgrund dieser Preise berechnen sich die Beträge.

Der Einkaufswert kann netto oder brutto erfasst werden. Die Marge ist ein Faktor, der immer auf den Nettowert angewendet wird. So ist auch Brutto Einkauf mit unterschiedlichen MWST Sätzen für Einkauf und Verkauf möglich.

Die Marge im Vertec wird als Faktor angegeben. Wenn man z.B. 5% Marge auf einen Preis schlagen möchte, gibt man bei Marge 1.05 an.

Auf den Spesentypen und Auslagentypen kann eine Marge vordefiniert werden. Ist eine solche angegeben, werden Spesen /Auslagen, die auf diese Typen erfasst werden, mit dem System Marge berechnet.

Auf der Zuordnung von Spesen- und Auslagetypen zu Phasen können die Margen überschrieben werden. Diese Margen gelten dann für Spesen und Auslagen, die auf diese Phasen erfasst werden.

• Enthält der zugeordnete Spesen- bzw. Auslagetyp einen Preis oder eine Marge, wird in jedem Fall dieser Preis bzw. diese Marge übernommen (wie bisher).
• Falls Preis oder Marge nicht durch einen Spesen- oder Auslagetyp definiert ist, wird er auf 1.0 gesetzt.
• Das Setzen von Preis / Marge aufgrund von Spesen-/Auslagentyp erfolgt nur bei Wechsel des Typs oder der Phase.

Speseneinträge können in Vertec mit einem Bruttobetrag (inkl. MwSt) erfasst werden. Die Checkbox brutto gibt an, ob der im Feld "Anzahl/Betrag" eingegebene Betrag als Brutto oder Netto interpretiert wird.

Der Standardwert, den ein neuer Speseneintrag für das Feld "Brutto" annimmt, kann auf dem Spesentyp vorgegeben werden (z.B. werden Kilometer immer Netto erfasst, Bahnbillette hingegen Brutto).

Bei Eingabe von Anzahl/Betrag werden die verschiedenen Beträge für interne, externe, Kosten- und MwSt-Werte automatisch unter Verwendung der Ansätze und der Brutto-Checkbox berechnet.

Vertec erlaubt es ausserdem, die einzelnen Beträge bei Spesen und Auslagen direkt zu setzen. Die direkt erfassten Beträge erscheinen in grüner Farbe und werden von "Anzahl/Betrag" nicht mehr beeinflusst. Alle übrigen Beträge werden nach Möglichkeit aufgrund der direkt eingegebenen unter Berücksichtigung der Ansätze berechnet.

Voreingestellt im Vertec ist die Marge. Steht auf dem Spesentyp kein Betrag im Stückwert (extern), wird automatisch das System Marge angenommen.

Wenn Sie also nach dem System Anzahl und Preis arbeiten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass auf dem Spesentyp ein Stückwert (extern) angegeben ist:

Wenn Sie (wie hier im Beispiel) einfach den entsprechenden Betrag eingeben wollen, geben Sie hier eine 1 ein.

So wird die Rückerstattung von Spesen gehandhabt:

1. Bei der Spesenerfassung muss festgelegt werden, ob die entsprechenden Spesen rückerstattet werden sollen. Das geschieht über die Option Rückerstatten: Wird diese Option aktiviert, werden die erfassten Spesen automatisch als an den Mitarbeiter rückzuerstattend ausgezeichnet. Der Preis, der dem Mitarbeiter ausbezahlt wird, berechnet sich aus dem internen Wert plus MwSt Einkauf.
   Diese Option kann auch auf dem Spesentyp hinterlegt werden. Auf diesen Spesentyp erfasste Spesen werden automatisch auf "rückerstatten" gesetzt.
2. Auf einem einzelnen Bearbeiter oder auf einer Liste von Bearbeitern kann über das Menü Drucken > Rückzuerstattende Spesen für jeden Mitarbeiter eine Liste mit den rückzuerstattenden Spesen innerhalb eines bestimmten Datumintervalls ausgedruckt werden.
   Wenn alle diese Spesen ausbezahlt sind, müssen sie im Vertec noch als
3. ausbezahlt markiert werden. Die rückzuerstattenden Spesen, die als ausbezahlt markiert sind, erscheinen nicht mehr auf der obengenannten Liste.
   Um alle Spesen innerhalb eines bestimmten Datumintervalls als ausbezahlt zu markieren, kann das Script Spesen als ausbezahlt markieren verwendet werden.

Die Einkaufs-MWST sowie die internen Werte (Einkaufswerte) können bei Spesen auch nach der Verrechnung noch angepasst werden. Der Grund ist, dass diese noch ändern können, z.B. bei der Auszahlung an den Mitarbeiter.

Befinden sich die Spesen auf einem gebuchten Kreditoren, können sie nicht mehr verändert werden.

Auf der einzelnen Spese kann auf der Seite Belegbild ein Belegbild hinterlegt werden:

Das Belegbild ist analog auf Auslagen verfügbar.

Ab Vertec 6.4 können auch PDF Dateien hinterlegt werden. Im Feld wird dann eine Vorschau der ersten Seite angezeigt.

Durch erneuten Rechtsklick auf das Bild kann das Dokument auch geöffnet werden:

Diese Funktionalität ist wie folgt verfügbar:

• PDF Belege up- und downladen in Desktop-, Cloud- und Web App
• Vorschau der ersten Seite anzeigen in Desktop-, Cloud-, Web- und Phone App
• Verwendung der Vorschau als Belegbild in erweiterten Word-Berichten