Plug-in für den Export von LEDES Formaten
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International tätige Anwaltskanzleien kennen das Problem: Vor allem in englischsprachigen Ländern wie den USA oder Grossbritannien sind E-Rechnungen der Standard. Kanzleien müssen ihre Rechnungen daher meist im sogenannten LEDES Format (E-Billing) über eine Plattform stellen. Mit diesem Plug-in lassen sich kundenspezifische LEDES Vorlagen anlegen und Rechnungen im LEDES Format exportieren.
Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.
Version | Beschreibung | Download |
---|---|---|
6.6 |
Enthält Features ab Version 6.6. Möchten Sie ein Plug-in nachimportieren, das Sie bereits importiert haben, beachten Sie bitte den Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins. |
ConfigSet_LEDES.xml |
Das Plug-in legt unter Einstellungen
den Ordner LEDES Vorlagen
an, in dem kundenspezifische LEDES Vorlagen angelegt werden können.
Das Vorgehen für den LEDES Export ist folgendes:
Auf dem Bearbeiter befindet sich auf der Seite Weitere Info der Abschnitt LEDES Einstellungen, in dem folgende vier Felder ausgefüllt werden müssen:
Hier kann ein Timekeeper Classification Code gewählt werden, welcher der Personaleinstufung des Bearbeiters dient. Eine vollständige Liste der zu verwendenden Codes finden Sie im LEDES Revised Timekeeper Classifications Reference Document
, das unter LEDES.org zum Download zur Verfügung steht. Auf dieses Feld wird gegebenenfalls in der LEDES Vorlage unter Auswahl für Bearbeiter-Angaben verwiesen.
Hier wird standardmässig die Objekt-ID des Bearbeiters eingetragen. Auf dieses Feld wird gegebenenfalls in der LEDES Vorlage unter Auswahl für Bearbeiter-Angaben verwiesen.
Werden die Checkboxen auf der zweiten Seite unter Leistungen oder Spesen und Auslagen angehakt, erscheinen Felder für das Eintragen der Codes. In den LEDES Vorlagen müssen folgende Felder ausgefüllt werden:
Feld | LEDES 98B | LEDES 98BI | Weitere Informationen |
---|---|---|---|
Bezeichnung |
x | x | |
LEDES Format |
x | x | Es kann zwischen LEDES 98B und LEDES 98BI gewählt werden. |
Law Firm |
x | x | |
Law Firm ID |
x | x | |
Auswahl für Bearbeiter-Angaben |
x | x |
Das Feld der ausgewählten Option muss ausgefüllt sein. |
Auswahl für Adress-Angaben |
x | x |
|
Checkbox UTBMS Code für Leistungen verwenden |
x | x |
Standard UTBMS Code:
Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.
Standard Activity Code:
Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.
|
Checkbox UTBMS Code für Spesen und Auslagen verwenden |
x | x |
Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.
|
Auf dem Mandat kann nun auf der Seite Weitere Info unter LEDES Einstellungen
die entsprechende Vorlage ausgewählt sowie die Felder Client ID, Lawfirm Matter ID und Client Matter ID ausgefüllt werden:
Feld | LEDES 98B | LEDES 98BI | Zusätzliche Informationen |
---|---|---|---|
LEDES Vorlage |
x | Die MWST-Nummer muss auf dem Kunden bzw. dem Rechnungsempfänger hinterlegt sein. | |
Client ID |
x | x | Entspricht der Internen Id des Klienten und wird automatisch eingetragen. Es kann nur eine Rechnungsnummer pro Export verarbeitet werden. |
Lawfirm Matter ID |
x | x | Entspricht der Internen Id des Projektes und wird automatisch eingetragen. |
Client Matter ID |
x | Wird vom Klienten vorgegeben. |
Auf dem Mandat kann nun eine Rechnung erstellt werden.
Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:
Feld | LEDES 98B | LEDES 98BI | Zusätzliche Informationen |
---|---|---|---|
Honorarnote Nr. |
x | x | Es kann nur eine Rechnungsnummer pro Export verarbeitet werden. |
Honorarnotendatum |
x | x | |
Periode |
x | x | |
Leistungen und/oder Spesen, Spesenpauschalen |
x | x | Vorschüsse oder Pauschalphasen sind nicht möglich und erzeugen einen Fehler beim Export. |
Total |
x | x | |
MwSt |
x | Die MWST-Nummer muss auf dem Kunden bzw. dem Rechnungsempfänger hinterlegt sein. |
Vor dem Export muss in den Systemeinstellungen unter Honorarnote im Feld LEDES Dateipfad
einen Speicherpfad angegeben werden. Der Name der Datei entspricht jeweils der Rechnungsnummer.
Anschliessend kann der LEDES Export auf der Rechnung über Aktionen
> LEDES
durchgeführt werden:
Es erscheint eine Übersicht über die zu exportierenden Werte. Dabei kann es zu Differenzen zwischen der Vertec Honorarnote und dem LEDES Export kommen, wenn unterschiedlich gerundet wird (z.B. bei der MWST und den Spesen oder wenn eine Rundung für die Währung angegeben wurde).
Die Rechnung kann nun abgebrochen und angepasst oder der Export durchgeführt werden. Dabei wird eine Export-Datei erzeugt und gespeichert.
Um UTBMS Codes und Activity Codes direkt beim Erfassen der Leistungen einzugeben, müssen zwei neue Spalten manuell hinzugefügt bzw. folgende Listeneinstellungen vorgenommen werden:
Öffnen Sie die Listeneinstellungen der Leistungen und fügen Sie folgende zwei neuen Spalten hinzu:
Die Spalte UTBMS Code
mit folgenden Einstellungen:
referenz,typ.zusatzfeldasstring('servtype_ledes_utbms_code'),projekt.zusatzfeldobj('pr_ledes_template').oclastype(Usereintrag).zusatzfeld('zk11_ledes_standard_utbms_code_services')
<ComboBox ListExpression="Zusatzklasse9.allinstances->select(zusatzfeldbool('zk9_utbmsActive'))->select(zusatzfeldobj('zk9_utbmsType').oclastype(Ordner).eintragid='FolderLedesActivityCode')->orderby(zusatzfeld('zk9_utbmsCode'))" ShowRemoveButton="True" IsCascaded="True"> <ComboBox.ColumnDefinitions> <ColumnDefinition Header="Code" Width="50" /> <ColumnDefinition Header="Description" Expression="zusatzfeld('zk9_utbmsDescription')" Width="150" /> </ComboBox.ColumnDefinitions> </ComboBox>
Die Spalte Activity Code
mit folgenden Einstellungen:
freereference,typ.zusatzfeldasstring('servtype_ledes_activity_code'), projekt.zusatzfeldobj('pr_ledes_template').oclastype(Usereintrag).zusatzfeld('zk11_ledes_activity_code')
<ComboBox ListExpression="Zusatzklasse9.allinstances->select(zusatzfeldbool('zk9_utbmsActive'))->select(zusatzfeldobj('zk9_utbmsType').oclastype(Ordner).eintragid='FolderLedesActivityCode')->orderby(zusatzfeld('zk9_utbmsCode'))" ShowRemoveButton="True" IsCascaded="True"> <ComboBox.ColumnDefinitions> <ColumnDefinition Header="Code" Width="50" /> <ColumnDefinition Header="Description" Expression="zusatzfeld('zk9_utbmsDescription')" Width="150" /> </ComboBox.ColumnDefinitions> </ComboBox>
*Hinweis: Die Expression ist bei der Prüfung durch den OCL Editor ungültig. Durch den angegebenen Custom Renderer wird der Ausdruck dennoch richtig interpretiert.
Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:
Ordner |
Ordner LEDES im Rootordner Einstellungen mit den Unterordnern LEDES Vorlagen und LEDES Einstellungen. |
Scripts |
|
Zusatzfelder und Zusatzklassen |
|