Plug-in: LEDES Export

International tätige Anwaltskanzleien kennen das Problem: Vor allem in englischsprachigen Ländern wie den USA oder Grossbritannien sind E-Rechnungen der Standard. Kanzleien müssen ihre Rechnungen daher meist im sogenannten LEDES Format (E-Billing) über eine Plattform stellen. Mit diesem Plug-in lassen sich kundenspezifische LEDES Vorlagen anlegen und Rechnungen im LEDES Format exportieren.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Anforderungen

• Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
• Die Zusatzklasse9, 10 und 11 dürfen noch nicht in Verwendung sein.

Anwendung

Das Plug-in legt unter Einstellungen den Ordner LEDES Vorlagen an, in dem kundenspezifische LEDES Vorlagen angelegt werden können.

Das Vorgehen für den LEDES Export ist folgendes:

1. Auf dem Bearbeiter unter LEDES Einstellungen die Felder ausfüllen.
2. Im Rootordner Einstellungen > LEDES im Unterordner LEDES Vorlagen eine Vorlage erstellen.
3. Auf dem Mandat unter Weitere Info > LEDES Einstellungen die entsprechende Vorlage zuordnen sowie die untenstehenden Felder ausfüllen.
4. Eine Rechnung auf dem Mandat erstellen.
5. In den Systemeinstellungen im Feld LEDES Dateipfad einen Speicherpfad angeben.
6. Auf der Rechnung via Aktionen > LEDES den Export ausführen.

LEDES Einstellungen auf dem Bearbeiter

Auf dem Bearbeiter befindet sich auf der Seite Weitere Info der Abschnitt LEDES Einstellungen, in dem folgende vier Felder ausgefüllt werden müssen:

Timekeeper Classification:

Hier kann ein Timekeeper Classification Code gewählt werden, welcher der Personaleinstufung des Bearbeiters dient. Eine vollständige Liste der zu verwendenden Codes finden Sie im LEDES Revised Timekeeper Classifications Reference Document, das unter LEDES.org zum Download zur Verfügung steht. Auf dieses Feld wird gegebenenfalls in der LEDES Vorlage unter Auswahl für Bearbeiter-Angaben verwiesen.

Timekeeper ID:

Hier wird standardmässig die Objekt-ID des Bearbeiters eingetragen. Auf dieses Feld wird gegebenenfalls in der LEDES Vorlage unter Auswahl für Bearbeiter-Angaben verwiesen.

LEDES Vorlage erstellen

Werden die Checkboxen auf der zweiten Seite unter Leistungen oder Spesen und Auslagen angehakt, erscheinen Felder für das Eintragen der Codes. In den LEDES Vorlagen müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

LEDES Einstellungen auf dem Mandat

Auf dem Mandat kann nun auf der Seite Weitere Info unter LEDES Einstellungen die entsprechende Vorlage ausgewählt sowie die Felder Client ID, Lawfirm Matter ID und Client Matter ID ausgefüllt werden:

Rechnung erstellen

Auf dem Mandat kann nun eine Rechnung erstellt werden.

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

LEDES Export

Vor dem Export muss in den Systemeinstellungen unter Honorarnote im Feld LEDES Dateipfad einen Speicherpfad angegeben werden. Der Name der Datei entspricht jeweils der Rechnungsnummer.

Anschliessend kann der LEDES Export auf der Rechnung über Aktionen > LEDES durchgeführt werden:

Es erscheint eine Übersicht über die zu exportierenden Werte. Dabei kann es zu Differenzen zwischen der Vertec Honorarnote und dem LEDES Export kommen, wenn unterschiedlich gerundet wird (z.B. bei der MWST und den Spesen oder wenn eine Rundung für die Währung angegeben wurde).

Die Rechnung kann nun abgebrochen und angepasst oder der Export durchgeführt werden. Dabei wird eine Export-Datei erzeugt und gespeichert.

Listeneinstellungen für die Leistungen anlegen

Um UTBMS Codes und Activity Codes direkt beim Erfassen der Leistungen einzugeben, müssen zwei neue Spalten manuell hinzugefügt bzw. folgende Listeneinstellungen vorgenommen werden:

Öffnen Sie die Listeneinstellungen der Leistungen und fügen Sie folgende zwei neuen Spalten hinzu:

Die Spalte UTBMS Code mit folgenden Einstellungen:

• Titel: UTBMS Code
• Expression*:

referenz,typ.zusatzfeldasstring('servtype_ledes_utbms_code'),projekt.zusatzfeldobj('pr_ledes_template').oclastype(Usereintrag).zusatzfeld('zk11_ledes_standard_utbms_code_services')

• Steuerelement XML:

<ComboBox  ListExpression="Zusatzklasse9.allinstances->select(zusatzfeldbool('zk9_utbmsActive'))->select(zusatzfeldobj('zk9_utbmsType').oclastype(Ordner).eintragid='FolderLedesActivityCode')->orderby(zusatzfeld('zk9_utbmsCode'))" ShowRemoveButton="True" IsCascaded="True">
    <ComboBox.ColumnDefinitions>
       <ColumnDefinition Header="Code" Width="50" />
       <ColumnDefinition Header="Description" Expression="zusatzfeld('zk9_utbmsDescription')"  Width="150" />
    </ComboBox.ColumnDefinitions>
</ComboBox>

• Renderer: cr_ledes.MemberCascaded

Die Spalte Activity Code mit folgenden Einstellungen:

• Titel: Activity Code
• Expression*:

freereference,typ.zusatzfeldasstring('servtype_ledes_activity_code'),
projekt.zusatzfeldobj('pr_ledes_template').oclastype(Usereintrag).zusatzfeld('zk11_ledes_activity_code')

• Steuerelement XML:

<ComboBox  ListExpression="Zusatzklasse9.allinstances->select(zusatzfeldbool('zk9_utbmsActive'))->select(zusatzfeldobj('zk9_utbmsType').oclastype(Ordner).eintragid='FolderLedesActivityCode')->orderby(zusatzfeld('zk9_utbmsCode'))" ShowRemoveButton="True" IsCascaded="True">
    <ComboBox.ColumnDefinitions>
       <ColumnDefinition Header="Code" Width="50" />
       <ColumnDefinition Header="Description" Expression="zusatzfeld('zk9_utbmsDescription')"  Width="150" />
    </ComboBox.ColumnDefinitions>
</ComboBox>

• Renderer: cr_ledes.MemberCascaded

*Hinweis: Die Expression ist bei der Prüfung durch den OCL Editor ungültig. Durch den angegebenen Custom Renderer wird der Ausdruck dennoch richtig interpretiert.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt: