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Plug-in: LEDES Export

Plug-in für den Export von LEDES Formaten

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Erstellt: 03.10.2022
Aktualisiert: 16.11.2022 | Neue Version mit zwei Bugfixes publiziert.

International tätige Anwaltskanzleien kennen das Problem: Vor allem in englischsprachigen Ländern wie den USA oder Grossbritannien sind E-Rechnungen der Standard. Kanzleien müssen ihre Rechnungen daher meist im sogenannten LEDES Format (E-Billing) über eine Plattform stellen. Mit diesem Plug-in lassen sich kundenspezifische LEDES Vorlagen anlegen und Rechnungen im LEDES Format exportieren.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Version Beschreibung Download

6.5.0.21

Verwendung von Custom Renderern.

Möchten Sie ein Plug-in nachimportieren, das Sie bereits importiert haben, beachten Sie bitte den Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins.

ConfigSet_LEDES.xml

Anforderungen

  • Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
  • Die Zusatzklasse9, 10 und 11 dürfen noch nicht in Verwendung sein.

Anwendung

Das Plug-in legt unter Einstellungen den Ordner LEDES Vorlagen an, in dem kundenspezifische LEDES Vorlagen angelegt werden können.

Das Vorgehen für den LEDES Export ist folgendes:

  1. Unter Einstellungen > LEDES Vorlagen eine Vorlage erstellen.
  2. Auf dem Mandat unter Weitere Info > LEDES Einstellungen die entsprechende Vorlage zuordnen sowie die untenstehenden Felder ausfüllen.
  3. Eine Rechnung auf dem Mandat erstellen.
  4. Auf der Rechnung via Aktionen > LEDES den Export ausführen.

LEDES Vorlage erstellen

Werden die Checkboxen auf der zweiten Seite unter Leistungen oder Spesen und Auslagen angehakt, erscheinen Felder für das Eintragen der Codes. In den LEDES Vorlagen müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Feld LEDES 98B LEDES 98BI Weitere Informationen
Bezeichnung
x x  
LEDES Format
x x Es kann zwischen LEDES 98B und LEDES 98BI gewählt werden.
Law Firm
x x  
Law Firm ID
x x  
Auswahl für Bearbeiter-Angaben
x x
  • Klassifikation: Hier kann ausgewählt werden, ob nur der 2-stellige Code, nur die Bezeichnung oder beides ausgegeben werden soll.
  • Identifikation:
Auswahl für Adress-Angaben
x x
  • Land: Hier kann ausgewählt werden, ob der ISO-2 Code, der ISO-3 Code oder der (englische) Name des Landes ausgegeben werden soll.
  • LEDES Klient: Hier kann ausgewählt werden, ob der Klient oder die Honorarnotenadresse ausgegeben werden soll.
Checkbox UTBMS Code für Leistungen verwenden
x x

Standard UTBMS Code:

  • Wenn das Häkchen angehakt ist, wird der Code nach folgender Priorität gesucht:
  1. Feld UTBMS Code auf der Leistung
  2. Feld LEDES UTMS Code auf der Tätigkeit
  3. Feld Standard UTMS Code der LEDES Vorlage

Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.

  • Wenn das Häkchen nicht angehakt ist, wird kein Code eingetragen.

Standard Activity Code:

  • Wenn das Häkchen angehakt ist, wird der Code nach folgender Priorität gesucht:
  1. Feld Activity Code auf der Leistung
  2. Feld LEDES Activity Code auf der Tätigkeit
  3. Feld Standard Activity Code auf der LEDES Vorlage

Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.

  • Wenn das Häkchen nicht angehakt ist, wird kein Code eingetragen.
Checkbox UTBMS Code für Spesen und Auslagen verwenden
x x
  • Wenn das Häkchen angehakt ist, wird der Code nach folgender Priorität gesucht:
  1. Feld UTBMS Code auf der Spese/Auslage
  2. Feld UTBMS Code auf dem Spesentyp
  3. Feld Standard UTBMS Code unter Spesen und Auslagen auf der LEDES Vorlage

Hinweis: Die Liste aller Codes kann im Rootordner Einstellungen > LEDES Einstellungen > UTBMS Codes verwaltet werden.

  • Wenn das Häkchen nicht angehakt ist, wird kein Code eingetragen.
  • Eigener UTMBS Code für Spesenpauschalen

 

LEDES Einstellungen auf dem Mandat

 

Auf dem Mandat kann nun auf der Seite Weitere Info unter LEDES Einstellungen die entsprechende Vorlage ausgewählt sowie die Felder Client ID, Lawfirm Matter ID und Client Matter ID ausgefüllt werden:

Feld LEDES 98B LEDES 98BI Zusätzliche Informationen
LEDES Vorlage
  x Die MWST-Nummer muss auf dem Kunden bzw. dem Rechnungsempfänger hinterlegt sein.
Client ID
x x Entspricht der Internen Id des Klienten und wird automatisch eingetragen. Es kann nur eine Rechnungsnummer pro Export verarbeitet werden.
Lawfirm Matter ID
x x Entspricht der Internen Id des Projektes und wird automatisch eingetragen.
Client Matter ID
  x Wird vom Klienten vorgegeben.

Rechnung erstellen

Auf dem Mandat kann nun eine Rechnung erstellt werden.

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

Feld LEDES 98B LEDES 98BI Zusätzliche Informationen
Honorarnote Nr.
x x Es kann nur eine Rechnungsnummer pro Export verarbeitet werden.
Honorarnotendatum
x x  
Periode
x x  
Leistungen und/oder Spesen, Spesenpauschalen
x x Vorschüsse oder Pauschalphasen sind nicht möglich und erzeugen einen Fehler beim Export.
Total
x x  
MwSt
  x Die MWST-Nummer muss auf dem Kunden bzw. dem Rechnungsempfänger hinterlegt sein.

LEDES Export

Vor dem Export muss in den Systemeinstellungen unter Honorarnote im Feld LEDES Dateipfad einen Speicherpfad angegeben werden. Der Name der Datei entspricht jeweils der Rechnungsnummer.

Anschliessend kann der LEDES Export auf der Rechnung über Aktionen > LEDES durchgeführt werden:

Es erscheint eine Übersicht über die zu exportierenden Werte. Dabei kann es zu Differenzen zwischen der Vertec Honorarnote und dem LEDES Export kommen, wenn unterschiedlich gerundet wird (z.B. bei der MWST und den Spesen oder wenn eine Rundung für die Währung angegeben wurde).

Die Rechnung kann nun abgebrochen und angepasst oder der Export durchgeführt werden. Dabei wird eine Export-Datei erzeugt und gespeichert.

Listeneinstellungen für die Leistungen anlegen

Um UTBMS Codes und Activity Codes direkt beim Erfassen der Leistungen einzugeben, müssen zwei neue Spalten manuell hinzugefügt bzw. folgende Listeneinstellungen vorgenommen werden:

Öffnen Sie die Listeneinstellungen der Leistungen und fügen Sie folgende zwei neuen Spalten hinzu:

Die Spalte UTBMS Code mit folgenden Einstellungen:

  • Titel: UTBMS Code
  • Expression*:
referenz,typ.zusatzfeldasstring('servtype_ledes_utbms_code'),projekt.zusatzfeldobj('pr_ledes_template').oclastype(Usereintrag).zusatzfeld('zk11_ledes_standard_utbms_code_services')
  • Steuerelement XML:
<ComboBox  ListExpression="Zusatzklasse9.allinstances->select(zusatzfeldbool('zk9_utbmsActive'))->select(zusatzfeldobj('zk9_utbmsType').oclastype(Ordner).eintragid='FolderLedesActivityCode')->orderby(zusatzfeld('zk9_utbmsCode'))" ShowRemoveButton="True" IsCascaded="True">
    <ComboBox.ColumnDefinitions>
       <ColumnDefinition Header="Code" Width="50" />
       <ColumnDefinition Header="Description" Expression="zusatzfeld('zk9_utbmsDescription')"  Width="150" />
    </ComboBox.ColumnDefinitions>
</ComboBox>
  • Renderer: cr_ledes.MemberCascaded

Die Spalte Activity Code mit folgenden Einstellungen:

  • Titel: Activity Code
  • Expression*:
freereference,typ.zusatzfeldasstring('servtype_ledes_activity_code'),
projekt.zusatzfeldobj('pr_ledes_template').oclastype(Usereintrag).zusatzfeld('zk11_ledes_activity_code')
  • Steuerelement XML:
<ComboBox  ListExpression="Zusatzklasse9.allinstances->select(zusatzfeldbool('zk9_utbmsActive'))->select(zusatzfeldobj('zk9_utbmsType').oclastype(Ordner).eintragid='FolderLedesActivityCode')->orderby(zusatzfeld('zk9_utbmsCode'))" ShowRemoveButton="True" IsCascaded="True">
    <ComboBox.ColumnDefinitions>
       <ColumnDefinition Header="Code" Width="50" />
       <ColumnDefinition Header="Description" Expression="zusatzfeld('zk9_utbmsDescription')"  Width="150" />
    </ComboBox.ColumnDefinitions>
</ComboBox>
  • Renderer: cr_ledes.MemberCascaded

*Hinweis: Die Expression ist bei der Prüfung durch den OCL Editor ungültig. Durch den angegebenen Custom Renderer wird der Ausdruck dennoch richtig interpretiert.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:

Ordner

Ordner LEDES Vorlagen und LEDES Einstellungen im Rootordner Einstellungen.

Scripts
  • Event-Script: LEDES set default values
  • Script: LEDES
  • Script: VertecCSVExporterClasses
  • Script: cr_ledes
Zusatzfelder und Zusatzklassen
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