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Support vertec.com

Plug-in: Berichtversand

Mit diesem Plug-in können Dokumente direkt aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt und versendet werden.

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Erstellt: 18.05.2021
Aktualisiert: 17.11.2023 | Neue Version des Plug-ins publiziert mit Namen für die XML Elemente. Keine Änderung der Funktionalität,

Hängen Sie Dokumente einfach direkt aus Vertec an Outlook E-Mails an und erstellen Sie eigene, individuelle E-Mail-Vorlagen.

Hinweis: Früher hiess das Plug-in "E-Mail-Vorlagen". Sie können dieses Plug-in über das alte installieren, dabei werden jedoch Listeneinstellungen und andere selber gemachte Anpassungen überschrieben. Nach dem Import der neuen Version muss das Feld Auswahl Textkörper neu gesetzt werden.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Version Beschreibung Download
6.7.0.1

Enthält Features ab Version 6.7.

 ConfigSet_ReportMailOuts.xml

Anforderungen

  • Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
  • Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein, ausser sie hat die Eintrag Id ClassSettingsZK27EMailTemplates und kommt vom bereits geladenen Plug-in Mahnwesen.
  • Microsoft Outlook für Windows muss installiert sein.

Anwendung

Im Rootordner Einstellungen wird der Ordner Berichtversand mit dem Unterordner Vorlagen Berichtversand angelegt.

Vorlagen verwalten

Die Vorlagen werden im Ordner Vorlagen Berichtversand gepflegt. Der Ordner enthält die zwei vordefinierten Berichtsvorlagen Offerte (Angebot) und Rechnung. Zu jeder Vorlage können die folgenden Informationen angegeben werden:

Bezeichnung

Unter diesem Namen wird die Vorlage im Dialog angezeigt.
Klasse

Gibt an, für welche Klasse die Vorlage gültig ist. Es muss eine gültige Vertec-Klasse eingetragen werden.
Bedingung

Hier kann optional eine Bedingung eingegeben werden. Diese wird auf Listen nicht ausgewertet. Wenn es jedoch nur ein einzelnes Objekt gibt, werden nur diejenigen E-Mail Vorlagen zur Auswahl angeboten, bei denen die Bedingung erfüllt ist.
E-Mail Angaben
  • Empfänger und Betreff werden in OCL angegeben.
  • Neben der Berichtsvorlage kann als Anhang auch ein weiteres Dokument aus dem Dateisystem angehängt werden.
E-Mail Textkörper
 Hier kann zwischen Berichtsvorlage (nur Office-Berichte mit Ausgabeformat Word) und Freitext gewählt werden.
  • Berichtsvorlage: Der Inhalt des generierten Word-Dokuments wird als Textkörper in die E-Mail eingefügt.
  • Freitext: Der E-Mail Text kann als einfachen Freitext eingegeben werden. Mit dem Button Vorschau in Outlook kann die Vorlage als E-Mail geöffnet werden.
E-Mails versenden über

Hier kann zwischen Outlook und SMTP gewählt werden.

  • Outlook: Durch die Wahl der Option Outlook wird die E-Mail mithilfe der Python Methode createoutlookmail() erstellt. Die erstellte E-Mail wird in Outlook im Ordner Entwürfe angelegt. Diese Methode funktioniert nur mit der Desktop- oder Cloud App.
  • SMTP: Durch die Wahl der Option SMTP wird die E-Mail mithilfe der Python Methode sendmail() erstellt und direkt versendet. Diese Methode funktioniert mit allen Apps, On-Premises Kunden müssen jedoch die entsprechenden Systemeinstellungen konfiguriert haben.

E-Mail aus Vorlage erstellen und senden

Um ein Dokument zu erstellen und an eine E-Mail anzuhängen, rufen Sie auf einem Objekt oder einer Liste über das Menü Aktionen das Script E-Mail aus Vorlage erstellen und senden auf:

Anschliessend können Sie auswählen, welche Berichtsvorlage gedruckt werden soll. Es werden alle Vorlagen angezeigt, welche für die entsprechende Klasse registriert sind. Welche Kriterien die Berichte erfüllen müssen, damit sie zur Auswahl erscheinen, finden Sie im Abschnitt Anforderungen an die Berichtsvorlagen weiter unten.

Klicken Sie dann auf OK:

  • Wenn für die entsprechende Klasse mehr als eine E-Mail Vorlage vorhanden ist, kann diese im nächsten Schritt ausgewählt werden. Gibt es nur eine Vorlage, wird diese direkt ausgeführt.
  • Ist keine E-Mail-Vorlage vorhanden oder wird im Dialog auf Abbrechen geklickt, wird eine leere E-Mail mit Anhang erzeugt. Ansonsten werden die Angaben aus der Vorlage eingetragen.

Die E-Mails werden je nach Einstellung auf der Vorlage (siehe E-Mails versenden über) als Entwurf in Outlook gespeichert oder direkt versendet. Wenn ein Firmenlogo hinterlegt ist, wird dieses unten in der E-Mail angezeigt.

Anforderungen an die Berichtsvorlagen

Es stehen Berichtsvorlagen zur Auswahl, die folgende Anforderungen erfüllen:

  • Der Bericht ist aktiv
  • Der Bericht muss auf der Klasse des Objektes registriert sein
  • Der Bericht muss auf einzelnen Objekten ausführbar sein
  • Es muss ein Speicherpfad eingetragen sein (nur bei Systemeinstellung Dokumentspeicherung Dateisystem oder DMS)
  • Für mindestens ein Objekt in der Liste ist die eventuell eingetragene Bedingung wahr

Auch auf Listen werden nur die Einzel-Berichte berücksichtigt. Jeder Bericht wird für jedes Objekt in der Liste einmal generiert. Wird der Vorgang auf einer Liste ausgeführt, dürfen entsprechende Office-Berichte kein showcustomdialog oder inputbox enthalten, da dies sonst für jedes einzelne Objekt angezeigt wird. Bei Einzelausführung hingegen sind interaktive Abfragen möglich.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:

Ordner

Ordner Berichtversand im Rootordner Einstellungen mit dem Unterordner:

  • Vorlagen Berichtversand
Berichte & Scripts
  • Bericht E-Mail Rechnung
  • Event: Add or delete document attachment
  • Script: DownloadEmailTemplate
  • Script: E-Mail aus Vorlage erstellen und senden
  • Script: module_emails
Zusatzfelder

Es werden insgesamt 13 Zusatzfelder angelegt.
Klasseneinstellungen

Klasseneinstellungen und Seitenanpassungen für die Zusatzklasse27.
Übersetzungen

Es werden insgesamt 25 Übersetzungen angelegt.
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