Dokumenten­verwaltung mit Vertec

Vertec bietet vielfältige Möglichkeiten für die Dokumentenverwaltung und Automation. Dieser Artikel soll On-Premises Kunden eine Übersicht bieten und sie zu den richtigen Orten in unserer Knowledge Base führen.

Dokumente wie zum Beispiel Briefe, Faxe oder Rechnungen werden direkt im Vertec erstellt. Das Dokument wird automatisch in der Dateiablage gespeichert und gleichzeitig im Vertec am richtigen Ort verlinkt.

Zudem lassen sich Dokumente aus MS Word, MS Excel und MS Outlook mit wenigen Klicks einem Projekt oder einem Kontakt etc. zuordnen. Dank dem Vertec Explorer Add-In lassen sich auch beliebige andere Dateien in Vertec verlinken und später bequem wieder öffnen. Sie können bei jedem Dokument Kommentare anbringen oder Zuständigkeiten, Termine und andere Aktivitäten definieren. Das Dokument erscheint dann als termingebundene Arbeit in der Aufgabenliste eines Mitarbeiters.

Vertec lässt sich auch mit modernen Dokumentenmanagement-Lösungen kombinieren. Dank einer standardmäßigen Schnittstelle können Sie Dokumente von Vertec aus problemlos in MS SharePoint aus- und einchecken.

Damit das alles richtig funktioniert, müssen in Vertec vorgängig ein paar Dinge eingestellt werden. Diese sind hier nachfolgend beschrieben.

Die Ablagestruktur baut auf dem globalen Dokumentenpfad auf. Dieser wird unter Systemeinstellungen > Allgemein > Dokumentenpfad angegeben:

Dann geht es weiter mit Ablagepfaden für die einzelnen Klassen wie Projekte, Adressen etc. Unter Systemeinstellungen > Klasseneinstellungen kann pro Klasse ein Dokumentenpfad angegeben werden. Es gibt folgende Möglichkeiten:

• Angabe eines Ordnernamens: Dieser wird als Unterordner des Basispfads interpretiert.
• Ein absoluter Pfad: Dieser übersteuert den Basispfad.
• Eine OCL-Expression: In %%-Zeichen eingefasst, wird dynamisch berechnet.

Diese Angaben können kombiniert werden. Hier werden zum Beispiel Projektdokumente im Unterordner Projekte und darin unter dem jeweiligen Projektcode abgelegt:

Auf jedem einzelnen Eintrag ist der Speicherpfad sichtbar und kann bei Bedarf auch übersteuert werden:

Die Pfade werden immer dynamisch berechnet. Der Vorteil: Änderungen am Basispfad wirken sich automatisch auf die Speicherpfade aus. Wenn Sie also Ihre Ablagestruktur einmal umstellen müssen, dann lässt sich Vertec mit einem Klick an die neuen Verhältnisse anpassen und findet die Dokumente automatisch am neuen Ort.

Es können bestehende Dokumente mit Vertec verknüpft oder Dokumente aus Vertec heraus generiert werden.

Alle Dokumente in Vertec werden via Aktivität verlinkt. Das heisst, es wird im Hintergrund eine Aktivität erzeugt, das Dokument angehängt und die Aktivität dem entsprechenden Eintrag in Vertec zugeordnet. Die einzelne Aktivität sieht so aus:

• Klick auf den Pfeil: Das Dokument wird direkt im entsprechenden Programm (z.B. Word, Excel, Outlook) geöffnet.
• Klick auf die drei Punkte: Öffnet die Dokumentablage im Explorer.

Die Aktivitäten sind auf jedem Eintrag standardmässig unter Aktivitäten zu finden:

Sie können aber auch eigene Strukturen anlegen und die einzelnen Aktivitäten gefiltert darstellen. Hier im Beispiel werden bei jedem Kunden Unterordner angezeigt wie E-Mails IN, E-Mails OUT, Angebote, Verträge, Dokumente etc.:

Dies erreicht man mit sogenannten Custom-Links. Man benötigt dafür Linie Expert.

Die Vertec Addins für Microsoft Word, Excel und Windows-Explorer ermöglichen das Ablegen von bestehenden Dokumenten in Vertec per Knopfdruck.

So können Sie beispielsweise im Windows-Explorer auf eine beliebige Datei mit der rechten Maustaste klicken und In Vertec speichern wählen. In einem Dialog wählen Sie dann Projekt, Adresse etc. in Vertec aus, und schon ist das Dokument in Vertec abgelegt.

Vertec lässt sich zudem mit modernen Dokumentenmanagement-Lösungen kombinieren. Dank einer standardmäßigen Schnittstelle können Sie Dokumente von Vertec aus problemlos in MS SharePoint aus- und einchecken.

Auf diese Weise erhalten Sie automatisch eine umfassende Historisierung von Projekten und Mandaten inklusive der zugehörigen elektronischen Korrespondenz.

Mit der Outlook App können E-Mails in Vertec abgelegt werden. Ein- und ausgehende Nachrichten werden so Teil Ihrer Historie im Vertec CRM. In Outlook können Sie direkt auf die Adressen in Vertec zugreifen.

Mit dem Plug-in: E-Mail-Vorlagen können ausserdem Dokumente aus Vertec als Vorlagen für Outlook E-Mails verwendet oder an E-Mails angehängt und versendet werden.

Vertec bietet vielfältige Möglichkeiten für die Dokumentenautomation, so etwa die automatische Erstellung und Speicherung von Word-, Excel- und PDF-Dokumenten.

Dokumente werden in Vertec direkt auf Adressen, Projekten, Rechnungen etc. erstellt. Dabei wird auf Wunsch eine Aktivität angelegt und das Dokument darauf gespeichert. So finden Sie es jederzeit wieder und sehen es in der CRM Historie.

Die nötigen Voreinstellungen werden bei der Registrierung der Berichte vorgenommen:

Damit ein Bericht in Vertec über das Drucken-Menü aufgerufen oder in einem automatisierten E-Mail Versand verwendet werden kann, muss er in Vertec registriert werden.

Vertec bietet eine Vielzahl von Standard-Berichtsvorlagen. Zusätzlich können auch eigene Berichtsvorlagen hinterlegt werden, welche Sie von Vertec aus ansteuern können.

Sie können vordefinieren, ob und wie der Bericht automatisch gespeichert werden soll, wie der Bericht in Vertec verknüpft wird (siehe Abschnitt Dokumente in Vertec), ob ein Dialog angezeigt werden soll, und vieles mehr. Die detaillierte Beschreibung finden Sie im Artikel Berichte registrieren.

Mittels Parametrisierung können vorhandene Adress- oder Projektdaten so struktiert werden, dass sich problemlos Serienmailings etwa an sämtliche Kunden aus einer bestimmten Branche oder alle Interessenten für ein bestimmtes Produkt erstellen lassen. Wahlweise kann hierfür die Dokumentenautomation von Vertec oder die in Microsoft Word enthaltene Funktion für Serienbriefe verwendet werden. Auch Serien-E-Mails können in Vertec abgebildet werden.

Ausser auf dem einzelnen Eintrag (in den Aktivitäten) können Sie auch im gesamten Vertec nach Dokumenten suchen. Hier auf dem Bild sehen Sie drei verschiedene Aktivitäten-Suchordner. Im Beispiel wird gerade nach E-Mails gesucht:

Diese Suchordner sind SQL-Ordner, in welchen Sie Ihre Kriterien frei definieren und alle verfügbaren Felder abfragen können. SQL-Ordner sind bereits ab der Linie Standard verfügbar. Das hier abgebildete Beispiel finden Sie in unserem Tipp E-Mails in Vertec: Über eine Volltextsuche einfach auffinden.

Oder Sie erweitern die allgemeine Vertec Suche so, dass sie zusätzlich im Titel von Aktivitäten sucht: