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Arbeiten mit Aktivitäten

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Erstellt: 27.12.2005
Aktualisiert: 10.05.2023 | Dokumentation der Felder Basis-Pfad und Dokument aktualisiert.

Mit Vertec Aktivitäten können Sie projektorientiert Ereignisse, Tasks, Wiedervorlagen sowie Dokumente verwalten. Aktivitäten werden normalerweise von einem Mitarbeiter auf einem Projekt oder einem Teilprojekt erfasst. Typischerweise werden für Kontakte mit dem Kunden (Telefon, Email) Aktivitäten erfasst. Eine Aktivität kann auch Aufgaben-Charakter haben. Dazu kann auf der Aktivität ein zuständiger Mitarbeiter sowie ein Wiedervorlage-Termin angegeben werden.

Aktivitäten erfassen

Eine neue Aktivität wird über den Menübutton + erfasst:

oder direkt in der Aktivitätenliste. Ein Mitarbeiter verfügt standardmässig über 2 verschiedene Aktivitätenlisten:

  • Aktivitäten
  • Aktivitäten offen / pendent

Diese Listenansicht verfügt über folgende Filtermöglichkeiten:

  • Einzelner Tag mit Datumsauswahl
  • Kein Filter: Zeigt alle Aktivitäten
  • Intervall: Auswahl von Start- und Enddatum
  • Aktivitätstyp: Zeigt nur die Aktivitäten des entsprechenden Aktivitätstyps an

Diese Filterfelder sind auf den Containerklassen AktivitaetenContainer, AktivitaetenDateFilterContainer und DateFilterContainer verfügbar.

Aktivitäten offen / pendent

Diese Liste zeigt alle unerledigten Aktivitäten des Mitarbeiters an und ist nur sichtbar, wenn der Mitarbeiter unerledigte Aktivitäten hat, für die er als Zuständiger eingetragen ist.

Die angezeigten Aktivitäten können wahlweise nur bis zu einem bestimmten Termindatum aufgelistet werden. Der Standardwert für den bis Termin wird vom heutigen Datum aus berechnet. Der verwendete Offset kann unter Systemeinstellungen > CRM / Aktivitäten > Anzahl Tage Vorschau in offenen / pendenten Aktivitäten eingestellt werden.

  • Alle anzeigen: Alle Aktivitäten (des entsprechenden Typs, siehe oben) werden angezeigt. Die Filterung Bis Termin wird ignoriert.
  • Bis Termin: Dieser Filter funktioniert nur, wenn Alle anzeigen deaktiviert ist. Es werden alle Aktivitäten mit folgenden Kriterien angezeigt:
    • ein Zuständiger ist eingetragen.
    • das erledigt-Häckchen ist nicht gesetzt.
    • bei Termin ist nichts oder ein Datum vor dem Bis Termin eingetragen.
  • Beide Optionen deaktiviert: Alle nicht erledigten Aktivitäten werden angezeigt:
    • ein Zuständiger ist eingetragen.
    • das erledigt-Häkchen ist nicht gesetzt.
  • Aktivitätstyp: Die Aktivitätenliste kann nach Aktivitätstyp gefiltert werden. Es werden dann nur noch die Aktivitäten des entsprechenden Typs in der Liste angezeigt.

Diese Filterfelder sind auf der Containerklasse AktivitaetenContainerOffen verfügbar.

Die einzelne Aktivität

Eine Aktivität umfasst folgende Informationen:

Datum
Erfassungsdatum oder ein relevantes Datum für die Aktivität.
Erfasst von
Mitarbeiter, der die Aktivität erfasst hat.
Typ
Typ der Aktivität. Mögliche Aktivitätstypen werden in Einstellungen > Projekte > Aktivitaetstypen erfasst.
Kontakt-Art
Art des Kontaktes: Telefon, E-Mail, Schriftlich, Vor Ort, Notiz, Im Haus oder Web Meeting (ab Version 6.6.0.8). Diese Kontaktarten sind vordefiniert und können nicht erweitert werden. Sie können Sie aber nach Bedarf umbenennen.
Termin
Falls die Aktivität Pendenzcharakter hat, kann hier ein Termin angegeben werden.
Priorität
Auswahl aus hoch, normal oder tief.
Zuständig
Mitarbeiter, der für Erledigung zuständig ist, falls die Aktivität Pendenzcharakter hat.
Erledigt
Checkbox für erledigt Status bei pendenzartigen Aktivitäten.
Erledigt am
Datum des letzten "auf Erledigt"-Schaltens.
Projekt
Projekt, zu dem die Aktivität gehört.
Phase
Projektphase, zu dem die Aktivität gehört.
Kontakt
Kunde oder Ansprechperson (Adresseintrag), der in Aktivität involviert ist.
Titel
Kurztext für Aktivität.
Text
Längerer, beschreibender Text.
Objekte aus Ordner / Weitere Adressen zuordnen

Ausser den einzelnen Felder für Kontakt und Projekt können der Aktivität noch weitere Adressen und Objekte zugeordnet werden. Unterhalb des Text-Feldes gibt es dafür zwei Buttons:

Objekte aus Ordner zuordnen...

Wenn eine Aktivität mit vielen Objekten gleichzeitig verknüpft werden soll (Einladungen, Ankündigungen, Massenmails, etc.), gibt es die Möglichkeit, das über eine Ordnerauswahl vorzunehmen. Alle Objekte, die sich im zugeordneten Ordner befinden, werden dabei mit der Aktivität verknüpft. Es können auch mehrere Ordner zugeordnet werden.

Um eine Aktivität via Ordnerauswahl mit den Objekten zu verknüpfen, klicken Sie auf den Button Objekte aus Ordner zuordnen und wählen Sie aus dem Dialog den entsprechenden Ordner aus Vertec aus. Nach einem Klick auf OK werden alle sich im ausgewählten Ordner befindlichen Einträge zugeordnet. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Ordner, falls gewünscht.

Bei den einzelnen Einträgen erscheint die Aktivität dann in der Liste der Aktivitäten. Die Aktivität wird bei den zugeordneten Einträgen als Referenz abgelegt und besteht im System weiterhin nur einmal, unabhängig davon, wie vielen Einträgen sie zugeordnet ist.

weitere Adressen zuordnen...

Sollen einer Aktivität ausser dem Kontakt noch weitere Adressen zugeordnet werden, kann dies über den Button weitere Adressen zuordnen... geschehen. Dabei erscheint der Adressen-Suchdialog, mit dem nach der gewünschten Adresse gesucht werden kann.

Aus dem Resultat der Adress-Suche können eine oder mehrere Adressen der Aktivität zugeordnet werden. Alle zugeordneten Adressen werden auf dem Reiter Zugeordnete Adressen aufgelistet.

Bei den einzelnen Adressen erscheint die Aktivität dann in der Liste der Aktivitäten. Die Aktivität wird bei den zugeordneten Adressen als Referenz abgelegt und besteht im System weiterhin nur einmal, unabhängig davon, wie vielen Adressen sie zugeordnet ist.

Basis-Pfad

Hier wird der Pfad einer der Aktivität zugeordneten Datei eingetragen. Der Basis-Pfad für das Dokument wird aufgrund der Projektzuordnung bestimmt.

Das Feld erscheint nur, wenn die Systemeinstellung Dokumentspeicherung auf Dateisystem oder DMS gestellt ist.

Dokument

Die Dokumenten­verwaltung auf Aktivitäten ist abhängig von der Systemeinstellung Dokumentspeicherung.

Dabei wird das Dokument entweder direkt in der Vertec Datenbank (Option Intern) oder auf dem Dateisystem (Option Dateisystem oder DMS) gespeichert.

Alle Informationen finden Sie im Artikel Dokumenthandling auf Aktivitäten

Aktivitäten richtig verwenden

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