Auslagefreigaben

So schafft diese Funktion Nutzen

Diese Zusatzfunktion erlaubt es, Auslagen im Einkauf systematisch freizugeben und deren Status nachzuverfolgen. Sie schafft eine strukturierte Ordnerorganisation, in der offene und bereits freigegebene Auslagen getrennt werden. Der betriebswirtschaftliche Nutzen liegt in besserer Transparenz, Kontrolle und effizienterem Prozess der Auslagenfreigabe.

• Klar strukturierte Ablage von Auslagen zur Freigabe und bereits freigegebenen Auslagen
• Rückverfolgbarkeit, wer wann eine Auslage freigegeben hat
• Prozesssicherheit und bessere Kontrolle der Fremdkosten im Einkauf
• ​​​​​​​Genehmigungsprozesse werden effizienter – weniger Rückfragen, weniger Verzögerungen beim Verrechnen
• Bessere Kontrolle im Einkauf: nur freigegebene Auslagen werden zur Verrechnung weitergegeben
• ​​​​​​​Reduzierte Fehlbuchungen: nicht freigegebene oder bereits verrechnete Auslagen werden automatisiert aus den relevanten Listen herausgehalten

Funktionsweise

Es wird automatisch der Stammordner Einkauf erzeugt und eine komplette Ordnerstruktur für Auslagefreigaben anlegt. Ebenso werden bestimmte Benutzergruppen eingerichtet, z. B. die Benutzergruppe Einkauf mit Ordnerzugriff Einkauf. Zugehörige Bearbeiter lassen sich diesen Gruppen einfach und schnell zuordnen.

Übersichtliche Ordnerstruktur

• Auslagen zur Freigabe: enthält alle offenen Auslagen, die noch nicht freigegeben und verrechnet sind
• Freigabeprozess per Checkbox in der Liste oder per Klick auf einzelne Auslagen auslösbar 
• Freigegebene Auslagen: zeigt alle offenen Auslagen, die bereits freigegeben sind
• Ebenso ersichtlich und dokumentiert durch wen und wann die Freigabe erfolgt ist