Weihnachtskarten versenden mit Vertec

Im Jahresendspurt darf eine Tätigkeit nicht fehlen: das Versenden von Weihnachtskarten an Kunden und Partner. Vertec bietet mehrere Lösungswege, die im Artikel detailliert beschrieben sind.

Überblick

1a. Eine Liste Jahr für Jahr pflegen
1b. Jedes Jahr eine neue Liste nutzen
2. Adressen auf Weihnachtskarten-Verteiler zuweisen
3. Export, Serienbrief, Etiketten

So gehen Sie vor

Alles beginnt mit einem Stichwortordner, der die Grundlage für Ihre Verteilerliste ist. Hier gilt es zu überlegen, ob Sie die Liste jedes Jahr überarbeiten möchten (Variante 1a) oder pro Jahr eine neue Liste nutzen (Variante 1b).

1a. Eine Liste Jahr für Jahr pflegen

• Mit einem Rechtsklick auf öffentliche Ordner können Sie einen neuen Ordner erzeugen.
• Nutzen Sie als Bezeichnung beispielsweise "Verteiler", denn hier können auch andere Verteilerlisten als Unterordner folgen.
• Wählen Sie im Feld Für Unterordner Kontakt aus.
• Die Felder Unterordner erlauben und Stichwort Ordner müssen aktiviert sein.
• Mit einem Rechtsklick auf den neu erstellten Ordner können Sie nun Unterordner anlegen, welche die eigentlichen Stichwörter, also Verwendungszwecke, darstellen.

Diese Liste bleibt auch für Folgejahre bestehen. Einzig die Zuweisung der Adressen muss vor Weihnachten 2019 aktualisiert werden (siehe Kapitel 2). Neben der Weihnachtskarte sind weitere Unterordner denkbar, bspw. für Newsletter mit Mailchimp.

Die Spalten der Liste sind bereits angelegt. Wenn Sie diese anpassen möchten, finden Sie wertvolle Informationen dazu im Knowledge Base Artikel Listeneinstellungen.

1b. Jedes Jahr eine neue Liste nutzen

• Mit einem Rechtsklick auf öffentliche Ordner können Sie einen neuen Ordner erzeugen.
• Nutzen Sie als Bezeichnung beispielsweise "Weihnachtskarten", denn hier legen Sie dann pro Jahr eine individuelle Liste als Unterordner an.
• Wählen Sie im Feld Für Unterordner Kontakt aus.
• Die Felder Unterordner erlauben und Stichwort Ordner müssen aktiviert sein.
• Mit einem Rechtsklick auf den neu erstellten Ordner können Sie nun Unterordner anlegen, welche die eigentlichen Stichwörter, also Verwendungszwecke, darstellen.

2019 legen Sie dann einen weiteren Unterordner an namens "Weihnachtskarte 2019".

2. Adressen auf Weihnachtskarten-Verteiler zuweisen

Egal ob Sie Variante a oder b nutzen, erfolgt die Zuweisung der Adressen auf den Verteiler auf die gleiche Art und Weise.

• Öffnen Sie einen Kontakt, der die Weihnachtskarte erhalten soll und aktivieren Sie das entsprechende Häkchen auf der Seite Stichworte.

• Alternative markieren Sie mehrere Kontakte im Ordner Betreute Adressen und weisen diese per drag & drop der Verteilerliste zu.

3. Export, Serienbrief, Etiketten

Ihre Liste für die Weihnachtskarten ist bereit. Sie können jetzt einen einfachen Listenexport machen, einen Serienbrief erstellen oder Etiketten drucken. Auch weiteres Customizing ist denkbar. So ist in unserer Knowledge Base beschrieben, wie Sie Weihnachtskarten den Mitarbeitenden zuweisen können, die unterschreiben sollen.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Kunden viel Freude mit kreativen Weihnachtskarten!