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Digitales Dokumentenmanagement: DMS an CRM & ERP anbinden

13.09.2022
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Anwälte und Treuhänder benötigen gleichermassen ein effektives Dokumentenmanagement. Oft verfügen Anwaltskanzleien und Treuhandunternehmen bereits über ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Beim Software-Umstieg auf Vertec ist kein Wechsel des DMS erforderlich: Vertec verfügt über die nötigen Schnittstellen, wie etwa zu Microsoft SharePoint Online (Microsoft 365), M-Files oder iManage.

Digitales Dokumentenmanagement im Kanzleialltag

Ein zentrales Thema für Anwälte und Treuhänder bildet das Dokumentenmanagement. Korrespondenz mit Mandanten in Briefform oder als E-Mail, Rechnungen und weitere Dokumente verwalten Sie im Zusammenspiel von Vertec und Ihrem DMS. Dabei unterstützt Sie die kostenlose Vertec Outlook App zusätzlich, die für eine nahtlose Integration mit Microsoft Office sorgt.

Ein DMS in Kombination mit Vertec als Anwaltssoftware erleichtert zum einen die interne Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen, da Dokumente einfach geteilt und parallel bearbeitet werden können. Zum anderen wird die dynamische Ablage und die digitale Verwaltung Ihrer Dokumente sichergestellt. Weniger «analoge» Aktenordner in der Kanzlei, hin zum papierlosen, digitalen Büro.

Ein wesentlicher Vorteil der Integration von Vertec und DMS besteht darin, dass Dokumente akten- bzw. mandats- und mandantenbasiert abgelegt werden und auch aus Vertec geöffnet werden können.

Anbindung an SharePoint Online und M-Files

Hat Ihre Kanzlei bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie SharePoint im Einsatz, lässt es sich über die cloudfähige Standard-Schnittstelle von Vertec einfach an die CRM und ERP Software anbinden. Als Teil von Microsoft 365 ist SharePoint weit verbreitet. Der cloudbasierte Dienst eignet sich zum Speichern inkl. Versionieren, Synchronisieren, Verwalten inkl. Volltextsuche und Freigeben von Dokumenten. Der Zugriff auf Ihre Unterlagen kann dabei auch ortsunabhängig von mobilen Endgeräten aus erfolgen.

Alternativ lässt sich das DMS M-Files mit dem von dem Vertec Vertriebspartner Lean Business entwickelten Vertec M-Files Connector optimal an Vertec anbinden.

Vertec hat auch Erfahrungen in der Anbindung weiterer DMS, wie beispielsweise iManage. Hier sind kundenspezifische Schnittstellen im Einsatz.

M-Files verfügt über eine sehr intuitive Verwaltung, Suche und Nachverfolgung von Informationen. Datensätze von Mandanten und die Metadaten von Dokumenten, die bei der Auffindbarkeit helfen, werden von Vertec nach M-Files übertragen. M-Files nimmt mittels integrierter KI die Klassifizierung von Dokumenten vor.

So lassen sich beispielsweise Dokumenteninhalte innerhalb einzelner Mandate oder Gruppierungen auffinden und durchsuchen. Dokumente können sowohl online als auch offline bearbeitet werden. Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist intern und extern unkompliziert möglich. Korrekturen und Kommentare werden dabei an einem zentralen Ort gesammelt.

Dokumenten-Versionierung und Volltextsuche

In einer Kanzlei fallen unzählige Dokumente an, die erstellt, bearbeitet, an Mandanten gesendet, kommentiert und wieder zurückgeschickt werden. So entstehen unterschiedliche Versionen. Durch die mit dem DMS durchführbare Versionierung der Dokumente können Änderungen daran einfach nachvollzogen werden. Dank der zusätzlich geschaffenen Transparenz behalten Sie den Überblick in Ihrem digitalen Dokumentenmanagement.

Schnell das richtige Dokument und die richtigen Informationen zur Hand haben – essenziell im hektischen Arbeitsalltag in der Kanzlei. Neben der Versionierung hilft die Volltextsuche dabei, einen schnellen Zugriff auf die richtige Akte oder das richtige Mandat zu haben.

Fazit

Effizientes Kanzleimanagement und digitales Dokumentenmanagement: Vertec lässt sich problemlos an verschiedene Dokumentenmanagement-Systeme anbinden. Anwälte und Treuhänder profitieren von Dokumenten-Versionierung und Volltextsuche. Sparen Sie mit Vertec Zeit, arbeiten Sie kosteneffizient und steigern Sie letztendlich die Produktivität Ihrer Kanzlei oder Ihres Treuhandunternehmens.

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