TAPI Telefonie Schnittstelle

Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM
Erstellt: 31.03.2017, Änderung:
Hinweis auf Desktop App eingefügt sowie Extensions im Ordner Einstellungen
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Voraussetzungen

Für den Betrieb der TAPI-Schnittstelle ist die Desktop App Voraussetzung.

Es ist ein TAPI-Treiber der Version 3.x erforderlich. Möchten Sie mit der TAPI Unterstützung arbeiten, schauen Sie nach, ob diese bei Ihnen im Windows konfiguriert bzw. installiert ist: Die Windows Systemsteuerung > Telefon- und Modemoptionen > Erweitert  zeigt die Liste der installierten Telefonieanbieter (engl. TAPI Service Provider, abgekürzt TSP).  Gewisse TSP müssen konfiguriert werden, was auch in dieser Liste möglich ist.

Damit die Unterstützung für ein bestimmtes Telefon oder Telefonzentrale in der Liste auftaucht, muss ein ensprechender Setup (TAPI TSP Setup) vom Telefonhersteller ausgeführt werden. Angaben zur Konfiguration erhalten Sie vom Hersteller des Telefons.

Bitte beachten Sie, dass TAPI bekanntermassen ein Protokoll ist, welches aufgrund seiner Architektur Abstürze bei Programmen verursachen kann, die wie Vertec über TAPI angebunden sind. Vertec kann deshalb keine Garantie für einen fehlerfreien Betrieb der TAPI-Schnittstelle leisten, da die TAPI-Implementation selber nicht durch Vertec angepasst werden kann.

Installieren der Telefonieanbindung

Öffnen Sie in der Vertec Software im Ordner Einstellungen die Extensions. Sie müssen dazu als Administrator in Vertec angemeldet sein. Aus der Liste wählen Sie die TAPI Telefonie Schnittstelle und klicken auf Installieren.

Sollen eingehende Anrufe unterstützt werden, müssen die Telefonie-Extensions beim Start von Vertec geladen werden. Dafür wird bei Auto Load ein Häkchen gesetzt (die Telefonie Extension installieren sich automatisch als Auto Load Extensions).

Neue Systemeinstellungen Telefonie

In den Systemeinstellungen erscheint eine neue Sektion Telefonie. Informationen über diese Systemeinstellungen entnehmen Sie bitte dem Artikel über die Systemeinstellungen > Sektion Telefonie.

Telefonnummern normalisieren

Damit eingehende Anrufe erkannt werden können, müssen die Telefonnummern in normalisierter Form gespeichert sein. Deshalb sollte vor der erstmaligen Verwendung der Telefonie-Schnittstelle ein Normalisierungsvorgang durchgeführt werden. Diesen starten Sie über das Menü Einstellungen > Telefonnummern normalisieren....

Die  Kommunikationsmittel in Vertec haben ein Attribut NormalizedZiel. Dort wird die Telefonnummer im standardisierten (normalisierten) Format gespeichert:

  1. Falls Nummer mit 00 oder + beginnt, wird der Beginn der Nummer als Country-Code interpretiert.Country-Codes sind nach einer hierarchischen Struktur 1 - 3 stellig. Vertec verwendet hier die Logik gemäss https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_country_calling_codes. Beispiele:
    Deutschland +49
    USA +1
    Griechenland +30
    Island +354
  2. Wenn nach dem Country-Code eine 0 kommt, wird diese entfernt.
  3. Der Rest ist die Detail-Nummer. Leerzeichen, Klammern oder Bindestriche werden ignoriert.

Die normalisierte Nummer ist sichtbar im Kontextmenü der KommMittel vom Typ Telefon, Mobile oder Fax:

Was tun, wenn die Normalisierung irgendwo fehlschlägt?

Falls eine Nummer nicht korrekt in ihre Bestandteile (Landcode, Regionalcode, Detail) aufgesplittet werden kann, bleibt die normalisierte Form leer. Fehler bei Normalisierung entstehen, wenn das Format der Nummer nicht erkannt wird. Z.B. bei Regionscode nicht 3-stellig oder Detail nicht 4-stellig.

Bei Fehlern bei der Normalisierung wird eine Warnung ins Standard-Logfile geschrieben. Dort ist ersichtlich, bei welchen Adresseinträgen problematische Nummern vorhanden sind.

Falls bei Ihnen gewisse Formate nicht unterstützt werden, wenden Sie sich bitte an die Vertec AG, damit wir Ihr Format unterstützen können.

Das Telefonie Journal

Haben Sie eine Telefonie-Schnittstelle installiert, erscheint auf Ihrem Bildschirm ein Telefonjournal, welches alle eingehenden und ausgehenden Anrufe via der mit Vertec verbundenen Telefonleitung auflistet. Das Telefonie Journal wird eingeblendet, sobald der erste (ein- oder ausgehende) Anruf erfolgt und bleibt solange angezeigt, bis Vertec geschlossen wird. Es wird jeweils beim Neustarten von Vertec gelöscht, gilt also nur für die aktuelle Vertec Verwendung.

Wird für eine ein- oder ausgehende Nummer in Vertec ein Komm-Mittel gefunden, dann wird die Nummer dargestellt wie im Komm-Mittel erfasst. Falls kein Komm-Mittel gefunden wurde, erfolgt die Standard-Darstellung mit oder ohne Country-Code:

  • Ohne Country-Code, falls dieser der Landesvorwahl in den Systemeinstellungen entspricht, sonst
  • mit Country-Code, mit +-Präfix und durch Leerzeichen vom Detail getrennt.

Die Position und Grösse des Telefoniejournals wird benutzerspezifisch gespeichert. Es wird bei jedem neuen Öffnen frisch in einer Bildschirmecke (welche am nächsten bei der vorherigen Position liegt) positioniert.

Ein Journaleintrag zeigt folgendes an:

  • Die Art des Anrufs (eingehend, ausgehend) wird mit unterschiedlichen Icons angezeigt:
Eingehender Anruf
Ausgehender Anruf
Anruf während des Klingelns
Laufender Anruf
  • Telefonnummer
  • Falls ein Vertec Eintrag mit dieser Numemr gefunden wurde, wird der entsprechende Eintrag in blauer Schrift angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger auf die blaue Schrift mit Anzeige der Vertec Adresse setzen, erscheint als Hint die vollständige Adresse, wie hier links im Bild dargestellt.

Ausgehend von einem Journaleintrag kann folgendes gemacht werden:

  1. Adresseintrag öffnen. Öffnet den entsprechenden Adresseintrag im Detailfenster.
  2. Nummer anrufen. Diese Option ist vor allem für Rückrufe geeignet.
  3. Aktivität erfassen. Der Adresseintrag ist vorausgewählt. Über den Pfeil neben dem Button kann optional direkt ein Projekt ausgewählt werden:
  4. Leistung erfassen: Es wird eine Leistung mit von, bis = Dauer des Telefonats erstellt. Als Tätigkeit wird die unter Systemeinstellungen > Telefonie angegebene Tätigkeit verwendet, falls vorhanden. Über den Pfeil neben dem Button kann optional direkt Projekt gewählt werden.

Automatische Telefonwahl (ausgehend)

Automatische Wahl aus Vertec ist ab jedem KommMittel des Typs Telefon, Mobile oder Fax per Rechtsklick möglich.

Auch in Listen von Adressen kann via Kontexmenü direkt gewählt werden. Möglich sind Telefon oder Mobile:

Bei jedem ausgehenden Anruf wird ebenfalls ein Journaleintrag angelegt.