ESR / QR-Rechnung in Vertec einrichten

Produktlinien: Standard, Expert
Module: Leistung & CRM
Erstellt: 06.03.2018, Änderung:
Die Kundennummer muss 6-stellig sein.
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ESR

Als ESR bezeichnet man die Einzahlungsscheine mit Referenznummer, welche in der Schweiz eingesetzt werden. Dieser Einzahlungsschein mit Referenznummer erlaubt den automatischen Zahlungsverkehr. Bei Zahlungen erhalten Sie als Begünstigter nur noch die Referenznummern zugestellt und können diese direkt in Ihr Buchhaltungsprogramm einlesen. Dabei gibt es VESR (Verfahren der Post) und BESR (Konto bei der Bank).

Als ESR+ wird der Einzahlungsschein ohne vorgedruckten Betrag bezeichnet.

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch ESR (PDF) der Postfinance.

QR-Rechnung

Der Zahlteil QR-Rechnung genannte Einzahlungsschein vereinfacht ab Mitte 2019 den Zahlungsverkehr für Konsumenten und Unternehmen. Die QR-Rechnung löst alle Einzahlungsscheine ab und ist der neue Einheitsbeleg im Schweizerischen Zahlungsverkehr.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie unter www.paymentstandards.ch.

 

QR-Rechnung in Vertec einrichten

Hauptbestandteil des neuen Zahlteils QR-Rechnung ist der QR-Code, welcher alle relevanten Rechnungsangaben enhält. Für die korrekte Erstellung des QR-Codes müssen folgende Angaben in Vertec vorhanden sein:

Eigene Firma als Zahlungsempfängerin hinterlegen

Unter Systemein­stellungen > Allgemein > Firma wählen Sie aus den Adressen Ihre Firma aus. Diese erscheint auf der QR-Rechnung als Begünstigte und muss folgende Angaben enthalten:

  • Name: Max. 70 Zeichen. Entspricht dem Kontoinhaber.
  • PLZ: Ohne vorangestellten Landescode.
  • Ort: Max. 35 Zeichen.
  • Land: Zweistelliger Code nach ISO 3166-1. Falls LI oder Liechtenstein angegeben ist, wird LI verwendet, in jedem anderen Fall (oder wenn nichts angegeben ist) CH. Andere Ländercodes sind nicht zulässig und werden ignoriert.

Zahlungsverbindungen

Für jede Zahlungsverbindung muss ein Zahlungstyp erstellt werden. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

  • IBAN: Ihre IBAN-Nummer als Zahlungsempfänger. Diese besteht aus 21 alphanumerischen Zeichen. Es sind nur IBAN-Nummern mit CH- oder LI-Landescode zulässig.
  • Länge Referenznummer: Muss für die QR-Rechnung 27-stellig sein.

Wie die Zahlungsverbindungen für die Rechnungsstellung in Vertec zugewiesen werden, ist im Artikel über die Zahlungstypen genau erklärt.

Angaben auf der Rechnung

Die Rechnung muss in der Währung CHF oder EUR sein.

Die Rechnungsadresse muss folgende Angaben enthalten:

  • Name: Max. 70 Zeichen. Entspricht dem Kontoinhaber.
  • PLZ: Ohne vorangestellten Landescode.
  • Ort: Max. 35 Zeichen.
  • Land: Zweistelliger Code nach ISO 3166-1. Falls LI oder Liechtenstein angegeben ist, wird LI verwendet, in jedem anderen Fall (oder wenn nichts angegeben ist) CH. Andere Ländercodes sind nicht zulässig und werden ignoriert.

ESR in Vertec einrichten

Voraussetzungen

  • Um Einzahlungsscheine mit Referenznummer versenden zu können, brauchen Sie eine Teilnehmernummer. Diese können Sie bei der Post (VESR) oder bei Ihrer Bank (BESR) beantragen.
  • Auf dem Rechner, von dem aus die ESR gedruckt werden sollen, muss eine OCR-B Schrift installiert sein (siehe den Abschnitt über die Schrift weiter unten).
  • Sie benötigen eigene Rechnungsformulare mit integriertem (A4) oder separatem Einzahlungsschein.

VESR oder BESR?

  • Falls Sie ein Postkonto haben und die Einzahlungen auf dieses Konto gutgeschrieben haben möchten, dann verwenden Sie den VESR der Post.
  • Falls Sie ein Bankkonto haben und die Einzahlungen auf dieses Konto gutgeschrieben haben möchten, dann verwenden Sie den BESR der Bank.

Besonderheiten VESR (Post)

  • Der ESR-Teilnehmer ist beim VESR der Inhaber des Postcheckkontos.
  • Die Referenznummer (16 oder 27 Stellen) kann nach Bedarf verwendet werden (z.B.: Kundennummer und Rechnungsnummer).

Besonderheiten BESR (Bank)

  • Beim BESR ist die Bank-Niederlassung ESR-Teilnehmer.
  • Die Referenznummer (27 Stellen) muss in den ersten 6 Stellen die Kundenidentifikation enthalten. Die restlichen Stellen stehen zur freien Verfügung (Rechnungsnummer etc.)

Eigene Firma als Zahlungsempfängerin hinterlegen

Unter Systemein­stellungen > Allgemein > Firma wählen Sie aus den Adressen Ihre Firma aus. Diese erscheint auf dem Einzahlungsschein als Begünstigte.

Zahlungsverbindungen

Für jede Zahlungsverbindung muss ein Zahlungstyp erstellt werden. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

  • Anzahl Stellen für Personenkonto: Hier können Sie angeben, ob und wieviele Stellen innerhalb der Referenznummer für das Personenkonto verwendet werden sollen. Als Personenkonto ist das entsprechende Personenkonto des Kunden in der Debitorbuchhaltung gemeint. Grundsätzlich ist diese Information auf der Rechnung im Vertec bereits enthalten. Wenn Sie das Debi-Konto nicht in der Referenznummer haben wollen, stellen Sie diesen Wert auf 0.
  • Länge Referenznummer: Hier können Sie angeben, ob Sie die 16- oder die 27-stellige Referenznummer verwenden. Bei ihrer VESR-Anmeldung bei der Post können Sie diese Länge wählen. Bei BESR wird üblicherweise eine 27-stellige Referenznummer verwendet.
  • Teilnehmernummer: Wenn Sie VESR-Kunde sind, geben Sie hier Ihre Teilnehmernummer ein (das Konto im Format: XX-YYYYYY-Z). Wenn Sie BESR verwenden, geben Sie die VESR-Teilnehmernummer Ihrer Bank ein (Achtung: nicht Ihre Kunden-Identifikations-Nummer).
  • Belegart ESR+ (Betrag leer): Ist diese Option gewählt, werden die Betragsfelder auf dem Einzahlungsschein leer gelassen. Falls nicht, wird der entsprechende Rechnungsbetrag in die Betragsfelder gedruckt.
  • BESR verwenden: Ist diese Option gewählt, wird BESR verwendet. Ansonsten VESR.

Die folgenden Angaben auf dem Zahlungsyp müssen nur gemacht werden, wenn Sie BESR verwenden:

  • Name der Bank: Hier geben Sie den Namen und die Adresse der Bank an. Achten Sie darauf, dass die Schreibweise der Vorgabe der Bank für den BESR-Betrieb entspricht.
  • Kunden-Nummer: Als BESR-Kunde bekommen Sie von der Bank eine Kunden-Identifikations-Nummer, mit der Sie sich der Bank gegenüber identifizeren können. Diese tragen Sie hier ein. Die Nummer wird am linken Ende der Referenznummer gedruckt und muss 6-stellig sein.

Wie die Zahlungsverbindungen in Vertec hinterlegt werden, ist im Artikel über die Zahlungstypen genau erklärt.

Vertec Versionen vor 6.2

In Versionen vor Vertec 6.2 können diese Angaben auch in den Systemeinstellungen > Rechnung hinterlegt werden, sofern mit nur einer Zahlungsverbindung gearbeitet wird. Beim Update auf Version 6.2 erstellt Vertec aus diesen Angaben, falls vorhanden, automatisch einen Zahlungstyp und setzt diesen als Standard.

Verwendung der Word-Vorlagen

Die von Vertec standardmässig mitgelieferten Word-Rechnungsreports enthalten alle zuhinterst eine Seite für den Einzahlungsschein sowie ab Vertec 6.2 zusätzlich eine Seite mit dem QR-Code. Diese Vorlagen finden Sie in Ihrem Vertec Vorlagenverzeichnis in der jeweiligen Sprache mit dem entsprechenden Namen Rechnung... .dotx.

  • Voraussetzung dafür, dass die Seite mit dem Einzahlungsschein erscheint, ist das Vorhandensein einer Teilnehmernummer auf dem Zahlungstyp.
  • Voraussetzung dafür, dass die Seite mit dem QR-Code erscheint, ist das Vorhandensein einer IBAN Nummer auf dem Zahlungstyp.

Wenn Sie die QR-Rechnung verwenden, müssen Sie die Vorlage diesbezüglich nicht anpassen - die QR-Rechnung wird auf normales Papier gedruckt.

Rechnungen mit Einzahlungsschein werden auf vorgedruckte Rechnungsformulare mit Einzahlungsschein gedruckt und müssen deshalb angepasst werden. Dabei geht es vor allem um das Positionieren der Werte in die Felder auf dem Einzahlungsschein. Das Einrichten der Vorlage erfolgt jeweils für EINEN bestimmten Drucker und EIN bestimmtes Vorlagenpapier. Wird der Drucker ausgewechselt oder das Vorlagenpapier an einem anderen Ort gekauft, muss die Vorlage überprüft und allenfalls neu justiert werden.

Einrichten ESR in den Word-Vorlagen

Die Angaben auf dem Einzahlungsschein müssen innerhalb von vorgegebenen Bereichen liegen. Dies kann zum Testen mit einer Schablone überprüft werden. Diese Schablone erhalten Sie von Ihrer Post oder Bank bei der VESR/BESR Anmeldung.

Bevor Sie bedruckte Einzahlungsscheine produktiv versenden können, müssen Sie einige Testexemplare zur Prüfung an die Post oder Bank schicken. Erst wenn diese grünes Licht geben, können Sie Ihren Kunden die bedruckten Einzahlungsscheine zusenden.

Positionieren des ESR in der Word-Vorlage

Einzahlungsscheine können in den Word-Reports so positioniert werden, dass sie sich nicht mit dem Text verschieben. Das hat den Vorteil, dass man oben beiliebig weitere Zeilen einfügen oder entfernen kann, ohne dass sich unten der ESR mitverschiebt.

Gesamte Tabelle mit dem ESR markieren und mit rechter Maustaste > Tabelleneigenschaften aufrufen:

Wenn man den Textumbruch auf Umgebend umstellt, erscheint der Button Positionierung... Dieser öffnet den Dialog mit den Tabellenpositionen:

Hier muss die Option Mit Text verschieben deaktiviert werden.

Dann kann man die Seite positionieren. Hier wählt man unter Position zuerst aus, von wo aus man messen will, in unserem Beispiel von der linken Seite her. Dann tippt man dort, wo nun "Links" im Feld steht, einfach die gewünschte Zahl darüber, und klickt auf OK.

WICHTIG: In diesem Dialog darf immer nur ein Wert aufs Mal bearbeitet werden. Wenn man also sowohl die horizontale als auch die vertikale Position verändern muss, dann ändert man die horizontale, klickt auf OK, ruft dann den Dialog wieder auf und nimmt die nächste Anpassung vor.

Die hier gezeigten Masse stammen aus einem Vertec Standardreport.

  • Horizontal: 0.7 cm, Position: Links, Gemessen von: Seite
  • Vertikal: 19.4 cm, Position: Oben, Gemessen von: Seite

Schrift für die ESR Kodierzeile

Für die Kodierzeile (die lange Nummer im weissen Teil unten rechts auf dem Einzahlungsschein) müssen Sie eine OCR-B1 Schrift verwenden. Die Schrift muss in einem Format sein, das Ihr Computer (und Drucker) erkennt. Normalerweise ist das eine TrueType oder OpenType Schriftart mit der Endung .ttf.

Diese erhalten Sie nicht mit Vertec geliefert, sondern müssen Sie separat erwerben. Mögliche Quellen sind z.B.

Damit der Vertec-interne Standardbericht (siehe oben) die OCR-Schrift erkennt, ist es wichtig, dass im Namen der Schrift OCR-B (in Grossbuchstaben) vorkommt.