Legacy Office-Berichte registrieren

So werden Legacy Office-Berichte registriert

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Erstellt: 01.12.2022
Aktualisiert: 07.12.2022 | Menüpunkte für die Neuerstellung genauer spezifiziert.

Damit ein Bericht in Vertec über das Drucken-Menü aufgerufen werden kann, muss er registriert werden.

Um einen Bericht zu registrieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Einstellungen > Berichtsvorlagen und wählen Sie:

  • Neu > Office-Bericht: Office-Berichte (Word, Excel, PDF). Die Registrierung ist im Artikel Berichte registrieren beschrieben. In Vertec Versionen vor 6.6 heisst der Menüpunkt Neu > Erweiterter Office-Bericht.
  • Neu > Legacy Office-Bericht: Legacy Office-Berichte (Word oder Excel). Die Registrierung ist hier unterhalb beschrieben. In Vertec Versionen vor 6.6 heisst der Menüpunkt Neu > Office-Bericht. Ab Version 6.6 ist dieser Menüpunkt nicht mehr vorhanden.

Registrieren von Legacy Office-Berichten

 

Name Name, unter dem der Bericht im Drucken Menü erscheint.
Aktiv Nur aktive Berichte erscheinen in den Menüs. Wenn Sie also einen Bericht nicht verwenden wollen, können Sie ihn hier einfach deaktivieren.
Gruppierung / Einzelindex

Bei vielen verschiedenen Berichten kann das Drucken-Menü für einen bestimmten Eintrag schnell einmal unübersichtlich werden. Um dem abzuhelfen, können Berichte bei der Registrierung gruppiert und sortiert werden. So lassen sich mehrere Berichte zu einer Gruppe zusammenfassen, welche jeweils dann durch einen Trennstrich von den übrigen Berichten abgetrennt werden.

Die Gruppierung wird aktiviert, indem auf dem Bericht im Feld Gruppierung eine Gruppennummer eingetragen wird. Alle Berichte mit derselben Gruppennummer werden im Menü zu einer Gruppe zusammengefasst. Die verschiedenen Gruppen werden in der Reihenfolge ihrer Gruppennummer dargestellt.

Standardmässig sind die Berichte innerhalb einer Gruppe wiederum alphabetisch sortiert. Falls eine andere Sortierung gewünscht wird, lässt sich dies durch Einsetzen von Zahlen im Feld Einzelindex erreichen.
Klassen

Angabe, für welche Objekte in Vertec der Bericht registriert ist (z.B. Projekte oder Adressen). Dort erscheint der Bericht dann im Drucken Menü.

Bedingung

Es kann eine Anzeigebedingung angegeben werden, wann der Bericht im Menü Drucken angezeigt werden soll und wann nicht.
Dies erfolgt via OCL Expression. Durch Klick auf den Button mit den drei Punkten öffnet sich der OCL Expression Editor.

Das Resultat dieser Expression muss einen Ja-/Nein Wert (Boolean) zurückliefern. Ist die Bedingung erfüllt, erscheint der Bericht im Drucken-Menü, sonst nicht. Bei Listenberichten wird der Bericht nur angezeigt, wenn die Bedingung für alle Einträge der Liste erfüllt ist.

Generierung durch / Ausgabeformat

Handelt es sich um einen Word-Bericht, kann ausgewählt werden, ob sie durch Office oder durch Vertec generiert werden sollen.

Wird diese Einstellung auf Vertec gestellt, kann zusätzlich das Ausgabeformat gewählt werden: Word oder PDF.

Vertec-generierte Word-Berichte werden von Vertec serverseitig generiert und die resultierenden Dokumente in den Formaten Word oder PDF an die Apps geliefert. Sie sind performant und cloudfähig, stehen also in allen Apps zur Verfügung.

Die Ausführung von Vertec-generierten Word-Berichten ist wesentlich schneller als die von Office-generierten und es wird keine Office-Installation benötigt.

Wir empfehlen deshalb, Word-Berichte immer Vertec-generiert zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Legacy Word-Berichte.

Bei Excel-Berichten kann kein Ausgabeformat gewählt werden. Dieses ist automatisch Excel und sind immer Office-generiert.

Einzelbericht / Listenbericht

Gibt an, ob der Bericht auf einem einzelnen Objekt oder auf einer Liste von Objekten des angegebenen Datentyps (Klasse) ausgeführt werden kann.

Automatisches Speichern
Pfad

Pfad zum Speichern des Bericht-Dokumentes. Der Wert %dokpfad% setzt dafür den Dokumentenpfad des Objekts ein, auf dem der Bericht ausgeführt wird. Es kann aber auch eine OCL-Expression (in % eingefasst) angegeben werden.

Der Speicherpfad setzt sich zusammen aus dem Pfad und dem Namen für automatisches Speichern, der bei den Dokumentvorlagen weiter unten angegeben wird.

Bei Vertec-generierten Word-Berichten ist dabei Folgendes zu beachten:

Der Speicherpfad muss auf dem Server vorhanden sein. Die Berichte werden auf dem Server gespeichert. Falls ein Bericht gleichen Namens bereits besteht oder der Pfad nicht verfügbar ist, erscheint eine entsprechende Abfrage. Ist kein Speicherpfad angegeben, werden die Dokumente temporär gespeichert und übermittelt.

Ist in der Konfigurationsdatei Vertec.ini die Option Restrict Filesystem Access aktiviert (Standard bei Cloud Abo Kunden), verhalten sich die Berichte wie folgt:

  • Die Berichte werden clientseitig abgespeichert (analog zu Office-generierten Berichten)
  • Keine Speicherung von Berichten in der Web App (auch nicht auf dem Server), nur Download
  • Fehlermeldung, wenn ein Bericht mit konfiguriertem Speicherpfad via Web App ausgeführt wird. Es kann dann kein Dokument gespeichert und keine Aktivität erstellt werden.
Betreff Hier kann ein Betreff angegeben werden, welcher im Bericht eingesetzt werden kann. Auch hier kann OCL angegeben werden, mit % eingefasst. Der Betreff kann auf dem Bericht / Seriendruck Dialog noch angepasst werden, falls der Dialog angezeigt wird (siehe nächsten Punkt).
Dialog zeigen

Wenn Ja, wird vor dem Ausführen des Berichts ein Druckdialog angezeigt, in welchem Speicherpfad, Bemerkung und andere Optionen noch verändert werden können. Ab Version 6.1.0.14 ist auch die Anzeige von Meldungen wie "existierendes File überschreiben" und "neuen Pfad erstellen" an diese Einstellung gekoppelt.

Aktivität erzeugen Wenn Ja, wird beim Ausführen des Berichts eine Aktivität erzeugt, die je nach Einstellung mit folgendem Objekt verknüpft wird:
  • Verknüpfung auf Hauptobjekt: die Aktivität wird mit dem Objekt, von wo aus es gestartet wird, verknüpft.
  • Verknüpfung auf Adresse: die Aktivität wird mit der Adresse, an die das Dokument gesandt wird, verknüpft.
  • Aktivitätstyp: Hier können Sie der erzeugten Aktivität einen Aktivitätstyp zuweisen.
Dokumentvorlagen

Unter Dokumentvorlagen findet sich die Liste der Berichtsvorlagen für diese Berichtsregistrierung:

Vorlage

Hier wird das entsprechende Vorlagendokument ausgewählt. Bei Word-Berichten ist dieses ein Word-Dokument mit der Dateiendung .dotx, bei Excel-Berichten ein Excel-Dokument mit der Dateiendung .xltx.

Sprache

Für jede im System definierte Sprache kann eine eigene Vorlage angegeben werden. Beim Drucken wird die Sprache automatisch nach folgenden Kriterien ausgewählt:

  1. Die Sprache des zugehörigen Projekts
  2. Spezialfall Aktivität: Falls kein Projekt zugeordnet ist, so wird die Sprache des zugeordneten Adresseintrages berücksichtigt.
  3. Für Einträge, welchen kein Projekt zugeordnet werden kann, wird versucht, das Member Sprache zu verwenden.
  4. Falls mit all diesen Varianten keine Sprache gefunden werden konnte, wird die Sprache der Oberfläche verwendet.

Ist für eine Sprache keine Vorlage definiert, wird die erste Vorlage in der Liste genommen.

Jargon

Projekt, Mandat, Alle.

Hier können Sie angeben, für welchen Jargon (Mandats- und Projektsprache) die Vorlage registriert wurde. Wählen Sie Alle, dann wird der Jargon nicht berücksichtigt, nur die Sprache (siehe oben).

Name für automatisches Speichern

Hier kann der Speichername für ein neu erstelltes Dokument hinterlegt werden.

Neben fixen Texten können OCL-Expressions verwendet werden (mit % eingefasst), die beim Drucken des Berichts verwendet werden. Innerhalb der Platzhalter können beliebige OCL Expression verwendet werden, ausgehend vom aktuellen Objekt des Berichts (im Beispiel des Projekt-Briefes das Projekt).

Der Speicherpfad setzt sich zusammen aus dem Pfad (siehe oben) und dem Namen für automatisches Speichern.

Im Namen kann die OCL Variable %betreff% verwendet werden, welche den aktuellen Wert des Betreffs enthält (siehe oben).

Weitere Beispiele für OCL-Expressions:

  • Auf einer Rechnung die Rechnungsnummer: %nummer%.
  • Das Datum im Format JJMMTT: %date.formatdatetime('yymmdd')%_%nummer%.

Vorlagenhandling

Um eine neue Vorlage einzufügen, wählen Sie in der Sternzeile zuunterst zuerst die Sprache aus. Daraufhin wird eine neue Zeile eingefügt.

Um die Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf die Zeile oder wählen Sie rechte Maustaste > Vorlage bearbeiten:

Download Um eine Vorlage zu bearbeiten, können Sie sie über den Button Dowload herunterladen.
Upload

Mit Upload kann eine angepasste oder neue Vorlage in Vertec geladen werden. Die Schrift in der Liste erscheint daraufhin in grün:

Zurücksetzen / Löschen

Der Löschen Button erscheint, wenn es keine Vertec Standardvorlage für diese Registrierung gibt:

Der Zurücksetzen Button erscheint, wenn es eine Vertec Standardvorlage für diese Registrierung gibt:

 

 

Vorlagenhandling in Versionen vor 6.4.0.10

Der Pfad zu den Vorlagen wird im Feld über den Button mit drei Punkten ausgewählt. Befindet sich die Vorlage in einem Unterordner des in den Systemeinstellungen angegebenen Vorlagenpfads für Wordberichte, wird der Pfad relativ dargestellt.

Die Office-Berichte werden ohne Datei-Endung registriert. Beim Ausführen wird automatisch die gemäss installierter Office Version geeignete Endung gewählt. Der Ablauf ist wie folgt:

  1. Suche nach vorhandenen Templates aufgrund von Stammnamen des Berichts.
  2. Bestimmung der Office Version. Berücksichtigung der Dateiendung in folgender Reihenfolge:
    • Excel: xltx, xltm, xlt, xlsx
    • Word: dotx, dotm, dot

Falls Sie gleichnamige Berichte für Word und Excel haben (z.B. Projektliste.xltx und Projektliste.dotx), können Sie die entsprechenden Registrierungen manuell mit der Dateiendung ergänzen.

Zugriff auf Berichtsvorlagen

Für Vertec-generierte Word-Berichte braucht der Cloud Server (oder genauer die Session) Zugriff auf das Dateisystem, um von dort die Vorlagen zu laden. Diese befinden sich im Ordner der Systemeinstellung Vorlagen-Pfad für Word-Berichte. Sollen Vertec-generierte Berichte gespeichert werden, werden diese im Dokumentenpfad abgelegt. Da der Cloud Server normalerweise mit dem LocalSystem User verwendet wird und dieser keine Zugriffsrechte auf Netzlaufwerke besitzt, müssen die oben genannten Pfade deshalb als UNC Pfade hinterlegt werden nach dem Schema

\\COMPUTERNAME\FREIGABEORDNERNAME

Zum Beispiel \\SERVER1\Berichte

Der UNC Pfad muss dabei auf dem gleichen Server liegen, auf dem der Cloud Server Dienst läuft.

Alternativ kann ein Pfad gewählt werden, der auf dem Server lokal vorhanden ist. Hierbei ist zu beachten, dass es sich dabei um Vertec Systemeinstellungen handelt, die für alle gelten. Das bedeutet, dass wenn Sie gewisse Berichte auch wie bisher - also Office-generiert direkt auf den Clients - verwenden möchten, dieser "lokale" Pfad auch auf den Clients "lokal" vorhanden sein muss.

Eine andere Möglichkeit, falls der Server für die Dateiablage vom Vertec Server abweicht, ist der Betrieb von Vertec.CloudServer unter einem anderen User. In diesem Fall darf der Vertec.CloudServer Dienst nicht unter dem LocalSystem User laufen, sondern unter einem anderen User (normalerweise ein User aus der Domäne), welcher Zugriff auf das Verzeichnis hat (Freigabe) und lokal über genügend Rechte für den Vertec.CloudServer verfügt.

Dokumentvorlagen erstellen / bearbeiten in den Cloud Clients

Zur Bearbeitung von Dokumentvorlagen via Cloud Clients steht ab Vertec Version 6.1.0.7 ein Upload / Download zur Verfügung. Dies funktioniert wie folgt:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste neben die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Vorlage bearbeiten...:

oder klicken Sie doppelt in die entsprechende Zeile. Es erscheint der Upload / Download Dialog:

Einen bestehenden Bericht anpassen

  • Download: Um den Bericht zu bearbeiten, klicken Sie auf Download. Der Bericht wird heruntergeladen und Sie werden gefragt, wo Sie ihn lokal speichern möchten (in der Web App wird der Bericht ins lokale Temp-Verzeichnis abgelegt und direkt zur Bearbeitung geöffnet).
  • Upload: Um den Bericht nach dem Bearbeiten auf dem Server zu speichern, klicken Sie auf Upload. Im Explorer wählen Sie den vorher bearbeiteten Bericht aus. Dieser wird automatisch im unter Vorlagen-Pfad für Word-Berichte angegebenen Pfad gespeichert.

Einen neuen Bericht registrieren

  • Um einen neuen Bericht zu registrieren, füllen Sie den gewünschten Datei-Namen des Berichts in das Feld bei Vorlage, und und gehen dann anschliessend vor, wie beim Bearbeiten der Vorlage (siehe weiter oben - Vorlage bearbeiten > Upload). Sie können den gewünschten Bericht auswählen, und er wird unter dem angegebenen Namen im unter Vorlagen-Pfad für Word-Berichte angegebenen Pfad abgelegt.

Die Grösse für Uploads ist auf 1 MB beschränkt. Die Beschränkung wird Client- und Serverseitig überprüft.

Download der Berichtsvorlagen beim Ausführen (Cloud App)

Ab Version 6.1.0.7 sind Client-side Office-Berichte möglich mit der Cloud App, auch wenn kein Zugriff auf das Filesystem auf dem Server besteht. Dafür wird beim Ausführen eines Office-Berichts die entsprechende Vorlage ins lokale temp-Verzeichnis heruntergeladen und der Bericht dann mit dieser Vorlage gestartet. Excel-Berichte sowie Nicht-Vertec-generierte Word-Berichte verhalten sich neu so.

  • Die Vorlagen müssen sich unterhalb des Vorlagen-Pfads befinden. Dateien ausserhalb des Bericht Pfades können damit nicht heruntergeladen werden.
  • Existiert auf dem Client im temp-Verzeichnis eine Vorlage bereits, wird dieses überschrieben. Falls das nicht möglich ist, wird dem Namen eine Nummerierung angefügt.
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