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Arbeiten mit Sperrdaten

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Erstellt: 07.11.2017
Aktualisiert: 23.07.2020

Ältere Leistungen, Spesen und Auslagen sollen unter Umständen nicht mehr verändert werden können. Vertec bietet eine Reihe von Systemeinstellungen, mittels derer Sie dies sicherstellen können. Diese befinden sich alle in den Systemeinstellungen Projekt/Mandat. Dort finden sich auch die genauen Beschreibungen der einzelnen Einstellungen. Dieser Artikel hier dient zur Übersicht und Zusammenfassung.

Grundeinstellungen

Sperrdatum Hier kann ein Datum angegeben werden. Bei Leistungen, Spesen und Auslagen, welche vor dieses Sperrdatum fallen, können die internen Werte nicht mehr angepasst werden (siehe Berechnung weiter unten).

Leistungen, Spesen und Auslagen, welche aktuell erfasst und vor dieses Sperrdatum rückdatiert werden, sind automatisch ungültig.

Sperrperiode Die Sperrperiode funktioniert gleich wie das Sperrdatum, nur wird hier die Anzahl Tage angegeben, die vom heutigen Datum an rückwirkend gilt. Dieses gilt laufend und wird automatisch "weitergezogen".
Sperren durch Benutzer-Freigaben Ist diese Option gesetzt, ist die Erfassung von neuen Leistungen, Spesen und Auslagen, welche in der Periode der Freigabe liegen, gesperrt, sobald der Bearbeiter ein Häkchen bei Freigegeben durch Bearbeiter setzt.

Hier ist die Datumsperiode der Freigabe relevant, das Datum bezieht sich nicht auf das Sperrdatum/die Sperrperiode. Es gelten jedoch die gleichen Ausnahmen und Berechnungen (siehe weiter unten).

Ist mehr als eine oder alle dieser Einstellungen gesetzt, werden sie in der folgenden Reihenfolge berücksichtigt:

  1. Sperren durch Benutzer-Freigaben
  2. Sperrdatum
  3. Sperrperiode

Die Systemeinstellung Sperrdatum Ansatz neu berechnen hat mit dem hier beschriebenen Sperrmechanismus nichts zu tun. Das unter dieser Option gesetzte Datum bezieht sich nur auf die Berechnung des Ansatzes.

Ausnahmen

Ist eines der oben genannten Sperrdaten gesetzt, können dafür folgende Ausnahmen definiert werden:

Sperren für Supervisor aufheben Ist diese Option gesetzt, können Bearbeiter, die der Benutzergruppe Projekt Supervisoren angehören, auch Leistungen, Spesen und Auslagen anpassen, die in eine Sperre fallen.

Dieses Recht gilt auch für Teamleiter. Falls ein Bearbeiter Teamleiter Recht hat, erhält er mit dieser Option Schreibzugriff auf gesperrte Leistungen, Spesen und Auslagen seiner Teammitglieder.

Sperren gelten auch für Auslagen Sollen Auslagen von den Sperren ausgenommen werden, kann diese Option ausgeschaltet werden. Die Sperren werden dann für Auslagen nicht mehr berücksichtigt.
Sperren gelten auch für Spesen Sollen Spesen von den Sperren ausgenommen werden, kann diese Option ausgeschaltet werden. Die Sperren werden dann für Spesen nicht mehr berücksichtigt.
Sperren gelten auch für Projekt- und Phasenzuordnungen Standardmässig können auch gesperrte Leistungen, Spesen und Auslagen einem anderen Projekt/Mandat bzw. einer anderen Phase zugeordnet werden. Möchten Sie dies verhindern, aktivieren Sie diese Option.

Abwicklung

Bei Datumsänderung Sperrdatum erneut prüfen Ungültige Objekte werden beim Beenden von Vertec nach Abfrage gelöscht. War ein Eintrag aber bereits einmal gültig und wird erst durch eine Änderung wieder ungültig, wird er beim Beenden nicht mehr gelöscht, nur als ungültig gekennzeichnet.

Um sicherzustellen, dass Leistungen, Spesen und Auslagen, welche nachträglich rückdatiert werden, beim Beenden wieder gelöscht werden, sofern sie nicht entsprechend angepasst werden, können Sie diese Option setzen.

Berechnung

Die Sperren (Sperrdatum/Sperrperiode/Sperren bei Freigabe) wirken sich auf Leistungen aus sowie auf Spesen (falls Option Sperren gelten auch für Spesen gesetzt) und Auslagen (falls Option Sperren gelten auch für Auslagen gesetzt).

Gesperrt sind alle Werte ausser:

  • Rechnung (der Eintrag kann an einer anderen Rechnung zugeordnet werden)
  • Typ (es kann eine neue Tätigkeit, Spesen- oder Auslagetyp zugeordnet werden)
  • Text
  • Freigabe (Spesen)
  • Alle externen Werte wie:
    • Minuten extern
    • Stückzahl
    • Wert extern
    • Ansatz extern
    • Verdeckt
    • Externe Werte fixieren
  • Projekt/Mandat und Phase, falls Sperren gelten auch für Projekt- und Phasenzuordnungen nicht gesetzt ist.

Generell gilt (hat mit den Sperren nichts zu tun): Leistungen, Spesen und Auslagen, welche vor das Eintrittsdatum des Bearbeiters fallen, sind ungültig.

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