Vertec bietet neben Standard-Funktionen die Möglichkeit, die Software an die individuellen Kundenbedürfnisse anzupassen.
Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)
Das Verrechnen von Leistungen nach HOAI kann per Customizing in Vertec integriert werden. Wiederkehrende HOAI Strukturen können dank Projektvorlagen bequem erzeugt werden.
Die Honorarermittlung erfolgt direkt bei der Anlage eines Projekts. Dabei werden mit Hilfe einer Kalkulationsmaske die Leistungsphasen basierend auf den HOAI-Tafeln berechnet. Diese Maske kann je nach Anforderung mit minimalem Aufwand individuell angepasst werden. Es ist möglich, pro Projektphase eine HOAI-Kalkulation durchzuführen. In dem Fall kann zu jedem Projekt eine weitere Phase für besondere Leistungen (pauschal oder nach Aufwand) ergänzt und angeboten werden.
Für das Änderungs- oder Nachtragsmanagement können mehrere Kalkulationen für ein Projekt oder eine Projektphase erstellt werden. Wird eine zweite Kalkulation angefertigt, bleibt die zuvor erstellte bestehen und wird nicht überschrieben. Mit nur einem Klick kann anschliessend die bevorzugte Kalkulation übernommen werden.
Vertec bietet die Möglichkeit, die Kalkulation an die eigenen Projektstrukturen anzupassen. Die anrechenbaren Kosten können gemäss DIN 276 (Kostenrahmen, -anschlag, -schätzung, -berechnung, -feststellung) hinterlegt werden. Nach erfolgter Kalkulation werden die HOAI-Leistungsphasen auf dem Projekt oder der Projektphase mit dem entsprechenden Budgetwert erzeugt.
Einfache und flexible Angebotserstellung
Auf Basis der erfolgten Kalkulation kann ein Angebot erzeugt und vor der finalen Erstellung nochmals individuell angepasst werden. Pro Leistungsphase können die Werte für Honorarsatz, Honorarzone, Umbauzuschlag, Instandhaltungszuschlag sowie den Abschlag für Linienbauwerke nach HOAI eingetragen werden.
Zu- und Abschläge für Wiederholungen lassen sich mit wenig Aufwand ergänzen. Die Werte von pauschalen Phasen oder hinterlegten Honorartafeln können nachträglich verändert und überschrieben werden.
Nach erfolgreicher Bearbeitung wird das Angebot mit nur einem Klick im hinterlegten Angebotsdesign erzeugt und kann anschliessend an den Kunden versendet werden. In Vertec lässt sich das Corporate Design jedes Unternehmens einfach als Word-Vorlage für Angebote hinterlegen. So sehen Angebote und Rechnungen einheitlich aus und entsprechen der jeweiligen Corporate Identity.
Schnelle Abrechnung der erbrachten Leistungen
Leistungen können in Vertec ganz einfach abgerechnet werden. Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand, pauschal oder nach dem auf der Leistungsphase hinterlegten prozentualen Anteil des Leistungsstandes, auf dessen Basis dann die Leistungen bewertet werden. Auf einer Rechnung können dabei auch unterschiedliche Abrechnungsmethoden verwendet werden. Individuelle Abschlagsrechnungen lassen sich genau wie Teilschlussrechnungen mit wenigen Klicks aus Vertec heraus erzeugen.
Auf jeder Rechnung kann mit Hilfe der Vertec-Standardfunktionalität ausgewählt werden, welche Phasen verrechnet werden sollen. Leistungsstände werden pro Leistungsphase in Prozent gepflegt. Die auf der Projektphase erfassten Leistungen werden entsprechend dem Leistungsstand bewertet. Die erfassten internen Werte bleiben jedoch erhalten.
Mit der Rechnungsstellung nach HOAI sind die bis dahin erbrachten Leistungen final abgerechnet und können jetzt nicht mehr verändert werden. Die Wertigkeit der erbrachten Leistungen ergibt sich aus den verrechneten Beträgen.
Hotlinemanagement und Ticketing
Für Dienstleister im IT Bereich ist Support selten die zentrale Dienstleistung. Dennoch müssen Supportfälle gut organisiert werden, um Zeit und Qualität der Bearbeitung zu optimieren. Das Customizing Beispiel bietet den grossen Vorteil, dass die CRM Daten des Kunden und dessen Support Tickets in einem System sind.
Kundenkontakte und Support Tickets in einem System
Zuweisung von Pendenzen innerhalb von Vertec
Zeitsparende Fakturierung von Supportleistungen
Offene Supporttickets mit Eingangs- und Fälligkeitsdatum in Vertec.
IT-Dienstleister und Softwarehersteller stehen häufig vor der Herausforderung, schnell und effizient auf Hotlineanfragen zu reagieren. Supportfälle müssen schnell und wirtschaftlich gelöst werden. Vertec unterstützt diese Abläufe optimal: so können nicht nur Supporttickets erzeugt und dem Kunden direkt zugeordnet werden, auch anfallende Aufgaben können den zuständigen Mitarbeitern sofort zugeordnet werden. Der Mitarbeiter hat dank der lückenlosen Kundenverwaltung alle Informationen sofort im Blick und kann dementsprechend schnell reagieren.
Alle relevanten Informationen gebündelt
Im Support haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen zu einem Supportfall zu erfassen und Kollegen zuzuweisen. Dokumente sowie Leistungen lassen sich direkt zu diesem Ticket erfassen. Eine fortlaufende Generierung der Ticketnummern ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff. Die erfassten Leistungen können Sie von einem Kontingent abziehen oder an Ihre Kunden fakturieren. Die einzelnen Tickets können global z. B. von einem IT-Leiter oder dem gesamten Support Team eingesehen werden. So haben Sie den Überblick der offenen Tickets oder der bereits bearbeiteten Fälle.
Lizenzmanagement und Wartungsverträge
Als Softwarehersteller oder Reseller von Softwareprodukten können Sie Ihr Lizenzmanagement in Vertec abbilden. So haben Sie jederzeit im Blick, welche Softwareprodukte Ihr Kunde im Einsatz hat. Sie optimieren Ihr Vertragsmanagement, indem Sie z. B. Ablauffristen von temporären Lizenzen überwachen oder Wartungsverträge automatisch in Rechnung stellen.
Alle Lizenzen und Wartungsverträge an einem Ort
Filtern nach "fakturierbar", "bestellt, nicht produktiv", "Bestelldatum" und weitere
In Vertec verknüpfen Sie die hinterlegten Lizenzen direkt mit den dazugehörigen Kundenbeziehungen. Diese sind damit direkt in Ihrem CRM integriert und erweitern Ihre Kundenhistorie mit wertvollen Daten. Sie sehen auf einen Blick, welcher Kunde welche Software bei Ihnen lizenziert hat und haben einen umfassenden Überblick über anfallende Wartungsbeträge, Laufzeiten und wann Lizenzerneuerungen fällig sind.
Wartungsgebühren automatisiert verrechnen
Anfallende Wartungsgebühren können Sie bequem auf Knopfdruck verrechnen oder in die wiederkehrende Rechnungsstellung integrieren.
SIA-Leistungsphasen
Das Verrechnen von Leistungsphasen ist für Ingenieure und Architekten in der Schweiz eine wichtige Anforderung an ein CRM/ERP System. Die Leistungsphasen sind durch den Schweizerischen Ingenieur- und Architektenverband (SIA) definiert und können per Customizing in Vertec importiert werden.
Verrechnung pauschal oder nach Leistungsstand
Projektvorlagen für wiederkehrende SIA Strukturen nutzen
Die Leistungsphasen nach dem Schweizerischen Ingenieur- und Architektenverband (SIA) in der Schweiz können in jedem gängigen SIA Rechner berechnet und, sofern dieser Rechner einen Datenexport zulässt, der via Excel-Import in Vertec übernommen werden. So kann das ermittelte Honorar einem Projekt zugeordnet und auch als Angebot an den Kunden geschickt werden. Die Projektphasen können dann wie gewohnt pauschal oder nach Leistungsstand abgerechnet werden.
Häufig wiederkehrende Projekte mit derselben SIA-Struktur können in Vertec als Vorlagen hinterlegt und angebotsspezifisch angepasst werden. Auch Grossprojekte mit Projektphasen, Subphasen und Sub-Subphasen können bei Bedarf in Vertec dargestellt und abgerechnet werden.
Importierte Werte für SIA Leistungsphasen können in Vertec weiterverarbeitet werden.
Vertragsmanagement
Nahezu jede geschäftliche Tätigkeit läuft auf Grundlage von Verträgen. Eine übergreifende Software-Lösung wie Vertec hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. So können Sie Ihre Verträge oder die Verträge Ihrer Kunden und Klienten schnell und einfach verwalten. Damit kennen Sie einerseits die eigenen Vertragsrisiken wie auch jene Ihrer Klienten und haben stets einen Überblick über Kündigungsfristen oder auslaufende Verträge.
Überblick über alle aktuellen Verträge
Stets informiert über Kündigungsfristen und auslaufende Verträge
Vertec ist keine eigenständige Vertragsmanagement Software. Stattdessen werden die in Vertec hinterlegten Verträge direkt mit einer dazugehörigen Kundenbeziehung verknüpft. So haben Sie Ihr Vertragsmanagement direkt in Ihrem CRM integriert und sparen sich dadurch den Einsatz mehrerer Software Lösungen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Verträge zu archivieren und können Ihre Kundenhistorie mit wertvollen Daten erweitern.
Vertragsrisiken im Blick behalten
Ein effektives Vertragsmanagement beinhaltet mehr als eine einfache Ablage Ihrer aktuellen Verträge. Neben der Vertragsverwaltung enthält es auch ein Vertragscontrolling, was sich hauptsächlich auf Vertragsrisiken, auslaufende Verträge und Kündigungsfristen bezieht. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, die bei Vertragsversäumnissen oder nicht eingehaltenen Kündigungsfristen entstehen können.
