Leistungserfassung und Spesen

So schafft die Leistungserfassung greifbaren Mehrwert

Die Leistungserfassung, auch Zeiterfassung genannt, ist das Kernstück von Vertec und wurde speziell für Dienstleister entwickelt. Für gewöhnlich erfassen die Mitarbeitenden in Unternehmen eigenständig ihre Leistungen – oft erfolgt dieser Prozess aber noch über Word- oder Excel-Dateien. Die Leistungen müssen dann zusammengetragen, geprüft und schliesslich abgerechnet werden sollen. Das kostet wertvolle Zeit und ist anfällig für Fehler. Anders Vertec:

Leistungserfassung auf Projekten oder Mandaten

Leistungen werden in Vertec auf Projekten oder Mandaten erfasst. Die zentrale Erfassung ermöglicht viele Folgeprozesse. Leistungen prüfen und freigeben, abrechnen, auswerten – diese so wichtigen Prozesse greifen auf die zentrale erfassten Leistungen zu.

• Geräteübergreifende Leistungserfassung mit Timer-Funktion
• Präsenzzeiten für gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
• Individuelle Freigabe-Lösungen
• Kalendereinträge aus Outlook direkt als Leistungen erfassen
• Mobile Leistungserfassung

So schafft die Spesenerfassung Mehrwert

Die Spesenerfassung erfolgt in Vertec analog zur Leistungserfassung. Spesen können Sie unabhängig von Leistungen erfassen oder aber in einzelne Leistungen integrieren. Dank der Vertec Phone App und der Belegerkennung mit AI ist das mobile Erfassen von Spesen automatisch möglich. Eingegebene Spesen stehen sofort für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.

• Interne Prozesse und Spesen hinterlegen für Reisekostenabrechnung mit Vertec
• Automatische Belegerkennung mit der Phone App
• Spesen gesammelt per Bericht einreichen

So funktioniert die Leistungserfassung

Detailansicht, Tagesübersicht oder Wochenerfassung

Vertec bietet Ihnen mehrere Wege für Ihre Zeiterfassung. In der Tagesübersicht werden die geleisteten Projektzeiten in einer Liste untereinander eingetragen. In der Wochenerfassung erscheinen die Leistungen in einer Tabelle, summiert pro Tag und pro Projekt oder Projektphase. Eine Erleichterung für Mitarbeiter, die über längere Zeit am gleichen Projekt, an denselben Aufgaben oder an internen Projekten arbeiten.

Von-Bis Erfassung mit Pausenzeiten

Die Leistungserfassung kann in Vertec auch durch Von-Bis-Zeiten erfolgen. Sie können Pausenzeiten hinterlegen und diese dann von der eingegebenen Zeitspanne automatisch abziehen lassen. Die Liste für die Leistungserfassung ist individuell anpassbar. So können Sie anstelle der klassischen Eingabefelder auch die Von-Bis Felder sowie das Pausenfeld einblenden.

Geräteübergreifende Erfassung mit Timer

Sie können Vertec auf allen gängigen Geräten zur Erfassung Ihrer Arbeitszeit nutzen. Mobil eingegebene Leistungen stehen in Vertec direkt zur Verfügung und können weiterverarbeitet werden. Mit der Timer-Funktion erfassen Sie Ihre Leistungen fortlaufend. Ein Klick auf den Play-Button genügt.

Präsenzzeiten mit Leistungen vergleichen

Die Präsenzzeit-Erfassung entspricht der gesetzlich vorgesehenen Arbeitszeiterfassung (Betriebsdatenerfassung). Erfasste Leistungen dienen hingegen der Verrechnung und haben keinen direkten Zusammenhang mit der Präsenzzeit. Anhand der summierten Präsenzzeit und der erfassten Leistungen lässt sich aber schnell erkennen, welcher Anteil der Arbeitszeit nicht als verrechenbare Leistung erfasst wurde.

Individuelle Freigaben einrichten

Erstellen Sie mit Linktypen und Ordnern passende Freigabeverfahren für das Controlling: Beispielsweise könnte über einen solchen Workflow ein Teamleiter eingetragene Leistungen seiner Teammitglieder überprüfen und freigeben. Erst im Anschluss wird daraus eine Rechnung erstellt.

Leistungen via Outlook-Kalender erfassen

Die Vertec Outlook App ermöglicht das Erledigen von Vertec Aufgaben direkt im Outlook. Bezogen auf die Leistungserfassung ist es möglich, Kalendereinträge direkt in Leistungen umzuwandeln. Klickt man auf einen bestehenden Termin oder legt einen neuen an, kann man diesen direkt als Leistung erfassen und einem Projekt, einer Phase und einer Tätigkeit zuordnen. Man verlässt Outlook nicht, hat die Daten aber dennoch in Vertec erzeugt.

So funktioniert die Spesenerfassung

Individuelle Prozesse zu Reisekosten und Spesen hinterlegen

Einfache Spesenerfassung mit Vertec: Sie bestimmen, ob eingetragene Spesen intern freigegeben werden müssen oder direkt weiterverrechnet werden. Für unterschiedliche Spesen wie Reisekosten mit der Bahn oder Verpflegung können Sie zentral festlegen, ob diese Ihren Mitarbeitern erstattet werden oder nicht. Die Erfassungswährung, in welcher der Mitarbeiter seine Spesen zurückerstattet erhält, kann von der Währung der Fakturierung abweichen.

Automatische Belegerkennung mit AI

Die automatische Belegerkennung beschleunigt die Spesenerfassung durch den Einsatz künstlicher Intelligenz. Erfahren Sie mehr in unserem Blogbeitrag Effiziente Spesenerfassung dank Belegerkennung mit AI

Spesen gesammelt per Bericht einreichen

Wurden für einen Mitarbeiter alle Spesen in Vertec eingetragen, kann dieser jederzeit seine zurückzuerstattenden Spesen einsehen. Die Einreichung der Spesen beim Arbeitgeber ist in wenigen Schritten mithilfe eines Standard-Berichts möglich.

Reisekostenabrechnung mit Vertec erstellen

Für die Reisekostenabrechnung legen Sie zuerst eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung in Ihrem Vorlagenverzeichnis an. Diese Vorlage wird dann auf einem einzelnen Mitarbeiter ausgeführt und enthält automatisch die für ihn hinterlegte Adresse. Nachdem der Bericht ausgefüllt wurde, erzeugt Vertec eine entsprechende Spese.