Das ERP-​System für beratende Ingenieure

Viele Dienstleister nehmen neue Aufträge an, ohne konkret zu wissen, ab wann und mit welchen Ressourcen sie mit dem Auftrag anfangen können. Bis zu einer gewissen Grösse und Komplexität reichen Erfahrungswerte und Augenmass meist aus, doch ab einem bestimmten Punkt hilft es, wenn Sie die Ressourcenauslastung entsprechend strukturieren. Dies bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

• Sie können die Auslastung bzw. die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter optimieren
• Sie können die Mitarbeiter nach Skills strukturieren und deren verfügbare Ressourcen einsehen
• Sie können Aussagen über den zukünftigen Geschäftsverlauf treffen
• Sie können Ihren Kunden verlässlichere Aussagen über den Projektverlauf geben

Mit einer integrierten Software wie Vertec können Sie Sollzeiten, Urlaube und geplante Ressourcen auf einen Blick anzeigen lassen und über frei gewählte Zeiträume auswerten. Auf Wunsch können Sie für ein Reporting auch entsprechende Grafiken mit einfachen Excel Reports generieren.

Mit einer Ressourcenplanung in Vertec vermeiden Sie Leerläufe bzw. Engpässe Ihrer Ressourcen gleichermassen und können entsprechend z.B. auch im Vertrieb darauf reagieren und Massnahmen vornehmen, um weitere Projekte/Aufträge zu gewinnen. Sie können in Vertec die Ressourcen monats-, wochen- oder tageweise planen, indem Sie Mitarbeiter auf Projekten oder Teilprojekten (Phasen) zuordnen. Sollzeiten, Urlaube und die Zuordnung zu anderen Projekten werden sofort mit berücksichtigt.

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Ressourcenplanung

Die Abrechnung in Dienstleistungsunternehmen ist oft ein zeitintensives und fehleranfälliges Thema. Wenn für die Leistungserfassung und die Rechnungsstellung Insellösungen oder gar Word und Excel im Einsatz sind, dann schleichen sich viele Fehler ein. Leistungen und Beträge werden manuell übertragen, Leistungen oder Fremdkosten werden vergessen. Der Einsatz von Abrechnungssoftware kann diese Arbeiten erheblich vereinfachen.

Das Tool kann die Arbeiten erheblich vereinfachen, jedoch steht am Anfang der Prozess. Idealerweise klären Sie intern zunächst, wer für welchen Handlungsschritt verantwortlich ist. Hierbei gibt es einige Punkte vorab zu klären:

• Wer überprüft die auf den Projekten erfassten Leistungen?
• Wer stellt sicher, dass diese Leistungen vollständig sind, z.B. mittels Freigabeprozess?
• Wer entscheidet, wann welche Leistungen abgerechnet werden können?
• Wer erstellt und verschickt die Rechnungen?

Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet, bietet Ihnen eine Leistungserfassungs- und Fakturierungssoftware erhebliche Vorteile. Die auf den Projekten erfassten Leistungen können per Knopfdruck abgerechnet werden. Manuelles Übertragen von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen ist nicht mehr notwendig, diese erscheinen automatisch auf der Rechnung. Abrechnungszeiträume können ebenfalls vordefiniert oder ausgewählt werden.

Es geht aber noch besser: Vertec Software können Sie ohne grossen Aufwand genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise lassen sich auf Ihren Rechnungsprozess angepasste Sichten erstellen, mit deren Hilfe Sie sofort sehen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten, sei es aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten.

Sie können die Projekte beispielsweise nach zuständigem Projektleiter, Zeitraum oder weiteren Kriterien abfragen. Was nun folgt, sind meist manuelle Schritte:

• Projekt öffnen
• Rechnung erzeugen
• Rechnung verrechnen
• Rechnungsbeleg drucken
• Per E-Mail versenden

Vertec kann bei Bedarf diese Schritte für Sie automatisiert übernehmen. Sie rufen dann beispielsweise nur den Menüpunkt "offene Posten verrechnen" auf und Vertec legt Ihnen die Rechnungen als PDF per E-Mail Entwurf in Ihr Outlook. Automatisierungen bieten sich vor allem an bei Intervallrechnungen, sei es für Wartungsrechnungen oder Pauschalrechnungen.

Bei Bedarf können Sie das Mahnwesen in Vertec abbilden und sich den Zahlungsstand Ihrer Rechnungen nach eigenen Kriterien anzeigen lassen. Möchten Sie die entsprechenden Mahnungen je Stufe mit dem der Mahnstufe zugehörigen Text drucken, so hinterlegen Sie einfach die Berichtsvorlage für Mahnungen.

Die Geldeingänge, sei es Teilbeträge oder der gesamte Betrag, können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe von Schnittstellen (z.B. der Standardschnittstellen zu DATEV) lassen sich nicht nur die Rechnungen zur FiBu übertragen, sondern auch Zahlungseingänge ganz bequem in die Software importieren. Vertec kann Sie bei überfälligen Rechnungen erinnern und den Verantwortlichen z.B. automatisiert eine Mail schicken, je nach Ihrem Bedarf.

Die entsprechenden Finanzbuchhaltungs-Konten werden in Vertec hinterlegt und an die FiBu übergeben. Die Konten sind auf dem jeweiligen Rechnungsobjekt einsehbar.

Die Faktura Software ermöglicht es Ihnen, Ihren Fakturierungsprozess zu optimieren und Ihr Back-Office zu entlasten. Gerne helfen wir Ihnen bei der Umsetzung.

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Rechnungsstellung

Auslagen

Offene Leistungen

Projekt- und Phasenbudgetierung

Aktivitäten

Die meisten projektorientierten Unternehmen kennen es: Projektstatusmeetings. Hierfür werden häufig Excel Tabellen gepflegt und die verantwortlichen Projektleiter investieren vorher viel Zeit, um die Zahlen auf den neuesten Stand zu bringen: Budget, erbracht Leistungen, abgerechnet Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade, persönliche Einschätzung der Lage usw. Sobald das Meeting vorbei ist, ist der Statusbericht schon wieder alt, denn die Geschehnisse im Projektverlauf ändern sich permanent.

Im laufenden Projekt ist es ein erheblicher Vorteil, wenn alle Beteiligten den aktuellen Projektstand kennen. Dies ist die Grundlage um möglichst gut reagieren und gegensteuern zu können, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Zentrale Elemente sind hierbei unter anderem:

• SOLL/IST Vergleich des Budgets
• Fertigstellungsgrad
• Abarbeitungsstand einzelner Tasks
• Offene Leistungen und Drittkosten
• Ressourcenverfügbarkeit

Das Budget-Controlling ist hierbei ein entscheidender Faktor, um die Deckungsbeiträge und die Rentabilität der Projekte im Auge zu behalten. Neben dem Budget ist aber auch der Fertigstellungsgrad von meist größeren Projekten von zentraler Bedeutung. Er kann Auskunft darüber geben, inwieweit ein Projekt abgeschlossen ist und welche Aufwände für den Projektabschluss notwendig sind.

Die Fertigstellungsgradermittlung über ein SOLL/IST Vergleich des Budgets zu ermitteln, ist ein Indikator aber selten korrekt. Viel entscheidender ist es, wenn der Projektleiter eine Restaufwandsschätzung abgibt, um die fehlende Stunden mit dem verfügbaren Restbudget zu vergleichen. Für manche Projekte kann man über sogenannte Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. Dies ist ein wichtiger Punkt für die Leistungsabgrenzung bei Geschäftsabschlüssen.

In einer Projektcontrolling-Software wie Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen. Die von Vertec zur Verfügung gestellten Controlling Funktionen lassen sich um Ihre speziellen Anforderungen einfach ergänzen. Auch Aufgaben lassen sich projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung können Sie darüber hinaus einsehen, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den aktiven Projekten arbeitet.

Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne, das für Sie passende Projektcontrolling in Echtzeit aufzusetzen. So können Sie auf das manuelle Zusammentragen von Projektstatusinformationen in Zukunft verzichten.

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Status der Projektphasen

Ressourcenplanung

Wiederkehrende Rechnungen

Schnittstellen

Viele Dienstleistungsunternehmen erfassen Ihre Leistungen in Tabellenkalkulationen oder in Zeiterfassungstools und übertragen diese manuell in Word für die Rechnungsstellung. Das Back-Office steht hierbei vor der Aufgabe, auf die Erfasser oder die jeweiligen Projektleiter zugehen zu müssen, um in Erfahrung zu bringen, ob und welche Leistungen verrechnet werden dürfen. Nach der Rechnungsstellung wird die Rechnung dann an den verantwortlichen zum letzten Check bzw. zur Freigabe geschickt.

Es werden Leistungen gestrichen, falls diese Stunden nicht abgerechnet werden dürfen oder es werden Änderungen in Form von Texten oder Stunden vorgenommen. Mit Standardsoftware lässt sich hier viel Zeit und Abstimmungsaufwand einsparen. Über sogenannte Freigabeverfahren kann je nach individuellem Prozess sichergestellt werden, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und das OK für die Abrechnung durch die Verantwortlichen vorliegt.

In Vertec können die Leistungen periodenweise freigegeben werden und nach Freigabe für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Individuelle je Kunde können aber auch beliebige andere Freigabeverfahren umgesetzt werden. So kann auch auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert vom Bearbeiter freigegeben werden.

Nach entsprechender Freigabe kann der Vorgesetzte oder Projektleiter diese z. B. einmal monatlich überprüfen und gesammelt für die Fakturierung genehmigen.

Das Back-Office kann auf einen Blick sehen, welche Leistungen aktuell verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Etwaige Kommunikation untereinander wird so auf ein Minimum reduziert. Durch die Freigabe von Leistungen werden ebenfalls weniger Anpassungen an erstellten Rechnungen notwendig, was zu einer Reduktion von Aufwand und Kosten führt.

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Zusatzfelder

Freigabe von Leistungen

Im Tagesgeschäft von Dienstleistungsunternehmen ist es von zentraler Bedeutung, seine Wiedervorlagen und Termine so zu verwalten, das nichts unter den Tisch fällt. Angebote müssen nachgefasst werden, Fristen laufen ab, Verträge müssen verlängert oder gekündigt werden. Häufig organisieren sich die dafür zuständigen Mitarbeiter hierfür mit Hilfe von Outlook Aufgaben oder Kalendereinträgen. Die Nachverfolgung dieser Aufgaben und Wiedervorlagen ist in den meisten Fällen nur für die jeweilige Person möglich und kann nicht über alle Bearbeiter hinweg ausgewertet werden. Bei Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten können schnell Aufgaben und Termine übersehen werden.

Tools wie Trello oder Asana eignen sich hier schon besser, gerade wenn es um Collaboration geht, denn andere können diese Aufgaben verfolgen, bekommen E-Mails bei Updates, Fälligkeit oder Erledigung. Was hierbei für eine kundenorientierte Arbeitsweise fehlt, ist der Link bzw. die lückenlose Historie am Kunden oder dem jeweiligen Kundenprojekt.

Mit einer Business-Software können Sie Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen. Diese können Sie auch an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Sie sehen auf einen Blick, ob der Kollege diese Aufgabe schon erledigt hat oder diese in Bearbeitung ist, z.B. für den Fall, dass der Kunde genau bei Ihnen nachfragt. So können sie diesem Kunden schnell Auskünfte erteilen. In Vertec können Sie diese Termine und Wiedervorlagen über sog. "Aktivitäten" abbilden.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, beim Login in Vertec über ein Pop-up z.B. auf Termine oder Fristen hingewiesen zu werden. In unserem Blogartikel Benachrichtigung für fällige Tasks, Aktivitäten und Wiedervorlagen finden Sie ein Skript, um ein neuen Tab mit den offenen Aktivitäten beim Login zu öffnen. Somit können Sie keinen wichtigen Termin mehr übersehen. Über ein auf Ihre individuellen Regeln abgestimmtes Pop-Up können Sie ebenfalls direkt zu den Terminen, Aufgaben und anderen Dingen navigieren, und diese entsprechend abarbeiten.

Über Ihre eigenen Termine hinaus können auch Teamleiter die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder auch Aufgaben und Fristen per SQL Suchordner in Vertec suchen. Sehen Sie in der Funktionsbeschreibung Fristenkalender, wie Sie Ihre  eigenen Fristen, oder die Ihres Teams mit Vertec organisieren können.

In der On-Premise Variante von Vertec können Sie auch bei bestimmten "Events" eine E-Mail automatisch verschicken lassen. Dies empfiehlt sich insbesondere für Mitarbeiter, die sich nicht täglich in Vertec einloggen oder für sehr kritische Aufgaben.

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Aktivitäten

SQL Ordner