Automatische Belegerkennung
Belege in Sekunden einlesen
So schafft die automatische Belegerkennung Nutzen
Mit der automatischen Belegerkennung werden Spesenbelege (Bild oder PDF) beim Hochladen ausgelesen und die relevanten Felder in Vertec automatisch befüllt. Das reduziert manuelle Arbeit, senkt Fehlerquoten und beschleunigt die Abrechnung. Ideal für die mobile Erfassung unterwegs und eine konsistente, prüfsichere Spesenverarbeitung.
- Weniger Tipparbeit und schnellere Freigabe
- Geringere Erfassungsfehler dank automatischer Datenübernahme
- Mobil nutzbar in full‑featured Apps und Phone App
Voraussetzungen
Die Funktion setzt ein lizenziertes Fremdkosten‑Modul voraus und steht in den full‑featured Apps sowie in der Phone App zur Verfügung.
Funktionsweise der automatischen Belegerkennung
- Legen Sie eine neue Spese auf dem gewünschten Projekt an.
- Öffnen Sie die Seite «Belegbild», wählen Sie «Bild laden…» und laden Sie den Beleg (Bild oder PDF) hoch.
- Die Erkennung startet automatisch, das Belegbild erscheint und die erkannten Werte (inkl. Belegdatum) werden in die Spese übernommen.
Falls nicht alle Angaben sicher erkannt wurden, erhalten Sie einen Hinweis und können fehlende Werte manuell ergänzen. Prüfen Sie den Eintrag in jedem Fall kurz – die Verantwortung für korrekte Daten liegt bei Ihnen.
Sonderfälle und Fehlerbehebung
Belege mit mehreren MwSt‑Sätzen werden automatisch in mehrere Spesen aufgeteilt; die erzeugten Folgebelege sind miteinander verknüpft, und das Belegbild bleibt auf dem Originalbeleg.
Kam es beim Einlesen zu einem Fehler (z. B. keine Serververbindung), können Sie den bereits geladenen Beleg in den full‑featured Apps über «Aktionen → Beleg erkennen» erneut verarbeiten lassen.
Tipps für die Einführung
- Definieren Sie klare Spesentypen und Voreinstellungen (z. B. Brutto/Netto, Marge/Preis), um korrekte Beträge sicherzustellen.
- Schulen Sie Mitarbeitende in der Belegerfassung via App (Foto/Upload) und in der kurzen Plausibilitätsprüfung.
- Berücksichtigen Sie interne Freigabeprozesse und die Behandlung von rückzuerstattenden Spesen.
Datenschutz und Compliance
Die Extraktion erfolgt per AI‑basiertem Service, es werden weder die eingereichten Dateien noch die erkannten Daten dauerhaft gespeichert. Handgeschriebene Belege können in vielen Fällen ebenfalls erkannt werden.
Knowledge Base Artikel
Voraussetzungen
Module «Leistung & CRM», «Fremdkosten»
Verwandte Funktionen
Fakturierung, Dokumentenverwaltung
Häufig gestellte Fragen
Kann ich individuelle Felder bei der Kundenverwaltung hinzufügen?
Vertec bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten, mit denen Sie Ihre Prozesse ideal umsetzen können. Eigene Felder können u.a. für die Kundenverwaltung erstellt und genutzt werden.
Kann ich auf die Kundenhistorie zugreifen, um zu sehen, was gerade beim Kunden passiert?
Wenn Sie Ihre Kundenhistorie in Vertec pflegen, können Sie diese jederzeit einsehen. Der Verlauf ist filterbar und wird entweder in einer gesamten Liste oder als Cluster mit Kontaktpunkten wie Mails oder Telefonaten dargestellt. Wir nennen das den Aktivitätenfeed. Mit der Volltextsuche können in Vertec gespeicherte Inhalte, darunter auch E-Mails, von allen berechtigten Personen durchsucht werden. Mit der Outlook App sehen Sie den Aktivitätenfeed eines Kontaktes direkt in Outlook.
Wie kann ich Vertec unverbindlich testen?
Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einer eigenen Umgebung testen.
Sind die Spesen an den Kunden verrechenbar bzw. auf ein Projekt buchbar?
Ja, das ist möglich.
