Vertec AI Chatbot

Der Chatbot hilft Ihnen bei Fragen rund um das Produkt und die Anpassbarkeit der Software. Wie bei allen AI-generierten Daten sollten die Antworten bei kritischen Informationen verifiziert werden. Nehmen Sie dafür gerne Kontakt mit uns auf. Weitere Informationen zur Verarbeitung der Chat-Daten bieten wir auf der Datenschutzseite.

Die besten Antworten liefert der Chatbot, wenn Ihr Input möglichst viele Informationen enthält. Zum Beispiel:

«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»

Der Weg zu Ihrer digitalen Kanzlei mit Vertec

Die anpassbare Rechtsanwaltssoftware von Vertec trägt massgeblich zur Digitalisierung Ihrer Kanzlei bei. Welche Faktoren sind ausserdem wichtig?

Das moderne und anpassbare Kanzleimanagement von Vertec unterstützt Sie nicht nur in allen typischen Arbeitsabläufen in Ihrer Kanzlei, sondern trägt massgeblich dazu bei, Ihre Kanzlei zu digitalisieren.

Verschaffen Sie sich mit Vertec einen Wettbewerbsvorteil

Denn die Zahl der Kanzleien, die Ihre Arbeitsabläufe konsequent digital ausrichten, nimmt zu. Mittlerweile setzen bereits viele unserer Anwaltsneukunden auf das Vertec Cloud Abo. So zum Beispiel die Kanzlei Kröck Sabel Köppel Dispute Resolution Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB aus Deutschland.

Die Umstellung auf integrierte Lösungen bedeutet einen Change für Ihre Kanzlei. Vertec begleitet Sie Schritt für Schritt.

Für Anwaltskanzleien bedeutet die Digitalisierung nicht nur eine Modernisierung ihrer Arbeitsprozesse, sondern bietet zugleich diese drei wesentlichen, langfristigen Vorteile:

  • Steigerung der Effizienz
  • Transparenz der Prozesse und Zusammenarbeit der Partner
  • Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit

Dieser Artikel zeigt die nötigen Schritte zu Ihrer digitalen Kanzlei auf und berücksichtigt dabei die typischen Kanzleiabläufe.

Vertec bei Friedrich Graf von Westphalen & Partner

Die Wirtschaftskanzlei Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB setzt seit einigen Jahren auf Vertec. Im Video erklärt Werner Bachmann, warum er gerade die Anpassbarkeit der Rechtsanwaltssoftware so schätzt.

Werner Bachmann erklärt seinen Nutzen von Vertec
play-button

Bestandsaufnahme und Zielsetzung

Der erste Schritt zu Ihrer digitalen Kanzlei liegt in der gründlichen Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Infrastruktur und der genauen Analyse der eigenen Arbeitsprozesse.

Es ist essenziell, die bestehenden Systeme, Softwarelösungen und Abläufe genau zu kennen. Hier lassen sich bereits mögliche Schwachstellen identifizieren und eine erste Vorstellung davon gewinnen, welche Bereiche optimiert werden müssen und wo man am besten ansetzt.

Wenn man an diesem Punkt über Digitalisierung spricht, sollte von einheitlichen Voraussetzungen ausgegangen werden. Nicht selten kommt es bei dem Begriff Digitalisierung zu unterschiedlichem Verständnis.

Im Zuge der Bestandsaufnahme sollten klare Ziele definiert werden: Möchte die Kanzlei effizientes Arbeiten fördern, die Mandantenkommunikation verbessern oder gar neue digitale Dienstleistungen anbieten? Die Ziele bilden die Grundlage für die weiteren Schritte.

Einführung einer Rechtsanwaltssoftware

Eine anpassbare Rechtsanwaltssoftware wie Vertec ist das Herzstück der digitalen Transformation. Hier laufen alle Fäden zusammen. Administration und Partner arbeiten in nur einer Software-Umgebung zusammen, die sich genau an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen lässt. Die einheitliche Datenbasis reduziert den administrativen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

Vertec deckt dabei alle Funktionalitäten, die in einer Kanzlei erforderlich sind, optimal ab. Hierzu zählen die Mandatseröffnung mit Kollisionsprüfung, Mandanten- und Aktenverwaltung, Fristenmanagement, Dokumentenmanagement, Fakturierung und Gewinnaufteilung.

Digitalisierung von Akten und Dokumenten

Ein weiterer wesentlicher Schritt hin zur digitalen Kanzlei ist die Umstellung von Papierakten auf elektronische Akten. Dies erfordert das Scannen bestehender Dokumente und die Einrichtung eines effizienten digitalen Ablagesystems. Vertec lässt sich dank einer Vielzahl an Schnittstellen an unterschiedliche, moderne Dokumentenmanagementsysteme anbinden, sodass Sie im Vertec Cloud Abo auch ortsunabhängig auf Ihre Unterlagen zugreifen können.

Optimierte Mandantenkommunikation

In Ihrer digitalen Kanzlei haben Sie stets Zugriff auf die Kontaktdaten und Akten Ihrer Mandanten. Vertec lässt sich mit der Vertec Outlook App mit dem E-Mail Client aus Microsoft 365 verzahnen.

Nutzen Sie Ihre Dokumentvorlagen zum E-Mail Versand und legen Sie eingehende Mails und ihre Anhänge direkt auf dem jeweiligen Mandat in Vertec ab. Termine aus Outlook lassen sich direkt per Mausklick nach Vertec übertragen.

So schaffen Sie Nachvollziehbarkeit und haben die Kommunikation mit Ihren Mandanten immer im Blick.

Automatisierung von Routineaufgaben

Mit Vertec machen Sie Schluss mit zeitraubenden, wiederkehrenden Aufgaben, die typischerweise in jeder Kanzlei anfallen. Automatisieren Sie derartige Aufgaben wie zum Beispiel die Fristenkontrolle, Vorlagen für standardisierte Schreiben an Mandaten und vor allem die Fakturierung.

Ein lästiges und fehleranfälliges Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Systemen entfällt. Alle Informationen liegen auf dem jeweiligen Mandat gebündelt vor, Rechnungen erstellen Sie per Knopfdruck. Mit Vertec bilden Sie Ihre individuellen Rechnungs- und Freigabeprozesse massgeschneidert ab.

Interne Akzeptanz und Weiterbildung des Personals

Schaffen Sie Akzeptanz in der Kanzlei für die Veränderung und holen Sie alle Partner bzw. Entscheidungsträger an den Tisch. Beziehen Sie aber auch die Personen, wie z. B. das Sekretariat, mit ein. Parallel ist es zentral, eine digitale Kultur innerhalb der Kanzlei zu fördern, die Offenheit für Veränderungen und Innovationen unterstützt.

Der Einsatz der besten Technologien ist schliesslich wirkungslos, wenn das Personal nicht damit umgehen kann. Setzen Sie daher auf Schulungen und kontinuierliche digitale Weiterbildung der Mitarbeiter als entscheidenden Faktor.

Für die Nutzung von Vertec als Kanzleisoftware bietet Vertec mehrmals pro Jahr kompakte Kurse an. Auch hinsichtlich der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien sollte das Personal am Puls der Zeit bleiben.

Sicherstellung der Datensicherheit und Compliance

Die Digitalisierung bringt neue Herausforderungen im Bereich der Datensicherheit mit sich. Es ist unerlässlich, dass alle digitalen Systeme den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen. Dies umfasst

  • die Implementierung von Firewalls
  • die Wartung der internen IT
  • das regelmässige Einspielen von Sicherheitsupdates
  • die Verwendung der Multifaktorauthentifizierung zur Absicherung Ihrer Zugänge

Vertec ist ISO 27001 zertifiziert und steht damit für hohe Sicherheitsstandards im Umgang mit Daten – essenziell in Ihrer täglichen Arbeit.

Mit dem Vertec Cloud Abo ist Ihre Kanzleisoftware nicht nur schnell einsatzbereit, sondern Sie arbeiten stets mit einer aktuellen Software-Lösung. Vertec spielt alle Updates für Sie ein, unabhängig von Ihren individuellen Anpassungen an die Software. Übrigens, Wartung und Hotline-Service sind ebenfalls inkludiert.

Fazit

Der Weg dahin erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung: Eine digitale Kanzlei bietet Ihnen jedoch erhebliche Vorteile, die letztendlich auf die Gewinnerhöhung einzahlen.

Dank der Automatisierung von Routineaufgaben lässt sich die Effizienz steigern und in einer digitalen Kanzlei die Zusammenarbeit der Partner untereinander und mit ihren Mandanten verbessern. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Richten Sie den Blick nach vorn. Denn, Kanzleien, die den digitalen Wandel aktiv gestalten, sichern sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil und sind besser für die Zukunft gerüstet.

Probieren Sie Vertec doch direkt einmal völlig unverbindlich aus. Auch ohne Registrierung.

Jetzt Kanzleisoftware testen

produkttour

Lernen Sie Vertec in 10 Minuten kennen

Produkt-Tour starten

Section image

Testen Sie Vertec unverbindlich

Jetzt testen

Section image

Entdecken Sie Vertec in einer Live-Demo

Termin vereinbaren

Kontakt

Montag bis Freitag
9-12 und 14-17 Uhr

Vertec 30 Tage kostenlos ausprobieren

Lernen Sie unsere Software mit allen Kernfunktionen kennen

Jetzt testen
Kontakt

Montag bis Freitag
9-12 und 14-17 Uhr

Vertec 30 Tage kostenlos ausprobieren

Lernen Sie unsere Software mit allen Kernfunktionen kennen

Jetzt testen
Bitte wählen Sie Ihren Standort