Justitia Swiss

Justitia 4.0 ist ein Digitalisierungsprojekt der Schweizer Justiz, das darauf abzielt, die bestehenden Papierakten durch elektronische Dossiers zu ersetzen und den Rechtsverkehr über die zentrale Plattform justitia.swiss zu organisieren. 

Mit dieser Zusatzfunktion implementieren Sie eine Anbindung von Vertec an die Plattform, die sich derzeit noch in einer Pilotphase befindet. Damit lassen sich Informationen und Dokumente direkt zwischen Vertec und der Testplattform austauschen: Dokumente können an Behörden gesendet und empfangen werden. Zudem werden automatisch entsprechende Versand- und Empfangsquittungen erstellt und als Aktivität gespeichert.

Weitere Informationen zum Projekt Justitia 4.0 finden Sie in unseren Blogartikel sowie auf deren Webseite.

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Voraussetzungen

Um diese Zusatzfunktion zu nutzen, muss der Bearbeiter eine Technische User ID auf der Plattform justita.swiss besitzen und in Vertec muss die Dokumentspeicherung auf Intern eingestellt sein. 

Anwendung

Im folgenden Beispiel arbeitet der Anwalt Fabian Widmer mit der Zusatzfunktion, um den ein- und ausgehenden Rechtsverkehr mit den Behörden in Vertec abzulegen. Der Rechtsverkehr erfolgt durch die Übermittlung von sogenannten Paketen, die einzelne oder mehrere Dokumente enthalten. Die Pakete werden in Vertec als Aktivität gespeichert und erhalten einen entsprechende Status: Neu, Heruntergeladen, Entwurf, Übermittelt oder Abgerufen. 

Für jede Sendung wird eine Quittung erstellt: Eine Versandquittung, sobald ein Paket in Vertec erstellt und übermittelt wurde sowie eine Empfangsquittung, sobald das Paket von der Behörde auf der Plattform geöffnet wurde. Die Quittungen werden auf dem jeweiligen Paket in einem Unterordner gespeichert und enthalten folgende - von justitia.swiss generierten - Dokumente:

• Die Versandquittung speichert das Dokument Eingangsquittung Eingabe und
• Die Empfangsquittung das Dokument Abrufquittung Eingabe.

Die Quittungen dienen dem rechtsgültigen Nachweis der übermittelten Dokumente.

Nach dem Import der Zusatzfunktion wird in Vertec der Stammordner Justitia mit folgenden Unterordnern angelegt:

• Eingehender Rechtsverkehr
• Ausgehender Rechtsverkehr
• Behördenakten

Um nun die Anbindung an die Plattform zu erreichen, müssen zunächst auf dem Bearbeiter in Vertec auf der Seite Weitere Info die Anmeldedaten der Justitia.Swiss Plattform in die Felder Technische User ID und Technisches User Secret eingetragen werden. Diese finden Sie auf der Plattform unter Organisationseinstellungen > Technischer User.

Eingehender Rechtsverkehr

Auf dem Ordner Eingehender Rechtsverkehr steht die Option Prüfung auf neue eingehende Pakete zur Verfügung, womit alle neuen, eingehenden Akten bzw. Dokumente geladen werden. Folgender Dialog informiert über den Eingang neuer Pakete:

• Mit Ja wird eine Liste der Einträge in einem neuen Tab geöffnet.
• Mit Nein werden die Einträge zwar importiert aber nicht direkt angezeigt - sie erscheinen beim aktualisieren des Ordners.

Falls ein eingehendes Paket eine Referenznummer enthält, die der internen ID des Projekts in Vertec entspricht (bzw. beim Senden einer neuen Akteneinsicht auf der Plattform die entsprechende "Referenznummer des Empfängers" eingetragen wurde), wird der neue Eintrag erstellt und das Projekt automatisch in Vertec zugeordnet. Ansonsten wird ein ungültiger Eintrag angezeigt, bei dem das Projekt direkt in der Liste zugeordnet werden kann:

Via Aktionen-Menü steht nun auch die Option Dokumente herunterladen zur Verfügung. Damit werden die Dokumente aller Einträge in der Liste heruntergeladen (je nachdem die Liste zuerst nach Status Neu filtern). Sie können jedoch auch auf den einzelnen Einträgen heruntergeladen werden.

Ein einzelner Eintrag sieht wie folgt aus:

Hier können die Dokumente via Button heruntergeladen werden. Der Button heisst nach dem Download Antworten (siehe weiter unten).

Die Felder unter Details aktualisieren sich und die Anzahl der heruntergeladenen Dokumente ist ersichtlich. Schliesslich wird zudem festgehalten, von wem, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Dokumente heruntergeladen wurden.

Die erhaltenen Dokumente werden auf Aktivitäten unter Eingabeunterlagen abgelegt und gespeichert. Damit können sie bei Bedarf via Button direkt als E-Mail versendet werden.

In der Liste werden alle Einträge als Neu dargestellt, bei denen die Dokumente noch nicht heruntergeladen wurden. Zudem kann optional via Checkbox gekenntzeichnet werden, ob die Unterlagen bereits verarbeitet wurden:

Ausgehender Rechtsverkehr

Auf einen einzelnen Eintrag im Ordner Eingehender Rechtsverkehr, auf dem die Dokumente bereits heruntergeladen wurden, kann via Antworten reagiert werden:

Es öffnet sich ein neuer Eintrag, auf dem via Button Dokument hinzufügen sowohl

• Dokumente, die bereits in Vertec gespeichert sind, als auch
• Dokumente aus dem Dateisystem

hinzugefügt werden können.

Sobald mindestens 1 Dokument hinzugefügt und das Feld Betreff ausgefüllt wurde, erscheint der Button Eingabe übermitteln. Optional kann im Falle von mehreren hinzugefügten Dokumenten ein Hauptdokument gewählt werden.

Es wird erneut festgehalten, von wem, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Eingabe übermittelt wurde. Das Paket befindet sich im Ordner Ausgehender Rechtsverkehr und speichert unter Quittungen eine entsprechende Versandquittung mit dem Dokument Eingangsquittung Eingabe:

Nach der Übermittlung kann geprüft werden, ob die Behörde das Paket auf der Plattform geöffnet hat. Die Prüfung geschieht entweder via Aktionen-Menü für die gesamte Liste (die Liste zuerst nach dem Status Übermittelt filtern):

Oder auf einem einzelnen Paket via Button Erhalt prüfen: 

• Wenn Nein, erscheint eine Meldung, dass das Paket noch nicht abgerufen wurde.
• Wenn Ja, ändert der Status des Pakets von Übermittelt zu Abgerufen. Das heisst, dass das übermittelte Paket von der Behörde aufgerufen wurde - unabhängig davon, ob die Dokumente bereits heruntergeladen wurden.

Es wird festgehalten, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit das Paket von der Behörde abgerufen wurden. Zudem wird automatisch eine entsprechende Abrufquittung erstellt bzw. das Dokument Abrufquittung Eingabe unter Quittungen > Empfangsquittung gespeichert:

Neues Paket erstellen

Via Neu-Menü lassen sich auf dem Ordner Ausgehender Rechtsverkehr neue Justitia.Swiss Pakete erstellen. Auf einem neuen Paket muss eine Behörde zugeordnet, folgende Felder ausgefüllt und mindestens 1 Dokument hinzugefügt werden, damit es übermittelt werden kann:

Gleichzeitig können auf Projekten, für welche neue, ausgehende Justitia.Swiss Pakete existieren, Aktivitäten erstellt, Dokumente darauf gespeichert und via Button An Justitia.Swiss Paket anhängen dem gewünschten neuen Paket hinzugefügt werden:

Behördenakten

Der Ordner Behördenakten enthält alle heruntergeladenen bzw. von der Behörde empfangenen Dokumente, gruppiert in Dossiers.

Anforderungen und Download

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: