Modernes Mandatsmanagement: mehr Übersicht und höhere Produktivität im Kanzleialltag

In vielen Treuhand- und Steuerkanzleien wird fachlich auf sehr hohem Niveau gearbeitet. Die Teams sind engagiert, die Mandanten gut betreut, und die Prozesse haben sich über Jahre eingespielt. Und doch herrscht in vielen Kanzleien dieses Gefühl von Daueranspannung: Fristen, Rückfragen, Stellvertretungen und Jahresendphasen sorgen regelmässig für Unruhe und letztendlich Stress. Nicht, weil die Mitarbeitenden schlecht organisiert wären, sondern weil die Struktur hinter der Arbeit fehlt.

Die Gefahr: Dies kann mittelfristig zum Wachstumshemmer der Kanzlei werden.

Claudia im Reaktionsmodus

08:17 Uhr, Montagmorgen. Das Telefon klingelt. Ein Mandant fragt wieder nach dem Stand seiner MWST-Abrechnung. Die zuständige Mitarbeiterin ist leider krank. Claudia, ihre Stellvertreterin, sucht: im E-Mail-Postfach, im DMS, in der Aufgabenliste. Mehrere Ordner, mehrere Systeme – alles ist da, nur keine klare und schnelle Antwort. Claudia ist genervt. Der Tag fängt schon stressig an.

Claudia Meier leitet den Treuhandbereich einer mittelgrossen Kanzlei in der Schweiz. Sie ist verantwortlich für rund 180 Mandate und koordiniert ein Team mit mehreren Mitarbeitenden, die teilweise in Teilzeit arbeiten. Die Aufgaben sind typisch für ein Treuhandbüro: Buchhaltung, Mehrwertsteuerabrechnungen, Jahresabschlüsse, Lohnverarbeitungen und zahlreiche wiederkehrende Fristen.

Wie behält man beim Mandatsmanagement den Überblick?

Claudia ist erfahren, engagiert und hat einen hohen Anspruch an Qualität und Mandantenzufriedenheit. Ihre Mitarbeitenden arbeiten gewissenhaft, die Mandanten sind grundsätzlich zufrieden. Trotzdem merkt sie in letzter Zeit, dass sich ihr Arbeitsalltag verändert hat:

Immer häufiger reagiert sie nur noch auf Situationen, statt aktiv zu steuern. Denn Hektik durch Anrufe von Mandanten, kurzfristige Rückfragen aus dem Team oder offene Punkte kurz vor Fristablauf bestimmen ihren Tag.

Was sie besonders belastet, sind die immer gleichen Fragen, die ihr durch den Kopf gehen:

• Wo stehen wir bei Mandat X?
• Ist die Mehrwertsteuer für das dritte Quartal wirklich erledigt?
• Wer hat diese Aufgabe eigentlich übernommen?
• Und warum erfährt sie erst durch einen Mandantenanruf, dass noch etwas offen ist?

Das Kernproblem ist offensichtlich:

Es liegt nicht am Engagement, sondern es fehlt ein gemeinsames Verständnis. Und eine tagesaktuelle Übersicht über alle Aufgaben und Mandate.

Wenn Transparenz personenabhängig wird: Die versteckten Risiken fehlender Standards

Ein genauerer Blick hinter die Kulissen im Team zeigt: Jeder arbeitet sorgfältig, aber auf seine eigene Art. Die Ordnerstrukturen unterscheiden sich, persönliche Checklisten ergänzen die offiziellen Ablagen. Fristen werden zusätzlich in individuellen Excel-Listen geführt. Der Arbeitsstand eines Mandats ist selten zentral sichtbar, sondern oft nur im Kopf oder in den persönlichen Unterlagen der zuständigen Person.

Solange das Team klein ist und alle gut miteinander sprechen, mag dieses System funktionieren. Ansonsten ist Chaos schnell vorprogrammiert. Speziell mit wachsender Mandatszahl und unterschiedlichen Arbeitszeiten steigen die Risiken:

• Stellvertretungen werden unsicher, weil niemand genau weiss, wie weit ein Mandat tatsächlich ist
• Schlimmer: Aufgaben könnten doppelt erledigt oder gar übersehen werden

Jede Nachforschung und ungeklärte Rückfrage kostet Zeit.

Meistens sind mehrere Mitarbeitende involviert. Hochgerechnet auf alle Mandate entsteht hier ein erheblicher Effizienzverlust. Fatal für die Produktivität und Marge. Diese permanenten Unterbrechungen mindern nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit im Team.

Auch Claudia realisiert schnell: Das Dilemma besteht darin, dass Transparenz von einzelnen Personen abhängt und nicht von einer gemeinsamen Struktur getragen wird. Je grösser die Kanzlei wird, desto anfälliger wird dieses System.

Genau hier setzt modernes Mandatsmanagement an.

Perspektivwechsel im Mandatsmanagement: Struktur statt Individualität

Der entscheidende Impuls kommt von extern in einem Gespräch mit einem befreundeten Projektleiter.

Bisher lautete die Devise in der Kanzlei: Wie können wir noch besser individuell arbeiten? Jeder optimierte dabei an seiner eigenen Methode, seiner eigenen Checkliste, seiner eigenen Ordnerstruktur.

Doch nun steht die zentrale Frage im Raum: Wie schaffen wir eine einheitliche, wiederkehrende Struktur für alle Mandate mit tagesaktuellen Daten, auf die jeder Zugriff hat?

Die Kanzlei entscheidet sich, ein modernes Mandatsmanagement einzuführen, das Bestandteil eines Kanzleimanagementsystems ist.

• im Zentrum steht ein Stammordner, der für jedes Mandat und Dienstleistungsbereich gleich aufgebaut ist
• standardisierte Objekte zeigen den Bearbeitungsstand und Fristen
• jährlich wiederkehrende Aufgaben werden strukturiert abgebildet
• überall ist dieselbe Logik vorherrschend

Individuelle Sonderlösungen oder einmalige Anpassungen gehören der Vergangenheit an. An ihre Stelle tritt eine standardisierte, updatefähige Grundlage.

Mehr Fokus und Produktivität durch bessere Übersicht

Einige Monate nach der Einführung des neuen Mandatsmanagements zeigt sich der Effekt deutlich: Claudia kann heute auf einen Blick sehen, wo jedes Mandat steht. Die wichtigsten Aufgaben und Fristen sind transparent, unabhängig davon, wer gerade daran arbeitet.

Stellvertretungen funktionieren jetzt ohne lange Übergaben oder Unsicherheiten. Wenn ein Mandant anruft, kann Claudia sofort Auskunft geben, ohne erst verschiedene Personen oder Listen konsultieren zu müssen. Mitarbeitende können sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren – statt auf das Suchen von Informationen. Aus hektischer Reaktion wird kontrollierte Handlungsfähigkeit. Die wiederkehrenden Aufgaben laufen strukturiert durch das Jahr. Es existiert mehr Zeit für das Wesentliche.

Der Arbeitsalltag fühlt sich anders an: ruhiger, klarer und besser planbar. Es ist ein neues Verständnis der Sicherheit, das durch echte Transparenz und eine einheitliche Struktur entsteht. Prozesse wiederholen sich nach derselben Logik, unabhängig davon, wer sie ausführt.

Mandatsmanagement mit Zukunft bei Mattig Suter

Die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner setzt seit vielen Jahren beim Mandatsmanagement auf die Software für Treuhandbüros von Vertec.

3:02 Min

Fazit

Damals, an diesem Montagmorgen, fühlte sich der Tag länger an, als er war. Heute weiss Claudia: Das Problem war nie das Engagement ihres Teams. Es war die fehlende gemeinsame Struktur. Genau diese neue Struktur ist es, die den Unterschied macht zwischen einem Alltag im Reaktionsmodus und einer Kanzlei, die planbar und zukunftsfähig geführt werden kann.

Moderne Kanzleien wachsen nicht schneller, weil sie mehr arbeiten – sondern weil sie klarer organisiert sind. Damit entsteht wirtschaftlich erfolgreiches Arbeiten.