Neue Compliance-Pflichten, neue Prozesse und warum digitale Lösungen entscheidend werden

Am 1. Oktober 2026 tritt die revidierte Geldwäschereigesetzgebung (GwG) in der Schweiz in Kraft. Die Änderungen bringen eine wesentliche Erweiterung des Anwendungsbereichs mit sich: Erstmals können deutlich mehr Beratungsunternehmen und Treuhanddienstleister unter die GwG-Pflichten fallen.

Für viele Kanzleien und Treuhandunternehmen bedeutet das einen grundlegenden Wandel. Die Sorgfaltspflichten, die bislang Finanzintermediären vorbehalten waren, gelten künftig auch für ausgewählte Beratungstätigkeiten. Damit steigen nicht nur die regulatorischen Anforderungen, sondern auch die Anforderungen an interne Prozesse, Dokumentation und Organisation.

Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur: «Sind wir betroffen?» sondern auch: «Wie lassen sich die neuen Anforderungen effizient und nachhaltig im Tagesgeschäft umsetzen?»

Wer ist von der GwG-Revision 2026 betroffen?

Mit der Revision wird der Kreis der Unternehmen erweitert, die dem Geldwäschereigesetz unterstellt sein können.

Neu können insbesondere Beratungsleistungen im Zusammenhang mit bestimmten wirtschaftlichen Vorgängen eine GwG-Unterstellung auslösen. Dazu gehören unter anderem Tätigkeiten rund um:

• Gründung, Strukturierung oder Verkauf von Gesellschaften
• Kauf und Verkauf von Unternehmen
• bestimmte Immobilientransaktionen
• Domizilierungsdienstleistungen
• Verwaltung von nicht operativ tätigen Gesellschaften

Damit betrifft die Revision auch viele Kanzleien und Treuhandunternehmen, die bisher nicht mit GwG-Anforderungen konfrontiert waren. Die bisherige Annahme «Wir verwalten keine Kundengelder und sind deshalb nicht betroffen» greift künftig nicht mehr in allen Fällen. Entscheidend wird vielmehr, welche Dienstleistungen erbracht werden und ob diese unter die neuen gesetzlichen Vorgaben fallen.

Bereits die Beratung und Mitwirkung kann relevant werden

Eine der wichtigsten Änderungen betrifft den Umfang der Tätigkeit.

Nicht erst die Durchführung einer Transaktion oder die Verwaltung von Vermögenswerten kann eine GwG-Pflicht auslösen. Bereits die berufsmässige Beratung oder Mitwirkung an bestimmten Vorgängen kann künftig relevant sein.

Für Kanzleien und Treuhänder verändert sich damit die Perspektive:

Die entscheidende Frage ist nicht mehr nur: «Verwalten wir Vermögenswerte unserer Kunden?» sondern zunehmend: «Begleiten wir Kunden bei Tätigkeiten, die unter die neuen GwG-Bestimmungen fallen?»

Diese neue Betrachtungsweise erfordert eine genaue Analyse der eigenen Dienstleistungen und Mandatsprozesse.

Das folgende Prüfschema veranschaulicht die wesentlichen Prüfschritte auf einen Blick.

Was bedeutet eine GwG-Unterstellung konkret?

Für Unternehmen, die künftig dem GwG unterstellt sind, entstehen verschiedene neue Pflichten. Dazu gehören insbesondere:

Identifikation von Vertragsparteien

Kunden und Vertragspartner müssen eindeutig identifiziert werden. Dabei geht es nicht nur um die Erfassung von Stammdaten, sondern um eine nachvollziehbare Dokumentation der Identifikation.

Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten

Unternehmen müssen klären, wer tatsächlich hinter einer Geschäftsbeziehung steht und wer wirtschaftlich davon profitiert. Gerade bei komplexen Gesellschaftsstrukturen kann dies einen erheblichen Prüfaufwand verursachen.

Risikobeurteilungen

Geschäftsbeziehungen müssen hinsichtlich möglicher Risiken beurteilt werden. Dafür braucht es strukturierte Prozesse und klare Kriterien.

Dokumentations- und Nachweispflichten

Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten muss jederzeit nachvollziehbar sein. Es reicht künftig nicht mehr aus, Informationen zu kennen. Entscheidend ist, dass diese Informationen dokumentiert, aktuell gehalten und bei Kontrollen nachgewiesen werden können.

Neue Anforderungen an Organisation und interne Prozesse

Neben den direkten Sorgfaltspflichten bringt die Revision auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Betroffene Unternehmen benötigen unter anderem:

• interne Vorgaben und Prozesse
• klare Verantwortlichkeiten
• Schulungen für Mitarbeitende
• Kontrollmechanismen
• eine nachvollziehbare Dokumentation der getroffenen Massnahmen

Gerade für Kanzleien und Treuhandunternehmen liegt die grösste Herausforderung nicht in der einmaligen Erfassung von Informationen.

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, diese Anforderungen dauerhaft und konsistent in den Arbeitsalltag zu integrieren – über verschiedene Mandate, Mitarbeitende und Geschäftsprozesse hinweg.

Warum manuelle Prozesse an ihre Grenzen kommen

Viele Unternehmen arbeiten heute mit einer Kombination aus ERP-Systemen, Excel-Listen, Word-Dokumenten und individuellen Ablagen. Für einfache Anforderungen mag dieser Ansatz funktionieren. Mit steigenden regulatorischen Anforderungen entstehen jedoch schnell Herausforderungen:

• Informationen liegen verteilt in verschiedenen Systemen
• Aktualisierungen werden nicht zentral dokumentiert
• Prüfungen sind schwer nachvollziehbar
• Mitarbeitende arbeiten mit unterschiedlichen Abläufen
• Der Aufwand für Kontrollen steigt

Die GwG-Revision zeigt deshalb auch eine organisatorische Chance auf: Compliance-Prozesse können neu gedacht und stärker digital integriert werden.

Compliance dort abbilden, wo Mandate entstehen

Die effizienteste Lösung besteht darin, Compliance nicht als zusätzlichen Prozess neben dem Tagesgeschäft zu betrachten. Vielmehr sollten relevante Informationen und Prüfungen dort erfasst werden, wo die Mandatsarbeit stattfindet. Eine integrierte digitale Lösung ermöglicht:

• strukturierte Erfassung von Compliance-relevanten Informationen
• nachvollziehbare Dokumentation von Prüfungen
• klare Prozesse für Mitarbeitende
• bessere Transparenz über Mandate und Risiken
• weniger manuelle Arbeitsschritte

So wird Compliance nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern zu einem Bestandteil effizienter Arbeitsprozesse.

Vertec unterstützt die Integration von Compliance-Prozessen

Vertec ermöglicht es Kanzleien und Treuhandunternehmen, Compliance-Prozesse direkt in bestehende Mandats- und Arbeitsabläufe zu integrieren.

Bereits bei der Mandatseröffnung können mittels Checklisten Aufgaben abgearbeitet und dokumentiert werden. Relevante Informationen lassen sich strukturiert erfassen, Prüfungen nachvollziehbar dokumentieren und Compliance-Anforderungen direkt mit bestehenden Prozessen verbinden.

Je nach Anforderungen können dabei auch spezialisierte Lösungen und Dienstleister integriert werden. So entsteht keine zusätzliche Insellösung, sondern eine zentrale Arbeitsumgebung, in der Mandatsmanagement und Compliance-Prozesse effizient zusammenspielen.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zur Vorbereitung

Da die Bestimmungen bereits im Oktober 2026 in Kraft treten, sollten Unternehmen jetzt prüfen:

• Welche Dienstleistungen sind künftig betroffen?
• Welche Prozesse müssen angepasst werden?
• Welche Informationen müssen künftig dokumentiert werden?
• Wie können Mitarbeitende effizient unterstützt werden?

Wer rechtzeitig handelt, schafft nicht nur regulatorische Sicherheit, sondern kann gleichzeitig bestehende Abläufe modernisieren und effizienter gestalten. 

Die GwG-Revision 2026 ist damit nicht nur eine neue Compliance-Anforderung – sie ist auch eine Gelegenheit, Mandatsprozesse digitaler, transparenter und zukunftsfähiger aufzustellen.

Praxiseinblicke aus unserem Event vom 8. Juli 2026

Wie aktuell und relevant die GwG-Revision 2026 ist, zeigte auch unser Event vom 8. Juli 2026. Gemeinsam mit Michèle Landtwing Leupi, Legal Partner bei MME, und Maximilian Reinhard, CPO & Co-Founder von Legalian, haben wir die Auswirkungen der Gesetzesrevision auf Kanzleien und Treuhandunternehmen beleuchtet.

Im Fokus standen die Fragen, welche Dienstleistungen künftig unter die GwG-Bestimmungen fallen können, welche organisatorischen Anpassungen erforderlich werden und wie sich die neuen Sorgfalts- und Dokumentationspflichten effizient in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen.

Die Diskussionen und Fragen aus dem Publikum haben deutlich gemacht: Die Unsicherheit bezüglich der neuen Regelungen ist gross und der Bedarf an praxisnahen Lösungen entsprechend hoch. Viele Unternehmen beschäftigen sich aktuell damit, ihre Prozesse rechtzeitig auf die neuen Anforderungen auszurichten und gleichzeitig den administrativen Aufwand im Rahmen zu halten.

Alle Inhalte und weiterführenden Informationen finden Sie in den Präsentationsfolien: 

• Handlungsbedarf unter dem revidierten Geldwäschereigesetz.pdf
• Legalian – GwG-Lösungen für die Schweiz.pdf
• Vertec im Zusammenspiel mit Legalian.pdf

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