AbaConnect XML Debitoren Schnittstelle

Produktlinien: Expert
Module: Leistung & CRM
Erstellt: 10.01.2017, Änderung:
Hinweis auf Buchen ohne Customer-Lizenz hinzugefügt.
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Bei der AbaConnect XML Datei Schnittstelle handelt es sich um eine Dateischnittstelle. Wenn in Vertec ein Buchhaltungsbefehl ausgeführt wird, so werden entweder die entsprechenden Daten in eine Datei geschrieben, oder Daten aus einer Datei von Abacus ausgelesen. Für den Import / Export der besagten Dateien ist der Kunde verantwortlich.

Ab Vertec Version 6.2.0.4 funktioniert das Buchen von Debitorrechnungen ohne die Abacus-Lizenz für das Interface "Customer". Das bedeutet: Ab dann können auch Kunden, die nur "Document" lizenziert haben, die Schnittstelle verwenden.

Installieren der Schnittstelle

Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Öffnen Sie die AbaConnect XML Debitoren Schnittstelle und drücken auf Installieren.

Systemeinstellungen in Vertec

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitorenschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Weitere Systemeinstellungen für die AbaConnect XML Debitoren Schnittstelle sind:

  • Abacus Adressnummer Unique: Ist diese Option gesetzt, muss die Nummer eines Personenkontos (PK) gleich sein wie die Nummer seiner Adresse, welche ein eigenes Objekt in Abacus ist. Diese Einstellung gibt es in Abacus und in Vertec. Sie muss in beiden Systemen gleich gesetzt sein.PropertyName: AbacusAdressnummerUnique. BooleanProperty.
  • Abacus Pfad für XML Dateien: Alle Dateien, welche von der Schnittstelle geschrieben oder gelesen werden, befinden sich im Dateiverzeichnis, welches hier hinterlegt werden kann.PropertyName: AbacusExportPath. StringProperty.
  • Da die Daten von Vertec nach Abacus gehen, muss Vertec die nächsten zu verwendenden Adress-, Debitor-, und Debitorbelegnummern kennen. Diese sind in den folgenden Systemeinstellungen zu hinterlegen und müssen zu den Einstellungen in Abacus passen:
    • Abacus nächste AdressnummerPropertyName: AbacusNextAdressNumber. IntegerProperty.
    • Abacus nächste Debi BelegnummerPropertyName: AbacusNextBelegNumber. IntegerProperty.
    • Abacus nächste KundennummerPropertyName: AbacusNextKundenNumber. IntegerProperty.

    Die Zahlen werden jeweils automatisch inkrementiert. Wird jedoch in Abacus ein Wert verändert, z.B. eine neue Adresse erzeugt, muss der Wert in Vertec entsprechend manuell angepasst werden.

  • Abacus Haben-Kostenstelle2 Expression: Hier kann eine OCL-Expression angegeben werden. Diese bezieht sich auf das Projekt der gebuchten Rechnung, das Ergebnis wird dann bei jeder Buchungs-Position als Haben-KST2 übergeben. Da es sich bei der Haben-KST2 um ein Konto handelt, muss das Ergebnis ein Integer sein.Die Expression wird direkt als OCL interpretiert und muss darum nicht noch extra in %-Zeichen eingefasst werden.PropertyName: AbacusProjektnummerExpression. StringProperty.
  • Debitorbuchungen Stornierungsmethode: Hier wird eingestellt, ob Vertec beim Stornieren von Debitoren die Variante Storno oder Interne Gutschrift verwenden soll. Diese Einstellung kann im laufenden Betrieb umgestellt werden.PropertyName: Stornierungsmethode. AuswahlProperty.
  • Fibu Mandant: Geschäftsbereiche betreffen in Abacus nur Bewegungsdaten (Buchungen), nicht Stammdaten (Personenkonto). In Vertec sind die Geschäftsbereiche so implementiert, dass sie eine Eigenschaft des Personenkontos sind. Das heisst, ein Personenkonto weiss, in welchen Geschäftsbereich es buchen soll, und bucht immer in denselben Geschäftsbereich. Bereichsübergreifende Buchungen werden derzeit nicht unterstützt.Der Geschäftsbereich muss dem Code des Mandanten mit einem Bindestrich folgend eingetragen werden. Soll also ein Personenkonto in den Geschäftsbereich 10 des Mandanten 7777 gebucht werden, so muss der Eintrag 7777-10 lauten.Auf Ebene Projekttyp und Projekt kann diese Einstellung unter Buchhaltung > Datenbank Fibu bei Bedarf überschrieben werden.PropertyName: DatenbankFibu. StringProperty.
  • Rechnungsnummer als Abacus Belegnummer verwenden: Ist dieses Property auf Ja, so wird als Belegnummer die Rechnungsnummer verwendet. Die Nummernkreise in Abacus für Rechnungsnummern und Buchungsnummern müssen in diesem Fall identisch sein.Falls ESR aus Vertec verwendet werden, muss diese Einstellung auf Ja gesetzt werden. Die Rechnungsnummer wird in der ESR Kodierzeile übergeben. Damit Abacus beim Einlesen der Zahlungen von Post/Bank die Rechnungen zuordnen kann, muss die Belegnummer in Abacus die Rechnungsnummer in Vertec sein.PropertyName: AbacusUseRechnungBelegnummer. BooleanProperty.

Dateien aus Vertec

Vertec schreibt seine Buchhaltungsdaten in laufende Arbeitsdateien, welche im oben genannten Abacus Pfad für XML Dateien abgelegt werden. Arbeitsdateien sind immer mandantspezifisch und heissen zum Beispiel: DEBI_7777.xml. Es handelt sich hier um eine Datei mit Debitordaten für den Mandanten 7777. Diese Dateien dürfen vom Benutzer nicht verändert werden.

Bevor Sie die Daten in Abacus einlesen können, muss die Buchungsdatei abgeschlossen werden. Klicken Sie dafür auf Menü Aktionen > Abacus Debitoren Buchungsdatei abschliessen. Dieser Befehl überführt die Daten aus der Arbeitsdatei in Importdateien mit voranstehendem Zeitstempel. Diese Dateien werden von Vertec nicht mehr verändert und können in Abacus eingelesen werden. Bei anschliessenden erneuten Buchhaltungsbefehlen in Vertec legt Vertec selbstständig neue Arbeitsdateien an.

Daten in Abacus einlesen

In Abacus werden die Daten im Programm 625 eingelesen. Die Importdateien enthalten die Mandantinformationen. Wird versucht, mandantfremde Daten in einen Mandanten einzulesen, wird von Abacus ein Fehler gemeldet. Abacus generiert beim Import ein Fehlerprotokoll. Falls Fehler gemeldet werden, müssen die entsprechenden Daten in Vertec und / oder Abacus vom Kunden korrigiert und der fehlgeschlagene Buchhaltungsbefehl erneut augeführt werden.

Verwendeter Ländercode

Die Abacus Schnittstellen haben eine eingebaute Mapping Tabelle zur Bestimmung des bei Buchungen zu verwendenden Country-Codes. Diese Tabelle erlaubt es, dass Klartext Ländernamen in Vertec Adresseinträgen auf die von Abacus verwendeten Länderkürzel umgesetzt werden (z.B. Schweiz = CH). Im Moment enthält die Mapping-Tabelle Einträge für die Schweiz, Deutschland, Italien und Frankreich.

Ist ein Land nicht in dieser Tabelle, verwendet die Schnittstelle ab Vertec 6.1.0.12 das Land auf der Adresse direkt als Countrycode für die Schnittstelle. Es muss also darauf geachtet werden, dass das Land ein gültiger Abacus Ländercode ist. Ist das Land leer, wird CH verwendet.

Beispiel Standardländercode:

  • leer: CH wird übergeben (Defaultwert)
  • DE oder DEU: DE wird übergeben (in Mapping-Tabelle)
  • AT: nicht in Vertec-Mapping-Tabelle, aber in Abacus vorhanden
  • OE: gibt Abacus-Fehler, da in Abacus nicht bekannt

Möglicher Fehler im Abacus Fehlerprotokoll

Wurde die Rechnungsnummer schon einmal importiert, erscheint folgende Meldung im Abacus Logfile:

      Beleg-Mutationen noch nicht freigegeben

Dies kann der Fall sein bei Storno und anschliessender Korrektur. Das korrekte Vorgehen ist: Buchung stornieren, Vertec Rechnung verrechnen rückgängig machen und sicherstellen, dass die Rechnung die nächste korrekte Rechnungsnummer erhält. Das geschieht entweder über Löschen und neu Erzeugen der Rechnung oder, wenn Sie die bestehende Rechnung weiterverwenden möchten, über manuelles Setzen der nächsten Rechnungsnummer (in diesem Fall muss in den Systemeinstellungen Rechnung die Nächste Rechnungsnummer entsprechend gesetzt werden). Diese Rechnung verrechnen und verbuchen.

Dateien aus Abacus

Um Personenkonten, Konten und Kostenstellen aus Abacus in Vertec auswählen zu können, müssen diese in Abacus exportiert und die Dateien mit korrektem Namen im oben genannten Abacus Pfad für XML Dateien abgelegt werden.

Personenkonten

  • Name der Datei: customers.xml
  • Export: Programm 625, Version 2012

Konten

  • Name der Datei: accounts.txt
  • Export: Programm 425, mit Cursor im Feld Nummer F4 drücken, eine Liste der Konten erscheint. Am unteren Fensterrand können die Daten in eine Datei exportiert werden. Die Spalten müssen der Standardeinstellung von Abacus entsprechen.

Kostenstellen

  • Name der Datei: costcenters.txt
  • Export: Programm 426, mit Cursor im Feld Nummer F4 drücken, eine Liste der Kostenstellen erscheint. Am unteren Fensterrand können die Daten in eine Datei exportiert werden. Die Spalten müssen der Standardeinstellung von Abacus entsprechen.

Daten in Vertec einlesen

Befinden sich diese Dateien im Verzeichnis, können die Werte in Vertec in den entsprechenden Feldern ausgewählt werden:

Die Daten sind mandantspezifisch. In Vertec wird der Mandant beim Lesen dieser Daten aber nicht berücksichtigt. Bitte vergewissern Sie sich, dass sich die verwendeten Dateien auf den richtigen Mandanten beziehen, bevor Sie sie verwenden.

Zahlungsabgleich

Um einen Zahlungsabgleich durchzuführen, müssen die Zahlungen in Abacus exportiert und die Datei mit korrektem Namen im oben genannten Abacus Pfad für XML Dateien abgelegt werden.

  • Name der Datei: payments.xml
  • Export: Programm 625, Version 2012

Die Daten sind mandantspezifisch. In Vertec wird der Mandant beim Lesen dieser Daten berücksichtigt, sofern er mitgegeben wird. Um den Mandanten mitzugeben, kann im Programm 625 unter Export > Einstellungen die Checkbox Mandantennummer exportieren ausgewählt werden. Vertec empfiehlt dies zu tun.

Daraufhin kann in Vertec der Zahlungsabgleich durchgeführt werden wie im Artikel Zahlungsabgleich mit Vertec beschrieben.