Konfiguration: Reisekosten DE

Produktlinien: Expert
Erstellt: 13.07.2020, Änderung:
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Diese Konfiguration implementiert die Möglichkeit für Deutschland, eine Reise zu erfassen und die daraus resultierenden rückzuerstattenden Reisekosten automatisch berechnen und die entsprechenden Belege anlegen zu lassen.

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6.4

Verwendet die Texte als Multi-Language Strings, welche mit Vertec 6.4 implementiert wurden.

In Versionen vor 6.4.0.8 kann es sein, dass nicht alle Werte übersetzt sind, da die vollständige Übersetzung dieser Konfiguration erst mit dieser Version erfolgt. Auf die Funktionalität hat dies jedoch keinen Einfluss.

ConfigSet_ReisekostenDE.xml

Anforderungen

  • Für diese Konfiguration ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
  • Die Zusatzklassen 20 und 21 dürfen noch nicht in Verwendung sein.
  • Es handelt sich um eine Konfiguration für Deutschland. Die Währung Euro muss vorhanden sein (nicht zwingend als Leitwährung).
  • Gibt es bereits die Spesentypen KM Privat und KM Firma in Ihrem System, so muss diesen eine Eintrag Id zugewiesen werden, bevor die Konfiguration importiert wird. Dies kann via Python über argobject.eintragid="ExpenseTypeKMPRIVAT" bzw. argobject.eintragid="ExpenseTypeKMFIRMA" auf dem jeweiligen Spesentyp geschehen.

Enthaltene Konfigurationen

Durch den Import der Konfiguration werden folgende Objekte angelegt:

Zusatzfelder und Zusatzklassen

Spesentypen

  • KM Firma, KM Privat (falls noch nicht vorhanden, siehe unter Anforderungen weiter oben)
  • Verpflegung

Die Spesentypen KM Privat und KM Firma können nach Bedarf an die eigenen verbindlichen Beträge angepasst werden.

Scripts

  • Event-Script: Event: Reisekosten berechnen
  • Event-Script: Event: Neue Spese in Reise
  • Script: customlogic_configSets

Benutzergruppen

  • Reisekosten Supervisoren: Erlaubt das Erfassen von Reisen (Zusatzklasse20) sowie von Reisezielen (Zusatzklasse21), sofern Zugriff auf den Ordner Einstellungen besteht.
  • Reisekosten Erfasser: Erlaubt das Erfassen von Reisen (Zusatzklasse20)

Die Bearbeiter müssen den entsprechenden Benutzergruppen zugeordnet werden.

Custom-Link-Typen

  • Kilometerpauschalen - Reise zu Kilometerpauschale (Spesen - Zusatzklasse20)
  • Verpflegungspauschalen - Reise (Spesen - Zusatzklasse20)
  • Mitarbeiter - Reisen (Projektbearbeiter - Zusatzklasse20)
  • Belege - Reise zu Beleg (Spesen - Zusatzklasse20)

Ordner

  • Ordner Reisen im Ordner HR (der Ordner HR wird entweder neu erzeugt oder derjenige aus der Konfiguration: HR verwendet, falls bereits vorhanden)
  • Ordner Reiseziele im Ordner Einstellungen.

Grundeinstellungen

Sobald Sie die Konfiguration importiert haben, können Sie folgende Grundeinstellungen für das Erfassen von Reisen vornehmen:

Reiseziele hinterlegen

Im Ordner Einstellungen > Reiseziele müssen die Reiseziele und die entsprechenden Verpflegungspauschalen hinterlegt werden. Bereits vordefiniert sind Deutschland, Österreich und Schweiz:

Falls Sie weitere Länder benötigen, können Sie sie hier erfassen mit rechter Maustaste auf den Ordner Reiseziele > Neu > Reiseziel.

Die Währung der Reiseziele ist implizit Euro, die Beträge werden also immer in Euro angegeben, egal, um welches Land es sich handelt.

Spesentypen anpassen

  • Hinterlegen Sie bei den Spesentypen KM Privat und KM Firma Ihre eigenen verbindlichen Beträge.
  • Beim Spesentyp Verpflegung müssen keine Beträge gesetzt werden, diese werden aus den Reisezielen berechnet.

Bearbeiter zu Benutzergruppen zuordnen

Ordnen Sie die Bearbeiter den Benutzergruppen zu:

  • Bearbeiter, die ihre eigenen Reisen erfassen sollen, müssen zur Benutzergruppe Reisekosten Erfasser zugeordnet werden.
  • Bearbeiter, die Reiseziele hinterlegen sollen, müssen zur Benutzergruppe Reisekosten Supervisoren zugeordnet werden. Um Reiseziele zu hinterlegen, müssen sie den Ordner Einstellungen sehen.

Reisen erfassen

Eine neue Reise wird auf dem Bearbeiter über rechte Maustaste bzw. Neu-Menü > Reise erzeugt:

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Beschreibung Geben Sie hier die Bezeichnung Ihrer Reise ein. Die Anzeige der Reise setzt sich zusammen aus Von-Datum und Beschreibung.
Projekt Eine Reise muss einem Projekt zugeordnet werden.
Phase Sind auf dem Projekt Phasen vorhanden, muss hier eine Phase ausgewählt werden.
Von Datum / Zeit Hier wird das Startdatum der Reise und die Startzeit angegeben.
Bis Datum / Zeit Hier wird das Enddatum der Reise und die Endzeit angegeben.
Reiseziel
Adresse / Adresse Freitext

Bei Eintrag des Projektes wird die Adresse des Kunden automatisch ergänzt, sofern noch keine Adresse (Vertec-Adresse oder Freitext) eingetragen ist. Wenn bereits eine Adresse eingetragen ist, wird diese auch bei Ändern des Projektes nicht wieder überschrieben.

Wird eine Vertec-Adresse ausgewählt, so wird der Adresstext in den Freitext übernommen. Das ist insbesondere hilfreich, wenn es mehrere Adressen mit gleichem Namen, aber unterschiedlichen Adressen gibt.

Sobald ein Datumsintervall eingegeben ist, erscheint eine zweite Seite, wo die Reisedetails erfasst werden können:

Für jeden Tag der Reise kann eingegeben werden,

  • welche Mahlzeiten kostenfrei erhalten wurden, z.B. das Frühstück im Hotel
  • wie viele Kilometer an diesem Tag mit einem Firmen- oder Privatwagen gefahren wurden
  • ob in einem vom Reiseziel abweichenden Land übernachtet wurde und in welchem

Auf Basis dieser Informationen werden die Verpflegungs- und Kilometerpauschalen automatisch berechnet und die entsprechenden Spesenbelege erzeugt. Für die Berechnung der Verpflegungspauschalen sind die in den Reisezielen hinterlegten Tagessätze relevant. Es gilt abhängig vom Reiseziel:

  • Aufenthalt <8 h und kein An-/Abreisetag: keine Verpflegungspauschale
  • Aufenthalt >=8 h und <24 h oder An-/Abreisetag: Tagessatz untertägig
  • Aufenthalt >= 24 h: voller Tagessatz

Diese Tagessätze werden wie folgt gekürzt:

  • Frühstück erhalten: -20%
  • Mittagessen erhalten: -40%
  • Abendessen erhalten: -40%

Auch an einem An-/Abreisetag oder einem Tag mit Aufenthalt <= 24 h gibt es Abzüge für kostenfrei erhaltene Mahlzeiten. Allerdings werden die Abüge immer auf Basis des vollen Tagessatzes berechnet (ein Frühstück ist nicht deshalb billiger, weil man kürzer vor Ort bleibt). Dadurch kann die Summe der Abzüge höher sein als der zu erstattende Satz. In diesem Fall gibt es 0 Euro Erstattung, es gibt keine negativen Beträge.

Die Kilometerpauschalen werden je nach ausgewähltem Spesentyp (KM Privat oder KM Firma) angelegt und berechnet. Wenn KM Firma ausgewählt ist, werden in der Regel keine Fahrtkosten rückerstattet, weil der Mitarbeiter dann mit dem Firmenwagen unterwegs ist und die Firma die Kosten direkt bezahlt.

Reise in Bearbeiterwährung

Die Währung der Reiseziele ist implizit immer in Euro angegeben.

Die Währung in Listen von Reisen und auf den Reiseseiten ist immer in der Bearbeiterwährung angegeben. Wenn Sie den Cursor auf einem Betrag positionieren, erscheint ein entsprechender Tooltip:

Zusätzliche Belege erfassen

Weitere Belege können manuell unter Belege erfasst werden.

Bei Eingabe z.B. von Belegen in anderen Währungen als der Bearbeiterwährung wird auf der Reiseseite ein Hinweis angezeigt, dass Belege in Fremdwährungen vorhanden sind:

Eine Reise im Nachhinein verändern

Eine Reise kann theoretisch noch verändert werden, wenn bereits Spesen der Reise verrechnet wurden. In diesem Fall können diese Spesen natürlich nicht mehr angepasst werden. Es gibt dann einen entsprechenden Hinweis auf der Reiseseite: