Vertec Word Addin

Die Dokumentverwaltungs-Features von Vertec können auch direkt aus Microsoft Word heraus verwendet werden. Die Word-Integration wird standardmässig durch das Setup Programm installiert. Sie können das Word-Addin auch manuell installieren bzw. deinstallieren. Siehe dazu den Artikel Vertec Addins installieren.

Im Word erscheint eine Vertec Symbolleiste mit zwei Buttons:

Soll das aktive Word-Dokument in die Vertec Dokumentenverwaltung eingebunden werden, klicken Sie auf den Button In Vertec speichern. Es erscheint der Addin-Dialog, welcher das Suchen in Projekten und Adressen erlaubt.

In Vertec wird daraufhin eine Aktivität erzeugt und das Dokument dieser angehängt.

Dieser Button ermöglicht es, Serienbriefe mit Vertec auszuführen. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, müssen Sie es speichern, bevor Sie den Seriendruck vorbereiten können. Sie können es auf dem Filesystem speichern, oder direkt in Vertec speichern.

Wenn Sie auf den Button Serienbrief vorbereiten klicken, erscheint folgender Dialog:

• Ja: alle Einträge in Vertec, an die der Seriendruck versandt wurde, erhalten eine Aktivität zugeordnet, mit der dieses Dokument verknüpft ist. Dafür müssen Sie es hier mit einem Projekt verknüpfen. Zum Beispiel erfassen Sie den Versand der Grusskarte auf das interne Projekt für Marketing-Aktivitäten. Dann können Sie hier das Dokument mit diesem Projekt verknüpfen. Es erscheint dann derselbe Dialog wie bei In Vertec speichern (siehe oben).
• Nein: Sie können mit dem Seriendruck normal weiterfahren, falls das Dokument auf dem Filesystem gespeichert ist. Der Serienbrief wird dann jedoch nicht automatisch mit Vertec verknüpft.

Danach öffnet sich der Vertec Ordner-Auswahl Dialog:

Wählen Sie den Ordner aus, für den Sie den Seriendruck ausführen möchten.

Klicken Sie auf OK. Als Seriendruckfelder erscheinen alle Felder zur Auswahl, die als Spalte in der Liste des entsprechenden Ordners im Vertec sichtbar sind. Wenn Sie also ein bestimmtes Feld nicht zur Auswahl erhalten, passen Sie die entsprechende Liste im Vertec an und führen Sie den Vorgang erneut durch.

Möchten Sie die Ergebnisliste sortieren, können Sie dies direkt im Word über Empfängerliste bearbeiten > Sortieren tun:

Nun erhalten Sie die gewohnten Seriendruckfelder in den Symbolleisten. Bewegen Sie den Cursor im Dokument an die Position, an der Sie ein Feld einfügen wollen. Über den Button Seriendruckfeld einfügen können Sie das entsprechende Feld auswählen.

Wenn Sie alle Felder eingefügt haben, klicken Sie auf den Button Zusammenführen im Word (je nach Word-Version auch Button Seriendruck > Zusammenführen oder Seriendruck in ein neues Dokument). Der Serienbrief wird daraufhin erstellt. Falls dem Dokument eine Aktivität zugeordnet wurde (siehe oben, bei Dialog wurde Ja geklickt), dann wird diese jedem Eintrag im ausgewählten Vertec-Ordner zugeordnet.

Im Hintergrund wird eine Datei mit den Daten angelegt. Diese befindet sich im gleichen Verzeichnis wie das Dokument und hat folgenden Namen data<id des Ordners>.dat (z.B. data32500.dat).