Phone App: Bedienung und Verwendung

Die Installation der Vertec Phone App ist im Artikel Phone App: Installation und Konfiguration beschrieben.

Ein Klick auf das Vertec Icon startet die Applikation.

Es öffnet sich die Wochenansicht. Markiert ist der heutige Tag:

Der Punkt neben dem Wochentag zeigt den heutigen Tag an. Der grüne Strich unterhalb zeigt den selektierten Tag. Durch Klick auf das Icon oben rechts kann man jederzeit wieder zum heutigen Tag in der Liste navigieren.

Im Menübalken unten kann zwischen Leistungen, Spesen, Aktivitäten und Abwesenheiten des oben ausgewählten Tags navigiert werden.

Hinweise:

• Wenn Sie keinen horizontalen Menübalken sehen, liegt das daran, dass Sie noch nicht mit der neusten Phone App Version arbeiten. In diesem Fall finden Sie die einzelnen Menüpunkte im Hauptmenü.
• Sehen Sie zwar den horizontalen Menübalken, darin aber keine Abwesenheiten, dann liegt das daran, dass Sie zwar mit der neusten Phone App Version arbeiten, das zugrunde liegende Vertec auf dem Server aber noch nicht auf die Version 6.3.0.15 angehoben wurde.

Beide Fälle haben keine Auswirkungen auf die Funktionalität.

Die Phone App startet standardmässig mit der Leistungsliste.

Über den kleinen Pfeil bei Tagesdetails können Sie folgende Details des Tages ausklappen:

• Sollzeit. Diese wird nicht angezeigt, wenn in Vertec die Systemeinstellung Projekt/Mandat > Sollzeit Übersicht für Leistungserfassung anzeigen auf NEIN gestellt ist oder der Benutzer keinen Überzeitsaldo hat.
• Abwesenheiten, falls für diesen Tag vorhanden.
• Summe der erfassten Leistungen
• Präsenzzeit (Summe). Die Präsenzzeiten können auch direkt hier erfasst werden, indem auf das Stift-Symbol geklickt wird. Beides wird nur angezeigt, wenn die Systemeinstellung Projekt/Mandat > Präsenzzeitenliste für Leistungserfassung anzeigen auf JA gestellt ist.
• Differenz zwischen Leistungen und Präsenzzeit

Hinweis: Wenn Sie keine Tagesdetails sehen, dann liegt das daran, dass das zugrunde liegende Vertec auf dem Server noch nicht auf die Version 6.3.0.15 angehoben wurde.

Über einen Klick auf das Stift-Symbol hinter den Präsenzzeiten in den Tagesdetails öffnet sich die Präsenzzeiterfassung:

Mit einem Klick auf den grünen + Button wird eine neue Leistung erstellt. Zuerst erscheint die Projektliste für die Auswahl des Projektes.

Vorangezeigt werden alle Projekte, auf die der eingeloggte Bearbeiter innerhalb des letzten Monats Leistungen erfasst hat und auf die er erfassen darf.

Über die Lupe kann nach weiteren Projekten gesucht werden.

Sobald das Projekt ausgewählt ist, erscheint die Detailmaske der Leistung. Nun kann entweder der Timer gestartet oder der Aufwand eingegeben sowie die weiteren Angaben gemacht werden.

Wird unter Aufwand ein Wert direkt gesetzt bzw. der Timer gestartet, werden die Werte von, bis und Pause auf null gesetzt.

Eine Leistung mit gestartetem Timer erscheint in der Liste mit dem grünen Timer-Symbol:

Durch Klick auf das Symbol wird der Timer gestoppt.

Die Spesenerfassung erfolgt analog der Leistungserfassung. Für die Brutto-Erfassung sowie die Rückerstatten-Option stehen Buttons zur Verfügung:

Im unteren Teil der Spese kann (ab Vertec 6.2.0.7) ein Belegbild erfasst werden.

Durch Tippen in das Feld Belegbild kann ein Bild aufgenommen oder aus der Bildergalerie ausgewählt werden:

Das Belegbild wird dann direkt auf der Spese angezeigt:

Ab Vertec 6.4.0.9 können auch PDFs via "Senden an" in Vertec gespeichert werden. Die Phone App öffnet sich dann direkt in der Spesenansicht mit dem angehängten PDF.

Unter Währung kann die Erfassungswährung bei Bedarf umgestellt werden (Linie Expert):

Über den Menüpunkt Aktivitäten werden die Aktivitäten erfasst.

Im oberen Teil werden die Details der Aktivität erfasst. Im unteren Teil kann ein Zuständiger sowie ein Datum erfasst werden. Die Aktivität erhält somit Pendenzcharakter und erscheint bei der zuständigen Person unter Aktivitäten pendent/Aktivitäten offen (Name je nach eingestellter Sprache Schweiz oder Deutschland).

Ab Vertec 6.3.0.15 können in der Phone App auch Abwesenheiten erfasst werden.

Ein Klick auf den grünen + Button erzeugt eine neue Abwesenheit.

Ein Klick auf den Typ bringt die Liste der in Vertec hinterlegten Abwesenheitstypen zur Auswahl.

Für den Tag erfasste Abwesenheiten werden in den Tagesdetails angezeigt.

Alle weiteren Möglichkeiten finden sich über das Phone App Hauptmenü, welches über das Menü-Symbol ausgeklappt wird:

Ein Klick auf diesen Menüpunkt öffnet die Wochenansicht. Diese wird standardmässig angezeigt, wenn die Phone App gestartet wird.

In der Phone App können keine neuen Adressen im CRM erfasst, aber die bestehenden eingesehen werden. Durch Klick auf den Menüpunkt Adressen (Suche) gelangen Sie in die Suchmaske der Adressverwaltung. Geben Sie hier den gesuchten Begriff ein und klicken Sie auf die Lupe.

Ein Klick auf eine Adresse in der Liste öffnet die Detailansicht.

Von hier aus können Sie direkt telefonieren, eine E-Mail versenden, die Website aufrufen oder die Adresse in der Karten-App auf Ihrem Smartphone öffnen.

Die Liste Aktivitäten pendent/offen bringt alle noch nicht erledigten Aktivitäten des eingeloggten Benutzers:

Nach Erledigung kann die Aktivität in der Detailansicht auf Erledigt gestellt werden. Sie verschwindet dann automatisch aus der Liste der offenen Aktivitäten.

Ein Klick auf diesen Menüpunkt öffnet die Einstellungen. Diese sind im Artikel Phone App: Installation und Konfiguration näher erklärt.

In der Detailansicht kann über den Button mit den drei Punkten das Kontextmenü aufgerufen werden. Um den Eintrag zu löschen, klicken Sie auf Eintrag löschen. Der Eintrag wird ohne weitere Abfrage gelöscht.