BI API - Beispielanwendung mit Postman/Excel

Mit dieser Beispielanwendung möchten wir Ihnen zeigen, wie einfach Sie Ihre BI Daten via BI API in eine externe Anwendung laden und dort damit weiterarbeiten können.

Für die Erstellung der gewünschten URL verwenden wir die API-Software Postman.

Die BI Daten schliesslich laden wir in Microsoft Excel, wo sie sich dann per Knopfdruck jederzeit automatisch aktualisieren lassen.

Eine BI API Abfrage erstellen

Eine BI API Abfrage können Sie grundsätzlich von Hand erstellen. Im Artikel BI API finden Sie dazu alle notwendigen Parameter sowie auch Beispiel-URLs. Einfacher ist das aber mithilfe eines Tools, in unserem Beispiel verwenden wir dafür Postman.

Öffnen Sie Postman und fügen Sie eine BI API URL ins Feld GETein:

Die URL im Beispiel lautet:

/api/bi/getdata?f=json&measures=minutesint,minutesext&dimension0=Projekt&startDate=2021-01-01&endDate=2021-12-31

Sobald Sie diese eingeben, werden die enthaltenen Parameter automatisch angezeigt. Damit können Sie später weiterarbeiten.

Vertec Login/Passwort hinterlegen

Unter Authorization hinterlegen Sie Vertec Login und Passwort. Wählen Sie dafür Basic Auth aus:

Klicken Sie dann auf Send. Ihre Daten werden geladen und unterhalb angezeigt:

Dadurch sehen Sie, dass alles richtig eingegeben wurde.

Nun können Sie hier im Postman weitere Parameter anfügen, indem Sie den Cursor ins Feld Keysetzen und zu tippen beginnen:

Welche Parameter zur Verfügung stehen, finden Sie im Abschnitt getdata im Artikel BI API.

Sobald Sie erneut auf Sendklicken, werden die Daten mit den neuen Parametern geladen und angezeigt.

Stellen Sie sich so die URL zusammen, welche Sie im externen Programm später verwenden möchten. Für unser Beispiel haben wir die folgende Abfrage zusammengestellt. Achten Sie dabei auf das Format, welches das externe Programm verlangt. Für Excel stellen wir das Format (Parameter f) auf csv um:

Diese URL können Sie sich nun rauskopieren:

/api/bi/getdata?f=json&measures=minutesint,minutesext,feesext,FeesExtCharged,costs&dimension0=Projekt&startDate=2021-01-01&endDate=2021-12-31&dimension1=Projektbearbeiter&dimension0_Projekttyp=typ

Daten in MS Excel laden

Nun laden wir diese Abfrage in Microsoft Excel. Klicken Sie dafür auf Daten > Daten abrufen und transformieren > Aus dem Web (die Begriffe können je nach Sprache und Version leicht variieren):

Nun erscheint folgender Dialog, wo Sie die URL eingeben können:

Klicken Sie auf OK. Beim ersten Ausführen erscheint noch ein Dialog, in welchem Sie Vertec Login und Passwort hinterlegen können:

Wählen Sie dafür links Standard aus. Excel merkt sich diese Einstellungen, sie müssen sie nur erstmalig eingeben.

Klicken Sie dann auf Verbinden. Nun erscheint das Vorschaufenster mit den Daten. Wichtig ist hier, dass Sie die Kodierung auf UTF-8 umstellen:

Wenn Sie nun auf Laden klicken, werden die Daten in die Arbeitsmappe eingefügt.

Damit können Sie nun weiterarbeiten, Look-ups, Pivot-Tabellen etc. erstellen.

Die Daten können Sie über Daten > Alle aktualisierenjederzeit erneut aus Vertec laden:

Anmeldedaten nachträglich ändern

Falls Sie nachträglich etwas an den Anmeldedaten ändern müssen, sind diese hier hinterlegt: Daten > Daten abrufen > Datenquelleneinstellungen > Berechtigungen bearbeiten: