Abacus Web Debitoren Schnittstelle

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Erstellt: 24.11.2020

Aktualisiert: 10.10.2022 | Hinweis auf Trennung von Strasse und Hausnummer ab Version 6.5.0.23 hinzugefügt.

Installieren der Schnittstelle

Für den Betrieb der Abacus Web Debitoren Schnittstelle ist eine Vertec Version ab 6.4.0.16 erforderlich.

Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Öffnen Sie die Abacus Web Debitoren Schnittstelle und drücken auf Installieren.

Systemeinstellungen in Vertec

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitorenschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Weitere Systemeinstellungen für die Abacus Web Debitoren Schnittstelle sind:

URL für Abacus Webservice: Die Basis URL des Abacus Web Services. Wird nichts angegeben, wird die Standard URL http://localhost:40000/abaconnect/services verwendet (standardmässige URL, wenn Vertec auf dem gleichen System wie Abacus verwendet und Abacus mit Standard Einstellungen betrieben wird).

PropertyName: AbacusBaseUrl. StringProperty.

Fibu Login: Der Name des Abacus Users für das Login

PropertyName: LoginFibu. StringProperty.

Fibu Passwort: Das Passwort des Abacus Users für das Login

PropertyName: PasswordFibu. StringProperty.

Fibu Mandant: Der Mandant, der für Buchungen verwendet werden soll.

Zusätzlich kann ein Geschäftsbereich mitgegeben werden. Der Geschäftsbereich muss dem Code des Mandanten mit einem Bindestrich folgend eingetragen werden. Soll also ein Personenkonto in den Geschäftsbereich 10 des Mandanten 7777 gebucht werden, so muss der Eintrag 7777-10 lauten.

PropertyName: DatenbankFibu. StringProperty.

Die 3 Werte Fibu Login, Fibu Passwort und Fibu Mandant können auf den Ebenen Projekttyp und Projekt überschrieben werden.

Vertec empfiehlt, nicht mit mehreren Mandanten in Abacus zu arbeiten, sondern stattdessen Geschäftsbereiche zu verwenden. Bei Verwendung mehrerer Mandanten ist die Zuordnung von PK-Nummern zu Debitor (und auch Kreditor) nicht eindeutig. Daten könnten unbeabsichtigt überschrieben werden.

Rechnungsnummer als Abacus Belegnummer verwenden: Ab Version 6.4.0.23. Ist dieses Property auf Ja, so wird als Belegnummer die Rechnungsnummer verwendet. Die Nummernkreise in Abacus für Rechnungsnummern und Buchungsnummern müssen in diesem Fall identisch sein.

Falls ESR aus Vertec verwendet werden, muss diese Einstellung auf Ja gesetzt werden. Die Rechnungsnummer wird in der ESR Kodierzeile übergeben. Damit Abacus beim Einlesen der Zahlungen von Post/Bank die Rechnungen zuordnen kann, muss die Belegnummer in Abacus die Rechnungsnummer in Vertec sein.

PropertyName: AbacusUseRechnungBelegnummer. BooleanProperty.

Abacus Haben-Kostenstelle2 Expression: Hier kann eine OCL-Expression angegeben werden. Diese bezieht sich auf das Projekt der gebuchten Rechnung. Das Ergebnis wird dann bei jeder Buchungs-Position als Haben-KST2 übergeben. Da es sich bei der Haben-KST2 um ein Konto handelt, muss das Ergebnis eine Ganzzahl (Integer) sein.

Die Expression wird direkt als OCL interpretiert und muss darum nicht noch extra in %-Zeichen eingefasst werden.

PropertyName: AbacusProjektnummerExpression. StringProperty.

Debitorbuchungen Stornierungsmethode: Vertec unterstützt zwei Arten von Stornierung im Abacus:

Storno nimmt eine echte Stornierung bzw. Neutralisierung vor.
Bei Interne Gutschrift wird die Rechnung über eine interne Gutschrift storniert. Ab Vertec Version 6.5.0.12 wird dabei ein Dialog aufgerufen, mit dem ein Storno-Datum ausgewählt werden kann. Der Defaultwert ist das heutige Datum.

PropertyName: Stornierungsmethode. AuswahlProperty.

Session sperren: Ist diese Option aktiviert, dürfen sich nicht mehrere Benutzer mit dem gleichen Login anmelden. In diesem Fall gibt es einen Fehler, falls ein Benutzer bereits am Abacus angemeldet ist.

PropertyName: LockSession. BooleanProperty. Standardeinstellung: Nein.

Debitor Adresse beim Buchen überschreiben: Diese Option ist beim Betrieb der Abacus Web Debitoren Schnittstelle wirkungslos. Die Adresse wird automatisch bei jeder Buchung aktualisiert (siehe unten)

PropertyName: AutoUpdateDebitor. BooleanProperty. Standardeinstellung: Nein.

Voraussetzungen für den Betrieb der Schnittstelle

Die Adressen müssen ein Land enthalten, das vom Ländercode Mapping unterstützt wird. Als Default wird ab Version 6.4.0.21 CH gesetzt.
Auf den verwendeten MWST-Typen muss als Code der in Abacus verwendete MWST-Code hinterlegt werden
Es müssen Zahlungskonditionen für Debitoren vorhanden sein
Die Kostenstelle Leistungen auf dem Projekt muss gesetzt sein, wenn die in Abacus verwendeten Ertragskonti Kostenstellen verlangen

Behandlung von Referenznummern

Mit Abacus 2020 wurde auf dem Beleg ein Feld Referenztyp eingeführt, welches die Referenztypen ESR und QR beim Einlesen von Zahlungen unterscheidet.

Ab Vertec 6.4.0.21 liefert Vertec beim Buchen den Referenztyp mit. Handelt es sich bei der verwendeten IBAN Nummer um eine QR-IBAN, dann wird als PaymentReferenceType=QR mitgegeben, ansonsten PaymentReferenceType=ESR.

In Versionen vor 6.4.0.21 liefert Vertec beim Buchen keinen Referenztyp mit. Damit das funktioniert, müssen in Abacus folgende Vorgänge berücksichtigt werden:

QR-/ESR-Buchungen in Versionen vor 6.4.0.21

Abacus interpretiert die Vertec Buchungen standardmässig wie folgt:

Ist auf dem Vertec Zahlungstyp BESR aktiviert, identifiziert Abacus den Referenztyp als "ESR".
Ist auf dem Zahlungstyp BESR nicht aktiviert, identifiziert Abacus den Referenztyp als "QR".

Abacus nimmt diese Identifikation anhand der ersten 3 Ziffern der Referenznummer vor. Lautet diese 000, wird als Referenztyp QR angenommen, ansonsten ESR. Bei der Verwendung von BESR in Vertec enhalten die ersten 6 Ziffern der Referenznummer die Kundennummer, siehe ESR / QR-Rechnung in Vertec einrichten und die Buchung wird dadurch in Abacus automatisch als ESR interpretiert.

Das geht in folgenden Fällen schief:

Wenn es sich um eine QR-Rechnung handelt, aber der Referenztyp in Abacus ist ESR (BESR ist aktiviert), kann Abacus die Zahlung dem Beleg nicht zuweisen.
Das passiert auch im umgekehrten Fall. Wird also als Referenztyp QR interpretiert (BESR ist deaktiviert), dann können die ESR-Zahlungen nicht zugewiesen werden.
In Vertec ist BESR aktiviert, Abacus ist jedoch global auf QR eingestellt, dann erscheint beim Buchen aus Vertec eine Fehlermeldung:
```
Error Code 10, Fehler im QR Verwendungszweck. Kein gültiges Verfahren (EZ/0) in der Definitionsdatei gefunden.
```

Es muss also sichergestellt werden, dass die beiden Eckpunkte Referenztyp und Referenznummer zusammenpassen.

Fall 1: Sie verwenden ESR und Referenznummern mit Kundennummer: Auf dem Zahlungstyp in Vertec ist BESR aktiviert. Dies wird von Abacus automatisch richtig als ESR interpretiert.
Fall 2: Sie verwenden QR und Referenznummern ohne Kundennummer: Auf dem Zahlungstyp in Vertec ist BESR deaktiviert. Dies wird von Abacus automatisch richtig als QR interpretiert.
Fall 3: Sie verwenden QR und Referenznummern mit Kundennummer. In diesem Fall können in Abacus die Systemeinstellungen global auf QR umgestellt und die Interpretationsregeln fürs Lesen der Referennzzeile angepasst werden: Unter Referenzzeilen > QR > Lesen wird definiert, wie die Referenzzeile von Buchungen interpretiert wird. Standardmässig ist eingestellt, dass die ersten 3 Ziffern den Referenztyp (QR oder ESR) definieren. Passen Sie die Interpretationsregeln entsprechend an.

EZ Verfahren wird mitgeliefert ab Version 6.4.0.23

Vertec liefert ab dieser Version das EZ Verfahren (PaymentOrderProcedure) aufgrund des verwendeten Vertec Zahlungstyps mit. Die Zuordnung erfolgt auf folgender Basis:

In Abacus muss ein passendes EZ Verfahren definiert sein, dessen Einzahlungskonto dem Zahlungskonto (VESR Teilnehmernummer bei ESR, IBAN bei QR) entsprechen muss.
Der Code des Zahlungstyps in Vertec muss der Nummer des EZ Verfahrens in Abacus entsprechen. Falls der Code nicht numerisch ist, wird kein EZ Verfahren übergeben.
Vertec eruiert den Zahlungstyp aufgrund des Zahlungskontos. Ist eine IBAN definiert, suchen wir den Zahlungstypen aufgrund dieser IBAN. Wird ein Zahlungstyp gefunden, wird in Abacus das EZ Verfahren gesetzt.

Verwendeter Ländercode

Ab Vertec Version 6.4.0.21. Eine eingebaute Mapping Tabelle erlaubt es, dass Klartext Ländernamen in Vertec Adresseinträgen auf die von Abacus verwendeten Länderkürzel umgesetzt werden (z.B. Schweiz = CH). Im Moment enthält die Mapping-Tabelle Einträge für die Schweiz, Deutschland, Italien und Frankreich:

Schweiz -> CH
Deutschland -> DE
DEU -> DE
Italien -> IT
Italia -> IT
Frankreich -> FR
France -> FR
Österreich -> AT

Ist das Land leer, wird CH verwendet. Falls das Land in Vertec nicht einem dieser Werte entspricht und nicht leer ist, wird es unverändert in Abacus übernommen (und kann dann zu einem Fehler führen). Es muss also darauf geachtet werden, dass das Land ein gültiger Abacus Ländercode ist.

Rechnungen buchen / stornieren

Das Buchen / Stornieren von Rechnungen erfolgt entweder auf einer einzelnen Rechnung auf der Seite Buchhaltung, oder auf einer Liste von Rechnungen durch Rechtsklick > Buchen bzw. Stornieren.

Der Debitor wird in Abacus bei jeder Buchung neu geschrieben (beim Stornieren nicht). Dabei wird die Adresse der Rechnung im Mandant des Projektes eröffnet bzw. aktualisiert. Dieser Debitor ist dann erstellt, selbst wenn die zugehörige Buchung einen Fehler wirft. Es wird jeweils die erste gefundene Adresse des Debitors in Abacus geschrieben.

Hinweis: Abacus hat ab Version 2021 eine Trennung von Strasse und Hausnummer bei den Adressen eingeführt. Daher werden ab Vertec Version 6.5.0.23 die Adressen der Kontakte in Vertec mit getrennter Strasse und Hausnummer nach Abacus exportiert.

Die Personenkontonummer wird wie folgt eruiert:

Ab Version 6.4.0.17

Es wird die mit Version 6.4.0.17 eingeführte Eigenschaft buchungsadresse auf der Rechnung berücksichtigt, welche immer den Adresseintrag liefert, der beim Buchen verwendet werden soll. Die Buchungsadresse entspricht der Rechnungsadresse. Handelt es sich bei der Rechnungsadresse um einen Kontakt und hat dieser kein Personenkonto eingetragen, entspricht die Buchungsadresse der Firma des Kontakts.

Es wird das Personenkonto dieser Buchungsadresse verwendet
Falls die Adresse in Abacus nicht gefunden wird, wird eine neue Adresse geschrieben und die entsprechende Personenkonto-Nummer auf der Buchungsadresse in Vertec eingetragen.

Versionen vor 6.4.0.17

Wird die Personenkontonummer auf dem Projekt gesetzt, so wird sie grün dargestellt und berücksichtigt. Andernfalls wird die PK Nummer der Adresse verwendet.

Zahlungsabgleich

Der Zahlungsabgleich wird aufgerufen über Menü Einstellungen > Zahlungsabgleich.

Daraufhin werden die einzelnen Zahlungen zu einer Rechnung aus Abacus eingelesen und die Rechnung in Vertec entsprechend angepasst.