Abacus Web Debitoren Schnittstelle

Installieren der Schnittstelle

Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Schnittstellen. Öffnen Sie die Abacus Web Debitoren Schnittstelle und drücken auf Installieren.

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitorenschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Weitere Systemeinstellungen für die Abacus Web Debitoren Schnittstelle sind:

• Die Adressen müssen ein Land enthalten, das vom Ländercode Mapping unterstützt wird. Als Default wird ab Version 6.4.0.21 CH gesetzt.
• Auf den verwendeten MwSt-Typen muss als Code der in Abacus verwendete MwSt-Code hinterlegt werden.
• Es müssen Zahlungskonditionen für Debitoren vorhanden sein.
• Die Kostenstelle Leistungen auf dem Projekt muss gesetzt sein, wenn die in Abacus verwendeten Ertragskonti Kostenstellen verlangen.

Abacus

In Abacus muss in den Einstellungen für die Debitorenadresse (Kundenstamm > Programm 31) bei Kontovorschlags-Typ der Vorschlag gemäss Firmenstamm hinterlegt sein. Ansonsten kann der Fehler "Das Importieren von einigen Elementen ist fehlgeschlagen. Bei Kontierungsvorschlag 'Nummer' muss eine Kontierungsvorschlagsnummer angegeben werden." auftreten. 

Das Buchen von Rechnungen erfolgt entweder auf einer einzelnen Rechnung auf der Seite Buchhaltung, oder auf einer Liste von Rechnungen durch Rechtsklick > Buchen.

Der Debitor wird in Abacus bei jeder Buchung neu geschrieben. Dabei wird die Adresse der Rechnung im Mandant des Projektes eröffnet bzw. aktualisiert. Dieser Debitor ist dann erstellt, selbst wenn die zugehörige Buchung einen Fehler wirft. Es wird jeweils die erste gefundene Adresse des Debitors in Abacus geschrieben.

Hinweis: Die Ländereinstellung der Java-Laufzeitumgebung muss auf de_CH gestellt sein, ansonsten erscheint beim Buchen eine Fehlermeldung der Art Invalid literal for Decimal:(...).

Personenkontonummer

Die Personenkontonummer wird wie folgt eruiert:

Es wird die Eigenschaft buchungsadresse auf der Rechnung berücksichtigt, welche immer den Adresseintrag liefert, der beim Buchen verwendet werden soll. Die Buchungsadresse entspricht der Rechnungsadresse. Handelt es sich bei der Rechnungsadresse um einen Kontakt und hat dieser kein Personenkonto eingetragen, entspricht die Buchungsadresse der Firma des Kontakts.

• Es wird das Personenkonto dieser Buchungsadresse verwendet.
• Falls die Adresse in Abacus nicht gefunden wird, wird eine neue Adresse geschrieben und die entsprechende Personenkonto-Nummer auf der Buchungsadresse in Vertec eingetragen.

Wenn sowohl auf dem Kontakt als auch auf der Firma kein Personenkonto gefunden wird, wird auf der Rechnung keine Personenkontonummer gesetzt.

Versionen vor 6.4.0.17: Wird die Personenkontonummer auf dem Projekt gesetzt, so wird sie grün dargestellt und berücksichtigt. Andernfalls wird die PK Nummer der Adresse verwendet.

Verwendeter Ländercode

Eine eingebaute Mapping Tabelle erlaubt es (ab Vertec Version 6.4.0.21), dass Klartext Ländernamen in Vertec Adresseinträgen auf die von Abacus verwendeten Länderkürzel umgesetzt werden (z.B. Schweiz = CH). Im Moment enthält die Mapping-Tabelle Einträge für die Schweiz, Deutschland, Italien und Frankreich:

• Schweiz -> CH
• Deutschland -> DE
• DEU -> DE
• Italien -> IT
• Italia -> IT
• Frankreich -> FR
• France -> FR
• Österreich -> AT

Ist das Land leer, wird CH verwendet. Falls das Land in Vertec nicht einem dieser Werte entspricht und nicht leer ist, wird es unverändert in Abacus übernommen (und kann dann zu einem Fehler führen). Es muss also darauf geachtet werden, dass das Land ein gültiger Abacus Ländercode ist.

Strasse und Hausnummer

Abacus hat ab Version 2021 eine Trennung von Strasse und Hausnummer bei den Adressen eingeführt. Daher werden ab Vertec Version 6.5.0.23 die Adressen der Kontakte in Vertec mit getrennter Strasse und Hausnummer nach Abacus exportiert. Nachfolgende Beispiele werden unterstützt:

• Musterstrasse 123: Musterstrasse und 123
• Musterstrasse 123a: Musterstrasse und 123a
• Musterstrasse 123.1: Musterstrasse und 123.1
• Musterstrasse 123abc.1: Musterstrasse und 123abc.1
• Muster Hausen-Strasse 123: Muster Hausen-Strasse und 123
• Muster Hausen-Strasse: Muster Hausen-Strasse und NULL
• 1ste Muster Hausen-Strasse: 1ste Muster Hausen-Strasse und NULL

Es werden die ersten beiden Zeilen und ab Version 6.6.0.8 alle Zeilen für die Strasse- und Postfachadresse berücksichtigt.

Postfach Adressen werden sinnvoll in Postfach Text und Postfach Nummer aufgeteilt. Folgende Schlüsselwörter werden unterstützt:

• Postfach
• Apartado postal
• Boîte postale
• Case postale
• Casella postale
• Box
• Postbus
• P.O. Box

Eruierung des Zahlungsverfahrens (EZ Verfahren)

Handelt es sich bei der verwendeten IBAN Nummer um eine QR-IBAN, liefert Vertec beim Buchen den Referenztyp (PaymentReferenceLineType=QR) mit.

In allen anderen Fällen wird diese Eigenschaft nicht mitgeliefert. Das bedeutet, dass die in Abacus gesetzten globalen Einstellungen und Interpretationsregeln zur Anwendung kommen.

Vertec liefert (ab Version 6.4.0.23) das EZ Verfahren (PaymentOrderProcedure) aufgrund des verwendeten Vertec Zahlungstyps mit. Die Zuordnung erfolgt auf folgender Basis:

• In Abacus muss ein passendes EZ Verfahren definiert sein, dessen Einzahlungskonto dem Zahlungskonto (IBAN) entsprechen muss.
• Der Code des Zahlungstyps in Vertec muss der Nummer des EZ Verfahrens in Abacus entsprechen. Falls der Code nicht numerisch ist, wird kein EZ Verfahren übergeben.
• Vertec eruiert den Zahlungstyp aufgrund des Zahlungskontos. Ist eine IBAN definiert, suchen wir den Zahlungstypen aufgrund dieser IBAN. Wird ein Zahlungstyp gefunden, wird in Abacus das EZ Verfahren gesetzt.

Das Stornieren von Rechnungen erfolgt entweder auf einer einzelnen Rechnung auf der Seite Buchhaltung, oder auf einer Liste von Rechnungen durch Rechtsklick > Stornieren.

Vertec unterstützt zwei Arten von Stornierung im Abacus, welche in der Systemeinstellung Debitorbuchungen Stornierungsmethode eingestellt wird:

• Storno nimmt eine echte Stornierung bzw. Neutralisierung vor.
• Bei Interne Gutschrift wird die Rechnung über eine interne Gutschrift storniert. Dabei wird ein Dialog aufgerufen, mit dem ein Storno-Datum ausgewählt werden kann. Ab Version 6.6.0.8 werden die Felder stornodatum, stornobelegnr und storniert auf der Rechnung entsprechend gesetzt. Dadurch kann eine so stornierte Rechnung nicht erneut gebucht werden.

Der Zahlungsabgleich wird aufgerufen über Menü Einstellungen > Zahlungsabgleich.

Daraufhin werden die einzelnen Zahlungen zu einer Rechnung aus Abacus eingelesen und die Rechnung in Vertec entsprechend angepasst.