Anpassbare Software für Ingenieurbüros

In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwändig und zugleich auch Fehler anfällig. Die Offertstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weit verbreitet:

• Standardisierte Offerten mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
• Individuelle Offerten mit viel Text
• Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

Die Offertstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

• Offertwerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projektverwaltung zur Verfügung
• Offene Offerten können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
• Offene Offerten und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
• Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen

Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Bei umfangreicheren Offerten mit grossen Textmengen übertragen Sie per Mapping die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage. Anschliessend ergänzen Sie in dem Word-Dokument den Text, speichern die Offerte ab und verschicken es.

Die Offerte ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt" gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in der Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Angebots­erstellung.

Hierfür steht das Modul "Ressourcenplanung" zur Verfügung.

Hiermit planen Sie Ihre Mitarbeitenden auf Projekte oder Projektphasen. In der mit Vertec 6.6 überarbeiteten Ressourcenplanung stehen verschiedene Ansichten zur Auswahl, um die Auslastungen und freien Kapazitäten der Mitarbeitenden im Blick zu haben.

Erfassungsliste pro Bearbeiter

Sie zeigt an, auf welchen Projekten mit wie vielen Stunden der jeweilige Bearbeiter in einem bestimmten Intervall geplant ist. Die Erfassungsliste verfügt über eigene Listeneinstellungen, die konfiguriert werden können.
 

Die Kreuztabelle

Die Kreuztabelle stellt die Mitarbeitenden (zum Beispiel die Mitarbeitenden eines Teams) ihren Projekten gegenüber. In der Projekt-Ansicht eines Teams lassen sich die Teammitglieder in dynamischen Spalten und die Projekte, auf die die einzelnen Mitglieder gebucht sind, in Zeilen anzeigen. Auch hier sind die Listeneinstellungen konfigurierbar.

Auslastungs- und Kapazitätsgrafiken

Stellen Sie per Knopfdruck bereits verplante und noch verfügbare Kapazitäten pro Mitarbeiter direkt im Vertec UI als Balkengrafik dar. Wählen Sie ein Zeitintervall und erhalten Sie einen farbigen Überblick über die Projekte, auf die ein Mitarbeiter gebucht ist. Bei Bedarf lassen sich auf allen verschiedenen Ansichten die dahinterliegenden Zahlen ins Excel exportieren.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf der Funktionsseite Ressourcenplanung.

In Vertec können Sie projekt- und kundenbezogene Dokumente wie beispielsweise Briefe oder Rechnungen einfach erstellen. Die Dokumente werden anschliessend automatisch am definierten Speicherort abgelegt und gleichzeitig im Vertec-CRM am richtigen Ort verlinkt.

Mit der Vertec Outlook App können Sie E-Mail-Korrespondenz inkl. Anhänge einem Kontakt oder Projekt zu ordnen.

Wenn Sie als Kunde einen lokalen File-Server mit einer Ordnerstruktur haben, können Sie diesen in Vertec anbinden. Alternativ ermöglicht Vertec die Anbindung von Cloud-Lösungen wie Dropbox, Box oder Sharepoint. Wenn Sie eine Cloud-Lösung einsetzen, werden auch Ihre Vertec-Dokumente in der Cloud und nicht lokal gespeichert. Über einen Automatismus können Sie auch Ordnerstrukturen auf Ihrem File-Server anlegen lassen.

Anwender mit vielen Dokumenten sowie Versionierungen von Dokumenten wie beispielsweise Anwälte oder beratende Ingenieure verwenden häufig ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Hinterlegte Metadadaten wie Rechnungsnummer, Währung und Sprache erleichtern die Suche nach Dokumenten. Vertec bietet Ihnen die Möglichkeit, einige DMS wie beispielsweise M-Files direkt anzubinden.

Zur ausführlichen Beschreibung der Sharepoint-Anbindung.

Geben Sie an, mit welchen Objekten ein Dokument in Vertec verknüpft werden soll.

Erzeugen Sie in Vertec Filestrukturen per Script und automatisieren Sie so Ihre File-Ablagestruktur.

Die manuelle Abrechnung ist für Dienstleistungsunternehmen oft ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Bei der Leistungserfassung und beim Rechnungen schreiben durch eine Insel-Lösung oder gar Word und Excel schleichen sich schnell Fehler ein. Was kann man mit einer automatisierten Verarbeitung sparen? Wenn Sie beispielsweise pro Rechnung eine Stunde brauchen und 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von CHF 100 monatlich (30 x 1) x CHF 100 = CHF 3'000. Das sind CHF 36'000 im Jahr.

Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mithilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x CHF 100 = CHF 750 monatlich. Das macht CHF 9'000 pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie also jährlich CHF 27'000 sparen.

Diese automatisierte Abrechnung senkt vor allem bei Intervallrechnungen wie Wartungs- oder Pauschalrechnungen die internen Kosten. Abrechnungszeiträume können nach Ihren Anforderungen vordefiniert oder ausgewählt werden und die manuelle Übertragung von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen entfällt. Darüber hinaus lassen sich individuelle Ansichten erstellen, die aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten zeigen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten.

Bei Bedarf können Sie Ihr Mahnwesen ebenfalls über die Vertec-Funktionen abbilden und sich den Zahlungsstand anzeigen lassen. Die Geldeingänge können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe der Standardschnittstelle zu DATEV werden die Rechnungen beispielsweise zur Finanzbuchhaltung übertragen und Zahlungseingänge in die Software importiert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

In Vertec können Sie Ingenieurleistungen einfach kalkulieren und abrechnen. Die Kalkulation erfolgt entweder auf Basis eines frei verhandelbaren Honorars (nach Aufwand oder pauschal) oder nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Die Honorartafeln und Leistungsbilder der HOAI 2009 und 2013 bilden dabei die Grundlage.

Auch die aktuelle HOAI von 2021 ist in Ihrer Vertec Bürosoftware bereits hinterlegt. Mit der CRM und ERP Software von Vertec bleiben Sie flexibel und für die Zukunft sicher aufgestellt. Denn bei Bedarf lassen sich kommende HOAI Fassungen einfach einpflegen und bestehende anpassen.

Um eine Honorarberechnung nach HOAI durchzuführen, wird in Vertec ein Projekt angelegt. Auf dem Projekt lassen sich Phasen erstellen, die sogenannten Leistungsphasen. Diese entsprechen dem jeweiligen Leistungsbild, das ein Ingenieur oder ein Architekt erbringt. Mithilfe einer Kalkulationsmaske werden die HOAI Leistungsphasen basierend auf der zuvor gewählten Honorartafel berechnet. Diese Maske kann mit minimalem Aufwand an Ihre individuellen Anforderungen (z.B. Zu- und Abschläge) angepasst werden.

Für Ihr Änderungs- oder Nachtragsmanagement erstellen Sie mehrere Kalkulationen für ein Projekt oder eine Projekt- bzw. Leistungsphase und entscheiden dann, welche Sie übernehmen. Die anrechenbaren Kosten können gemäss DIN 276 (Kostenrahmen, -anschlag, -schätzung, -berechnung, -feststellung) hinterlegt werden. Zu- und Abschläge für Wiederholungen lassen sich mit wenig Aufwand ergänzen. Die Werte von pauschalen Phasen oder hinterlegten Tariftabellen können Sie nachträglich überschreiben.

Auf Basis der Kalkulation erstellen Sie anschliessend mit Ihrer individuellen Angebotsvorlage ein Angebot. Auch die Abrechnung der Leistungen und Pauschalen erfolgt in Vertec. So ist von den Tarifen bis zum Schreiben der Rechnung an den Kunden alles vollständig in einer Bürosoftware integriert.

Zum Abrechnen von Ingenieurleistungen nach der HOAI ist kein Customizing mehr erforderlich.

Mit unserem Plug-in HOAI können Sie die Integration mit wenigen Klicks direkt selbst durchführen. Alles Wissenswerte zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Blogartikel oder auf der Funktionsseite. Dort ist auch unsere Knowledge Base verlinkt, wo wir das Plug-in zum kostenlosen Download bereitstellen.

Eine neue HOAI-Kalkulation als Projektphase anlegen

Die prozentuale Honorarverteilung auf den Leistungsphasen

Übersicht der Leistungsphasen mit dem jeweiligen Leistungsstand

Erweiterte Anforderungen der Kunden oder neue Konstellationen bzw. Änderungswünsche führen in grösseren Projekten häufig zu einem höheren Aufwand und damit einer nachträglichen Anpassung des Budgets. Um einen ganzheitlichen Blick auf das Projekt zu behalten und im Review schnell sehen zu können, wann genau sich Budget-Änderungen ergeben haben, sollte die Anpassung dieser Werte in Vertec festgehalten werden.

Sie haben mit der Online Bürosoftware von Vertec die Möglichkeit, die Anpassungen des Budgets auf einer Phase anzugeben. Das Änderungsprotokoll bildet dabei den alten und neuen Wert, einen Kommentar oder eine Bemerkung sowie den jeweiligen Bearbeiter ab. Alternativ können Sie auch eine weitere Phase im Projekt eröffnen. Auf dieser buchen Sie dann alle zusätzlichen Leistungen, die ausserhalb des vorher festgelegten Budgets liegen.

Nachträgliche Anpassung des Budgets auf der Projektphase in Vertec.

Das Budget eines Projekts kann nachträglich auch über das Anlegen einer neuen Phase angepasst werden.

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Nutzen Sie Vertec als Projektmanagement Software für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mit Hilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Projektcontrolling.

Viele Unternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben werden und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat bzw. Projekt können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Beispielsweise können Sie auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

Ihr Sekretariat oder die Administration sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Die Leistungsphasen nach dem Schweizerischen Ingenieur- und Architektenverband (SIA)  können in jedem gängigen SIA Rechner berechnet und, sofern dieser Rechner einen Datenexport zulässt, der via Excel-Import in Vertec übernommen werden. So kann das ermittelte Honorar einem Projekt zugeordnet und auch als Angebot an den Kunden geschickt werden. Die Projektphasen können dann wie gewohnt pauschal oder nach Leistungsstand abgerechnet werden.

Häufig wiederkehrende Projekte mit derselben SIA-Struktur können in Vertec als Vorlagen hinterlegt und angebotsspezifisch angepasst werden. Auch Grossprojekte mit Projektphasen, Subphasen und Sub-Subphasen können bei Bedarf in Vertec dargestellt und abgerechnet werden.

Offerten müssen nachgefasst, Verträge verlängert oder gekündigt werden und Fristen laufen ab: Im Tagesgeschäft ist die effektive Verwaltung von Wiedervorlagen und Terminen sehr wichtig. Die Organisation mit Hilfe von Outlook Aufgaben, Kalendereinträgen oder Tools wie Trello und Asana ist nur mit Abstrichen zu empfehlen. Dort können Aufgaben und Wiedervorlagen nicht für alle Mitarbeiter nachverfolgt werden. Auch die lückenlose Historie am Kunden oder des jeweiligen Projekts ist nicht möglich.

Mit Vertec arbeiten Sie hier deutlich globaler. Sie können Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen, an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Zudem  sehen Sie auf einen Blick, ob ein Kollege die ihm zugewiesene Aufgabe schon erledigt hat oder diese aktuell bearbeitet.

Beim Login in Vertec können Sie sich über ein Pop-up auf Termine oder Fristen hinweisen lassen und diese fokussiert abarbeiten. Über Ihre eigenen Termine hinaus können Teamleiter auch die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder Aufgaben und Fristen per SQL-Suchordner suchen. Bei bestimmten "Events" kann eine automatische E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter verschickt werden. So behalten alle den Überblick.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fristenkontrolle.

Die Mitarbeiterübersicht in Vertec gibt Ihnen einen schnellen Überblick. So haben Sie die zentralen Werte wie beispielsweise die Zeiterfassung aller aktiven Mitarbeiter mit ihren zugehörigen Überstunden immer im Blick. Jeder Mitarbeiter sieht in Vertec zudem in seinen persönlichen Ordnern selbst seine hinterlegten Werte. Ständige Nachfragen der Mitarbeiter an die Personalabteilung nach offenen Urlaubstagen oder Überstunden lassen sich so einfach vermeiden. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Informationen zu den eigenen Mitarbeitern und kann jederzeit um weitere Parameter ergänzt werden.

In der Mitarbeiterauswertung erhalten Sie weitere Informationen über die einzelnen Mitarbeiter und können die Gesamtzahlen aller Mitarbeiter schnell und einfach auswerten. Diese Auswertungen können über alle Mitarbeiter, wie im unten stehenden Screenshot abgebildet, oder auch für einzelne Mitarbeiter ausgegeben werden. Der Zeitraum und viele weitere Parameter lassen sich dabei einfach auf Ihre individuellen Bedürfnisse hin anpassen. Wer Zugriff auf diese Informationen erhält, können Sie über Benutzerberechtigungen steuern.