Adressprüfung (Deutschland)

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Voraussetzungen

Aktuell bietet die Zusatzfunktion zwei Integrationen an: zur Plattform Legalian, sowie zu Company.info. Die beiden Dienstleiter unterstützen aktuell nur Adressprüfungen in Deutschland.

Um damit zu arbeiten, ist demnach ein Vertrag mit einem dieser Anbieter erforderlich. Die Anmeldedaten müssen in den Systemeinstellungen im Tab Adressen hinterlegt werden. 

Company.info benötigt nur einen API-Key, während bei Legalian API-Key, Benutzername und Passwort eingetragen werden müssen.

Anwendung

Nach dem Import der Zusatzfunktion befindet sich im Stammordner CRM unter Firmen der Unterordner Adressprüfungen.

Zunächst muss mit Klick auf den Button Suchen die Adresssuche ausgelöst werden (1) - mit oder ohne Filter von Name und/oder Land und/oder Betreuer. Die Prüfung kann dann entweder auf die gesamte Liste via Aktionen-Menü (2) oder auf einen einzelnem Eintrag (im Einzelfenster oder in der Liste) via Button Adresse prüfen (3) ausgelöst werden:

Damit Bearbeiter die Prüfung auslösen können, müssen sie mindestens der Benutzergruppe Adressadministratoren zugeordnet sein. Dadurch können einzelne Adressen prüfen. Um die Prüfung auf der Liste auszuführen, wird zusätzlich die Zuordnung zur Benutzergruppe Ordnerzugriff CRM benötigt.

Folgende Adressdaten werden abgerufen bzw. geprüft: Name, Adresse (Strasse und Hausnummer), Postleitzahl, Stadt, Land und Handelsregisternummer. Bei Company.info werden zusätzlich auch Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Homepage überprüft, wobei die Suche maximal 20 Einträge zurückliefert und nur deutsche Register durchsucht werden (andere Länder werden nicht berücksichtigt).

Nach der Prüfung wird in der Liste für jede Adresse ein entsprechender Status gesetzt:

Wenn alle Daten übereinstimmen, erhält die Firma zum Beispiel den Status Alle Daten aktuell oder wenn Abweichungen festgestellt wurden, wird der Status Detailprüfung notwendig gesetzt. Der Bearbeiter kann die Unterschiede einsehen und entscheiden, welche Daten übernommen werden sollen. Die farbliche Differenzierung der Status verschafft einen schnellen Überblick über die Ergebnisse bzw. darüber, welche Adressen zusätzliche Überprüfungen erfordern. Durch das Setzen des Status Von der Adressprüfung ausschliessen können Adresseinträge manuell von der Adressprüfung ausgeschlossen werden.

Nach Abschluss von weiteren Identifizierungen oder der Prüfung von Dubletten kann der Status manuell angepasst bzw. die Checkbox Dublette akzeptieren aktiviert werden, womit der Eintrag von künftigen Dublettenkontrollen ausgenommen wird. Dies kann z.B. erwünscht sein, wenn eine Firma mehrere Adressen hat und diese als eigene Einträge geführt werden.

Die Ergebnisse und Änderungen bleiben automatisch gespeichert, damit die Auswahl bei zukünftigen Prüfungen nicht erneut erfolgen muss. Mit der Option Adressprüfung zurücksetzen im Aktionen-Menü können die Status gelöscht werden, um eine erneute Suchen auslösen zu können.

Auf den einzelnen Adressen wird der Status auf der Seite Stichwörter festgehalten:

Besonderheiten bei der Adressprüfung

• Strassennamen: Die folgenden Varianten werden als gleichwertig behandelt: Strasse, Straße, strasse, straße, str., Str.
• Länder: Der Vergleich erfolgt über den ISO2-Code (z. B. DE), d. h. „Deutschland“, „Germany“ oder „DE“ werden gleich behandelt.
• Telefonnummern: Nummern gelten als identisch, wenn alle Ziffern gleich sind. Formatierungen (Leerzeichen etc.) werden ignoriert. Ein führendes „+“ wird wie „00“ interpretiert.

Geplante Aufgabe

Zur regelmässigen Durchführung der Adressprüfung steht die geplante Aufgabe Adressprüfung zur Verfügung, die in den Einstellungen aktiviert werden kann. Sie ist standardmässig deaktiviert und kann in den Einstellungen aktiviert werden kann. Vorsicht: Durch die automatisierte und dadurch häufigere Prüfung können zusätzlichen Kosten beim genutzten Dienstleister entstehen.

Download

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: