Funktionstabelle

Funktionen
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Funktionen
Hauptmodul für die Dienstleistungs-Erfassung und Verrechnung
Projekterfassung, Leistungs- und Spesenerfassung, Fakturierung
Adressen
Einfache Adressenverwaltung
Firmen- und Personen-Adressdaten, Firmen und Personen zu Kontakten verknüpfen, mehrere Personen pro Firma. Eine Person kann gleichzeitig mit mehreren Firmen verknüpft sein (z. B. VR-Mitglieder).
Zwei Personen können zu einem Paar verknüpft werden.
 
Mutterfirma – Tochterfirma Verknüpfung bei Firmen
Zusätzliche Verknüpfungsarten zwischen Adressen erstellen und verwalten. (z. B. alle VR’s zeigen)
 
Zuordnen eines Mitarbeiters als Betreuer für eine Adresse
Adressen können gleichzeitig Kunden und Lieferanten sein
Beliebige Anzahl Telefon-Nummern, E-Mail-Adressen etc. pro Adresse
E-Mails direkt aus der Adresse erstellen
 
 
Homepage direkt aus Adresse öffnen
Bemerkung pro Adresse für adressspezifische Notizen
Beliebige Anzahl von Aktivitäten als Kontakthistorie
Adresslayout für Briefe pro Adresse definierbar (z. B. USA-Formatierung)
Adresslayout für Ausdrucke, Briefe etc. kann bearbeitet werden
Adresslayouts können als Vorlagen abgespeichert werden, z.B. für Abbildung US-amerikanischer Adressen mit PLZ hinten
Korrespondenzsprache pro Adresse hinterlegen
Kategorisierung der Adressen mittels Stichwortzuordnung
Erstellung eigener, hierarchischer Kategorien mittels Stichwort-Ordnern
Dokumentautomation und -verwaltung mit Word (automatische Briefe, Faxe, Memos, Projektberichte etc.)
Serienbrieffunktion via Excel-Export
Word Addin für Seriendrucke aus Vertec
 
Schnittstelle in Microsoft Outlook für den Import oder Export von Adressen (und via Outlook zum Smartphone)
 
 
Aktivitäten
Adress- und Projekttasks und Historie mittels Aktivitäten
Überwachung von Tasks, Terminen und Fristen
Automatische Verknüpfung von Dokumenten aus Word, Explorer & Outlook
 
Abgleich von pendenten Aktivitäten als Outlook-Aufgaben
 
 
Projekte / Mandate
Beliebige Anzahl Projekte pro Kunde
Zuordnung von Projekt- resp. Mandatsleiter
Zuordnung Teamleiter (Vorgesetzter) – Team mit Teamleiter-Berechtigung
 
Verknüpfung Stellvertreter – Vertretene mit Berechtigungs-Vererbung
 
Projekt bei Beendigung inaktiv schalten
Übersichtstabelle nach Zeit und Bearbeitern
Zuordnung von Hauptbearbeitern, Stv. sowie Sekretärin
Kategorisierung der Projekte nach Dienstleistungskategorie, nach Branchen, nach Akquisitionskanal, etc. (durch Ordnerstrukturen)
Führung der Projekte in Fremdwährung
 
Einteilung von Projekten in Projekttypen: Hinterlegen von Buchhaltungsinformationen / Charakterisierung Produktiv / unproduktiv / Zuordnung von Bearbeitern und Tätigkeiten für die Leistungserfassung / Abteilungen mit eigenen Tätigkeiten
 
Tarifsystem / Stundensätze
Stundensatz auf dem Projekt parametrisierbar
Stundensatz pro Bearbeiter und Projekt parametrisierbar
Stundensatz per Tariftabelle definierbar
Tariftabelle nach Mitarbeiterkategorie, Projektkategorie und Tätigkeit
Verwaltung von externem Ansatz, Kostensatz, Bearbeiter Ansatz und Tagespauschalen
Tarife pro Währung
 
Tagespauschalen in Tariftabelle hinterlegbar
Behandlung von Stückleistungen (Einheitstarife für eine Dienstleistung, z.B. für eine Messung)
 
Bearbeiter / Projektleiter
Stundensatz pro Bearbeiter hinterlegbar
Erfassungswährung pro Bearbeiter hinterlegbar
 
Normkostensatz pro Bearbeiter hinterlegbar
Lohn und Gemeinkosten pro Mitarbeiter
 
Erfassung einer Bearbeiterstufe, z.B. «Partner» oder «Ingenieur» für die automatische Tarifberechnung
Sollzeiteingabe auf Jahres- oder Wochenbasis, Überzeitvortrag von Vorjahr
Arbeitszeitvorgaben pro Mitarbeiter oder systemweit definieren
Sollzeit und Ferien pro Benutzergruppe definieren
 
Feiertagekalender importierbar
 
Abwesenheitskalender für Arbeitszeit-Ausnahmen
Präsenzzeitkontrolle
Ferienkontrolle (Ferienguthaben, Vortrag von Vorjahr, bezogene Ferien)
Verwaltung von Eintritts- und Austrittsdaten
Bearbeiter bei Austritt inaktiv schalten
Leistungen und Spesen
Leistungen und Spesen in der Leistungserfassung erfassen
Leistungs- und Spesentypen verwalten
Leistungs- und Spesentypen bei der Erfassung von Leistungen und Spesen zuordnen
Tätigkeitstext und Spesentexte in mehreren Fremdsprachen
Freigabe pro vordefinierten Projekttyp (Auftragsprojekt, interne Projekte, Produktprojekt)
Freigabe pro eigendefinierten Projekttyp
 
Tagespauschalen über Leistungstyp (Tätigkeit)
Ertragskonto, MwSt.-Typ, Kostenstelle pro Tätigkeit
Zusätzlich Wert intern und extern, Aufwandkonto und MwSt.-Typ Einkauf für Spesen- und Auslagentypen für z.B. Rückerstattung von Spesen an Mitarbeiter
Verdeckte Leistungen über Leistungstyp (Tätigkeit) parametrieren
 
Verrechenbarkeit von Leistungen auf Tätigkeiten vordefinieren
Angabe von Tätigkeiten für Stückleistungen
Leistungserfassung
Leistungserfassung in Tagesliste oder in Einzelmaske
Leistungserfassung in der Wochentabelle
Automatische Zeit-Erfassung mittels Timer-Funktion
Leistungen periodenweise freigeben
 
Spesen auf Leistungspositionen erfassen
Spesen in separater Liste erfassen
Belegbilder für Spesen hinterlegbar
Präsenzzeit einfach erfassen mit der Erfassungshilfe Präsenzzeitliste
Sollzeitanzeige auf der Erfassungsmaske einblenden
Offerten / Angebote
Erstellen von Offerten/Angeboten. Die Struktur wird von den Projekten und Teilprojekten übernommen, die Beträge vom Budget. (Vertec-Budget & Teilprojekt erforderlich)
 
Offerierte Projekte ohne Neuerfassung verrechnen
Rechnungsstellung / Fakturierung
Manuelle Auslösung einer Rechnung pro Projekt /Mandat
Beliebig viele Rechnungen pro Projekt
Fakturavorschläge
 
Rabatt in Prozent oder Geldbetrag
Spesenpauschalen
Rechnungsvorgaben (Rabatte, Spesenpauschalen, pro Forma) pro Projekt hinterlegbar
Rechnungen manuell anpassbar (Manipulation der Leistungs- und Spesenpositionen, setzen eines Pauschalbetrages)
Automatische Rechnungsmanipulationen
 
Rechnungsausdrucke in integriertem Reportgenerator
 
Rechnungsausdrucke in Word (Rechnung, Detaillisten, ESR)
Rechnungsintervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) konfigurierbar
ESR-Rechnungen (oranger Einzahlungsschein)
Erfassen, Fakturieren und Verrechnen von Vorauszahlungen
Schnittstelle in die gängigsten Debitorenbuchhaltungsprogramme Abacus, Datev, Diamant, Sage 200 (Simultan), Sage 50 (Sesam), SelectLine, Topal etc.
 
 
Dokumentautomation und –Verwaltung
Erstellen von adressierten Briefen und Dokumenten direkt aus der Adresse mit Word
Führen einer Dokumentverwaltung (projekt- und mandatsbasiert, adressbasiert) mittels Aktivitäten
 
Automatische Dokumentspeicherung bei Erstellung, Dokumentname parametrisierbar
Vertec-Funktion im Word für automatische Abspeicherung in der Projektablage
 
Verwaltung von Dateitypen wie PDF, TXT etc.
 
Direkter Zugriff von Vertec auf das Dateisystem
 
Organisations-Hilfsmittel
Erstellen von eigenen Ordnern und Ordnerstrukturen für alle Objekte (Projekte, Kunden etc.) für Ihre pendenten Fälle, für die offenen Rechnungen, für die Sortierung nach Kategorien etc. Objekte können gleichzeitig in mehreren Ordnern sein. Die Zuordnung zu den Ordnern erfolgt manuell oder automatisch.
Auszeichnung von Ordnern als Stichworte-Ordner. Diese erscheinen dann zur Auswahl auf den passenden Datentypen. Alle Einträge lassen sich so einfach und übersichtlich kategorisieren.
Script-Umgebung für VB-Script und Python
 
 
Integrierter Scripteditor
 
 
Scripts können als neue Menüpunkte parametrisiert werden
 
Registrierung von Scripts auf Daten-Events, z.B. "neues Projekt wird erstellt" oder "Tätigkeit wird auf Leistung erfasst"
 
Hinterlegen von Bedingungen (OCL-Expressions) bei der Registrierung von Scripts
 
Kundenspezifisches Customizing der Benutzeroberfläche
 
Reports und Auswertungen
Reporting mit integriertem Bericht-Designer
 
 
Erstellen eigener Reports mit integriertem Bericht-Designer
 
 
Reporting mit Microsoft Word
Export von Listen nach Excel
Rund 100 mitgelieferte Standard-Reports
 
 
Frei definierbare Reports
Funktionen
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Budget
Budgets / Auftragsbestand auf Projekten
Teilprojekte budgetieren
Automatische Protokollierung von Budgetwert Änderungen
 
Budgetierung auf Teilprojekte mittels Leistungstypen (Tätigkeiten), Spesen- und Auslagentypen (für Auslagentypen ist Vertec-Fremdkosten Voraussetzung)
 
Budgetierung pro Bearbeiter auf Teilprojekt
Budget in Beträgen (CHF), Stunden oder Kosten
Budget in Fremdwährungen
 
Auswertungen für die Soll/Ist- und Projektkontrolle
Teilprojekt
Teilmandate/Teilprojekte/Projektphasen
Teilmandate/Teilprojekte/Projektphasen in weitere Subprojekte unterteilbar
 
Teilprojekte mit Anfangs- und Enddatum, Verantwortlichem, Auftragsbeschreibung, Abschlussdatum
Stundensätze auf Teilprojekte erfassen
Pauschale Teilprojekte mit Abschlussdatum (pauschale Verrechnung des Auftrags)
Teilprojekte als Pauschale kennzeichnen
Sub-Teilprojekte mit automatischer Kumulierung der Budget- und Soll-Werte
 
Konditionen für Leistungs-, Spesen- und Auslagentypen pro Teilprojekt angeben (z.B. anderer km-Preis für Anreise)
 
Erfassung von Leistungs-, Spesen- und Auslagetypen pro Teilprojekt einschränkbar
 
Tätigkeiten, Spesentypen und Bearbeiter den Teilprojekten zuordnen
 
Ansätze und Preise auf den Zuordnungen speziell definierbar
 
Status und Auftragswahrscheinlichkeit pro Teilprojekt führen
Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten von Mitarbeitern erfassen (Bearbeiter-Skills)
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Detaillierte Kennzahlen-Auswertung im erweiterten Benchmarking-Tool
 
 
Grafische und tabellarische Darstellung
 
 
Analysen nach vielen Kriterien, z. B. – Umsatz/Deckungsbeitrag – verrechnet/offen – produktiv/unproduktiv – Kunden/Mandat & Projekt/Teilprojekt – Projektleiter/Mitarbeiter – Leistungsart/Datumsbereich usw.
 
 
Projekte, Teilprojekte, Projektleiter, Bearbeiter und Tätigkeiten detailliert auswertbar
 
 
Freie Auswertungen nach eigenen Gruppierungen und Strukturen
 
 
Frei definierbare Ordnerstrukturen mit Projekten, Teilprojekten, Projektleitern, Bearbeitern und Tätigkeiten detailliert auswertbar
 
 
Gruppen von Projekten, Teilprojekten, Projektleitern, Bearbeitern und Tätigkeiten miteinander vergleichen
 
 
Projektionen von Gruppen untereinander (z.B. „Umsatz der Abteilung ‚X’ im Kundensegment ‚Y’)
 
 
Skills von Mitarbeitern auswerten (Bearbeiter-Skills erfordern Vertec Budget & Teilprojekt)
 
 
Alle Daten der Benchmarkingtabellen nach Excel exportierbar
 
 
Funktionen
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Projektorientierte Planung der Mitarbeiter-Ressourcen
Vergleich der Plandaten mit effektiv erfassten Leistungen
Planung tage-, wochen- oder monatsweise, pro Mitarbeiter und Projekt
Anzeige der verfügbaren Arbeitszeit von Mitarbeitenden pro Planungsintervall
Detaillierte Ressourcenplanung auf Teilprojektebene (Vertec Budget & Teilprojekt erforderlich)
Auswertungen und Übersichten für die Ressourcenplanung als Excel-Berichte
Funktionen
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Managen von Kundenauftrags-Kreditorenrechnungen
Budgetieren und Überwachen der Fremdkosten
Integriertes Bestellwesen
Auslagen (Fremdleistungen und Material) erfassen und verrechnen
Detaillierte Erfassung von einzelnen Positionen pro Auslage
 
Auslagen mit Status kennzeichnen (geplant, bestellt, Rechnung eingetroffen)
Kreditoren-Personenkonto erfassen und Adressen zuordnen
Drittrechnungen direkt in die Kreditorenschnittstelle (Kreditorenbuchhaltung) verbuchen
 
 
Budgetieren und Überwachen von Kosten auf Teilprojektebene nach Auslagentypen (für Teilprojektebene ist Vertec-Budget & Teilprojekt Voraussetzung)
 
Pro Auslage mehrere Bestellpositionen erfassbar für Sammelbestellungen