Integriertes CRM und ERP für IT-Dienstleister

Viele IT-Dienstleister stellen ihren Kunden wiederkehrende Rechnungen. Für Softwareentwickler bzw. Softwarehersteller sind dies meist Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, für Beratungsunternehmen Kontingente für Beratungsleistungen. Die Anforderungen sind dabei oft sehr unterschiedlich und können auch an Bedingungen geknüpft sein. Die wiederkehrenden Beträge sind beispielsweise ein Prozentwert von einem Lizenzpreis und abhängig von den Modulen oder Paketen. Die Herausforderung besteht darin, dies in der CRM-Software sinnvoll abzubilden.

Der administrative Aufwand regelmässige Beträge manuell abzurechnen, ist hoch. Durch Tipper oder veränderte Verträge schleichen sich schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Rechnungen (teil-)automatisiert werden. Auch bei einer steigenden Anzahl von Kunden bzw. Rechnungen entsteht in der Administration so kaum Mehraufwand. Zudem können Sie zu den regelmässigen Einnahmen einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen.

Je nach Detailanforderung gib es in Vertec dafür mehrere Lösungen:

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis zu einem definierten Gesamtbetrag

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmässigen Intervallen wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können pro Projekt einen Budgetwert für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. Die einzelnen Schritte lassen sich mit Hilfe von Scripts auch automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Alternativ können Sie für die Erzeugung von Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit Vorschussrechnungen erstellen. Dafür wird eine Projektphase "Wartung" angelegt und mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetiert. Anschliessend legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erstellt werden.

Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

In Vertec können neben den Standard-Funktionen auch individuelle Anforderungen eingerichtet werden. Folgendes Beispiel hat sich bei mehreren Kunden etabliert: Die Abrechnung von Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) läuft über die Ebene der Projektphasen. So können Sie das gesamte Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten.

Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der Prozentwert auf dem Lizenzbetrag. Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Für eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge kann diese Abfrage in Zeiträumen eingegrenzt werden.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

Ansicht eines Wartungsvertrag auf einer Projektphase.

Darstellung einer Wartungsphase mit Akonto.

Globale Übersicht aller angelegten Wartungsverträge in Vertec.

Die manuelle Abrechnung ist für Dienstleistungsunternehmen oft ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Bei der Leistungserfassung und Rechnungsstellung durch eine Insel-Lösung oder gar Word und Excel schleichen sich schnell Fehler ein. Was kann man mit einer automatisierten Verarbeitung sparen? Wenn Sie beispielsweise pro Rechnung eine Stunde brauchen und 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von 50 Euro monatlich (30 x 1) x 50 € = 1.500 €. Das sind 18.000€ im Jahr.

Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mit Hilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x 50 € = 375 € monatlich. Das macht 4.500 € pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie also jährlich 13.500 € sparen.

Diese automatisierte Abrechnung senkt vor allem bei Intervallrechnungen wie Wartungs- oder Pauschalrechnungen die internen Kosten. Abrechnungszeiträume können nach Ihren Anforderungen vordefiniert oder ausgewählt werden und die manuelle Übertragung von Leistungen, Spesen oder Drittleistungen entfällt. Darüber hinaus lassen sich individuelle Ansichten erstellen, die aufgrund der Höhe der offenen Leistungen oder der Höhe der Drittkosten zeigen, welche Projektstände sich zur Abrechnung anbieten.

Bei Bedarf können Sie Ihr Mahnwesen ebenfalls über die Vertec-Funktionen abbilden und sich den Zahlungsstand anzeigen lassen. Die Geldeingänge können den Rechnungen zugeordnet werden. Mit Hilfe der Standardschnittstelle zu DATEV werden die Rechnungen beispielsweise zur Finanzbuchhaltung übertragen und Zahlungseingänge in die Software importiert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Fakturierung.

IT-Dienstleister und Softwarehersteller müssen häufig schnell und effizient auf Hotline-Anfragen reagieren. Auftretende Supportfälle möchten sie möglichst wirtschaftlich lösen. Vertec unterstützt Sie dabei: Denn Sie können nicht nur Supporttickets erzeugen und dem Kunden zuordnen, sondern auch anfallende Aufgaben Mitarbeitern zuordnen. Jeder Mitarbeiter hat dank der lückenlosen Kundenverwaltung alle Informationen im Blick und kann schnell reagieren.

Im Support können Sie alle Informationen zu einem Supportfall erfassen und diese Ihren Kollegen zuweisen. Dokumente sowie Leistungen lassen sich ebenfalls direkt zu diesem Ticket erfassen. Eine fortlaufende Generierung der Ticketnummern ermöglicht einen schnellen Zugriff. Die erfassten Leistungen können Sie von einem Kontingent abziehen oder an Ihre Kunden fakturieren. Der IT-Leiter oder das gesamte Support-Team kann die einzelnen Tickets global einsehen. So haben Sie die Gesamtsituation mit allen offenen Tickets und bereits bearbeiteten Fälle stets im Blick.

Ausführliche Informationen erhalten Sie im Customizing-Beispiel Hotlinemanagement und Ticketing.

Softwarehersteller setzen für Ticketing und Entwicklung oft die Software Jira ein. Der Jira-Vertec Connector schafft darüber hinaus eine schnelle Abrechnung der entsprechenden Leistungen auf Projektbasis. Er reduziert Ihren Aufwand um ein Vielfaches, denn Sie können damit:

• Projekte anlegen und verlinken
• Arbeitsprotokolle automatisiert übertragen
• Perfekte Übersicht und Dokumentation nutzen
• Informationen dahin lenken, wo sie gebraucht werden

Sie können die in Vertec angelegten Projekte mit dem Vertec Connector innerhalb von Jira Core oder Jira Software verlinken. Welcher Ihrer Mitarbeiter die Befugnis dazu bekommt, entscheiden Sie selbst. Dabei können Sie jedes Epic, Projekt oder Ticket in Jira mit jedem Projekt, jeder Phase oder Subphase in Vertec verlinken. Darüber hinaus können Sie ein Ticket auch einem völlig anderen Projekt zuordnen.

Arbeitsprotokolle (Worklogs) eines Tickets (Issue) können automatisch oder manuell mit dem Jira-Vertec Connector an Vertec übertragen werden. Der Connector nutzt für die automatische Zuordnung der Nutzerdaten, Zeiten und anderen Informationen eine spezielle Übersetzungs- und Zuordnungstabelle. Auf diese Weise können fehlende, doppelte oder manipulierte Buchungen im Vorfeld vermieden werden.

Gleichzeitig bietet Jira eine aktuelle und individuelle Übersicht der letzten Übertragungen. Diese werden in einem Protokoll erfasst und können gefiltert oder exportiert werden. Dieses Feature unterstützt Sie bei Ihren Analysen und Auswertungen. Die Dokumentation umfasst ausserdem die Aufstellung des Restaufwandes. So können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit den geplanten Zeitaufwand mit dem tatsächlichen Einsatz vergleichen.

Ausführliche Informationen erhalten Sie in unserem Blogartikel.

Lizenzverkäufe und die Abwicklung von Wartungsverträgen können Sie in Vertec zentral abbilden, auswerten und abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen. Darüber hinaus sollten Sie festlegen, inwieweit eine Automatisierung Ihrer Prozesse sinnvoll ist.

Wie gross ist Ihr Softwareportfolio? Wie viel Zeit benötigen Sie heute für das Lizenz- und Wartungsmanagement? Sind die Berechnungsgrundlagen eindeutig? Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für die Einrichtung der Automatisierung.

Die Abbildung in Vertec bietet dann folgende Vorteile:

• Projektmanagement: Werten Sie Lizenzerträge pro Projekt aus.
• Key Account Management: Erkennen Sie, bei welchem Kunden was im Einsatz ist und identifizieren Sie so Up- und Cross-Selling Potentiale.
• Vertragsmanagement: Behalten Sie alle Verträge im Blick: Sehen Sie, wann welche Verträge auslaufen und erneuert werden müssen.
• Administration: Fakturieren Sie Lizenzen oder Wartungsverträge per Knopfdruck. Bei den jährlichen Verlängerungen der Wartungsrechnungen können Sie so den internen Aufwand verringern.
• Cash Flow Analyse: Analysieren Sie, welche Vertragsverlängerungen wann in Rechnung gestellt werden können und prognostizieren Sie Ihre Einnahmen für die folgenden Monate verlässlich.
• Eigene Produktbewertung: Überprüfen Sie Ihr eigenes Portfolio. Welche Lizenzen sind die "cash cows", welche die "poor dogs"?

Ausführliche Informationen zum Lizenzmanagement mit Vertec erhalten Sie im Customizing-Beispiel Lizenzen und Wartungsverträge.

Modularer Aufbau des Lizenzmanagements in Vertec.

Übersicht aller Lizenzen in Vertec.

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Nutzen Sie Vertec für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mit Hilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Projektcontrolling.

In Rahmenverträgen werden mehrere Projekte in einem gewissen Zeitraum zu fest verhandelten Konditionen abgewickelt. Meist sind darin Zeitraum, Gesamtbudget, Kosten je Stunde, je Mitarbeiter oder sowie Preisstaffelungen geregelt. In Vertec können Sie Rahmenverträge ganz individuell nach Ihren Anforderungen erstellen und auswerten. Auf dem Rahmenvertrag können Sie individuelle Felder erstellen, abfragen und controllen.

Je mehr Projekte unterhalb des Rahmenvertrags laufen oder je länger der Zeitraum eines Rahmenvertrags angelegt ist, desto unübersichtlicher wird hier das Controlling. Diese Unübersichtlichkeit wird noch verstärkt, wenn Sie Rahmenverträge mit mehreren Kunden abgeschlossen haben. Das manuelle Handling dieser Prozesse ist unübersichtlich und bietet eine hohe Fehleranfälligkeit.

Wenn Sie Ihre Rahmenverträge in Vertec abbilden und pflegen, haben alle Mitarbeiter zentral Zugriff auf den aktuellen Stand. Die manuelle Nachpflege entfällt. Die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fliessen sofort in die aktuellen Projektstände ein und individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp sind einfach zu ermitteln. So erkennen Sie die jeweilige Rentabilität auf einen Blick. Änderungen oder Erweiterungen an den Rahmenverträgen sind jederzeit, auch im laufenden Betrieb, unkompliziert möglich.

Die Vorteile, Ihre Rahmenverträge in integrierter Software individuell abzubilden und zentral zu pflegen sind:

• Zentraler Zugriff aller Mitarbeiter auf den aktuellen Stand der Rahmenverträge
• Keine manuelle Nachpflege notwendig, die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fließen sofort in die aktuellen Projektstände ein
• Individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp, um somit die jeweilige Rentabilität einfach zu ermitteln

Änderungen oder Erweiterungen an den Rahmenverträgen sind jederzeit, auch im laufenden Betrieb, einfach möglich.

Viele Kanzleien erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben werden und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Beispielsweise können Sie auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

Ihr Sekretariat sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Offerten müssen nachgefasst, Verträge verlängert oder gekündigt werden und Fristen laufen ab: Im Tagesgeschäft ist die effektive Verwaltung von Wiedervorlagen und Terminen sehr wichtig. Die Organisation mit Hilfe von Outlook Aufgaben, Kalendereinträgen oder Tools wie Trello und Asana ist nur mit Abstrichen zu empfehlen. Dort können Aufgaben und Wiedervorlagen nicht für alle Mitarbeiter nachverfolgt werden. Auch die lückenlose Historie am Kunden oder des jeweiligen Projekts ist nicht möglich.

Mit Vertec arbeiten Sie hier deutlich globaler. Sie können Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen, an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Zudem  sehen Sie auf einen Blick, ob ein Kollege die ihm zugewiesene Aufgabe schon erledigt hat oder diese aktuell bearbeitet.

Beim Login in Vertec können Sie sich über ein Pop-up auf Termine oder Fristen hinweisen lassen und diese fokussiert abarbeiten. Über Ihre eigenen Termine hinaus können Teamleiter auch die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder Aufgaben und Fristen per SQL-Suchordner suchen. Bei bestimmten "Events" kann eine automatische E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter verschickt werden. So behalten alle den Überblick.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fristenkontrolle.