CRM und ERP für IT-​Dienstleister

In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwändig und zugleich auch Fehler anfällig. Die Angebotserstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weit verbreitet:

• Standardisierte Angebote mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
• Individuelle Angebote mit viel Text
• Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

Die Angebotserstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

• Angebotswerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projektverwaltung zur Verfügung
• Offene Angebote können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
• Offene Angebote und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
• Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen

Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Bei umfangreicheren Angeboten mit grossen Textmengen übertragen Sie per Mapping die Budgets für Stunden und Geldeinheiten aus Vertec in Ihre Wordvorlage. Anschliessend ergänzen Sie in dem Word-Dokument den Text, speichern das Angebot ab  und verschicken es.

Das Angebot ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf "erteilt" gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in dem Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Angebotserstellung.

Viele Dienstleister nehmen neue Aufträge an, ohne konkret zu wissen, ab wann und mit welchen Ressourcen sie mit dem neuen Auftrag anfangen können. Erfahrungswerte und Augenmass reichen aber nur bis zu einer gewissen Grösse und Komplexität. Wer eine optimale Auslastung erreichen und Leerläufe und Engpässe gleichermassen vermeiden möchte, muss eine strukturierte Auslastungsplanung erstellen. Diese Ressourcenplanung bietet folgende Vorteile:

• Auslastung bzw. Verfügbarkeiten von Mitarbeitern optimieren
• Mitarbeiter nach Fähigkeiten strukturieren
• Verfügbare Ressourcen einsehen
• Aussagen über den zukünftigen Geschäftsverlauf treffen
• Kunden verlässlichere Aussagen über den Projektverlauf geben

Lassen Sie sich Sollzeiten, Urlaube und geplante Ressourcen auf einen Blick anzeigen und über frei gewählte Zeiträume auswerten. Planen Sie Ihre Ressourcen monats-, wochen- oder tageweise, indem Sie Mitarbeiter Projekten oder Teilprojekten (Phasen) zuordnen. Sollzeiten, Urlaube und die Zuordnung zu anderen Projekten werden dabei in Vertec automatisch mit berücksichtigt. Ausgewählte Grafiken zur Veranschaulichung der Auslastungsplanung können Sie mit Excel Reports generieren und in Ihre Berichte aufnehmen.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung der Auslastungsplanung.

Neben den Entwicklungs- und Beratungsdienstleistungen ist das Lizenz- und Wartungsgeschäft eine wichtige Einnahmequelle für Software-Entwickler. Entweder wird Software von Drittanbietern weiterverkauft oder es werden eigene Lizenzen und darauf basierende Wartungsverträge definiert und verkauft. Klassische Warenwirtschaftssysteme sind für dieses Geschäftsmodell oft nicht passend genug, Eigenentwicklungen und Excel häufig zu ineffizient. Was können Sie also tun, um die Lizenzen und Wartungsverträge passgenau auf Ihre Bedürfnisse abzubilden und, wo sinnvoll, zu automatisieren?

In modernen ERP-Systemen wie Vertec können Sie Ihre individuellen Lizenz- und Wartungsmodelle abbilden. Voraussetzung ist, dass Sie die Vertragssituation "normalisieren", also wenig bis keine Sondervereinbarungen mit den Kunden haben. Denn Automatisierung heisst immer auch Standardisierung.

Auch die Verwaltung und Abrechnung von Wartungsverträgen ist oftmals ein jährliches Chaos, wenn diese wieder geballt zum Jahresende anstehen und an alle Kunden verschickt werden müssen. Je nach Unternehmen berechnen und verlängern sich die Wartungsverträge unterschiedlich. Ein Jahr oder mehrere Jahre, als Prozentwert des Lizenzwertes oder als Pauschale. Zwar steht dies schon häufig in Excel, wird dann aber erneut aktualisiert und per Hand in Word auf eine Rechnung gebracht.

Standardsoftware kann diesem Chaos ein Ende setzen.

Mit Vertec, der Branchenlösung für Softwareunternehmen, kann man hier deutlich produktiver werden. Lizenzverkäufe und das Abwickeln von Wartungsverträgen lassen sich hier zentral abbilden, auswerten und abrechnen.

Die Vorteile sind:

• Projektmanagement: Werten Sie die Lizenzerträge aus, je Projekt (DB inkl./exkl. Lizenzen und Wartung),
• Key Account Management: Man erkennt sofort, bei welchem Kunden was im Einsatz ist und erkennt Up- und Cross-Selling Potentiale sehr leicht. Auch sehen Sie, mit welchen Kunden Sie welchen Umsatz für Lizenzen und Wartung generieren.
• Vertragsmanagement: Haben Sie Ihre Verträge im Blick: Sie sehen, wann welche Verträge auslaufen und wann welche Verträge erneuert werden müssen.
• Einfaches Abrechnen: Fakturieren Sie Lizenzen oder Wartungsverträge per Knopfdruck, gerade für die jährlichen Renewals der Wartungsrechnungen lässt sich hier erheblich interner Aufwand einsparen.
• Cash Flow Analyse: Man kann einfach analysieren, welche Vertragsverlängerungen wann in Rechnung gestellt werden können. Somit lassen sich die Einnahmen für die folgenden Monate gut prognostizieren.
• Eigene Produktbewertung: Überprüfen Sie Ihr eigenes Portfolio. Welche Lizenzen sind die "cash cows", welche die "poor dogs"?

Wie viel Automatisierung in Standardsoftware sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab:

1. Wie viel Zeit benötigen Sie heute für das Lizenz- und Wartungsmanagement ohne Automatisierung/Stand heute?
2. Wie viel lässt sich hiervon automatisieren? Sind die Berechnungsgrundlagen eindeutig?
3. Wie gross ist Ihr Softwareportfolio, oder benötigen Sie gar ein Warenwirtschaftssystem?

Weitere Informationen zum Lizenzmanagement mit Vertec erhalten Sie auf der Funktionsbeschreibung für Lizenzen und Wartungsverträge.

Nützliche Links zur Knowledge Base

Projektphasen

Wiederkehrende Rechnungen

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Nutzen Sie Vertec für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mit Hilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Projektcontrolling.

Dienstleistungsunternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Back-Office muss von dem Erfasser oder Projektleiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe an den Verantwortlichen. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe für die Abrechnung durch den Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Alternativ kann die Freigabe vom Bearbeiter auch auf einzelnen Leistungslisten oder einzelnen Leistungen gruppiert erfolgen. Im letzten Schritt überprüft der Vorgesetzte oder Projektleiter schliesslich die Leistungen und gibt sie an die Fakturierung weiter.

Das Back-Office sieht auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Die interne Kommunikation wird so auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Angebote müssen nachgefasst, Verträge verlängert oder gekündigt werden und Fristen laufen ab: Im Tagesgeschäft ist die effektive Verwaltung von Wiedervorlagen und Terminen sehr wichtig. Die Organisation mit Hilfe von Outlook Aufgaben, Kalendereinträgen oder Tools wie Trello und Asana ist nur mit Abstrichen zu empfehlen. Dort können Aufgaben und Wiedervorlagen nicht für alle Mitarbeiter nachverfolgt werden. Auch die lückenlose Historie am Kunden oder des jeweiligen Projekts ist nicht möglich.

Mit Vertec arbeiten Sie hier deutlich globaler. Sie können Ihre Aktivitäten, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine schnell und einfach erfassen, an andere Kollegen vergeben und nachverfolgen. Zudem  sehen Sie auf einen Blick, ob ein Kollege die ihm zugewiesene Aufgabe schon erledigt hat oder diese aktuell bearbeitet.

Beim Login in Vertec können Sie sich über ein Pop-up auf Termine oder Fristen hinweisen lassen und diese fokussiert abarbeiten. Über Ihre eigenen Termine hinaus können Teamleiter auch die offenen Aufgaben oder Wiedervorlagen des eigenen Teams einsehen oder Aufgaben und Fristen per SQL-Suchordner suchen. Bei bestimmten "Events" kann eine automatische E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter verschickt werden. So behalten alle den Überblick.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fristenkalender.

Viele Softwareentwickler aber auch andere Dienstleister wie z.B. Beratungsunternehmen erzeugen in gewissen Intervallen wiederkehrende Rechnungen für ihre Kunden. Bei den Softwareentwicklern geht es primär um Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, bei Beratungsunternehmen können es Kontingente für Beratungsleistungen sein.

Der administrative Aufwand, diese Beträge abzurechnen ist meist sehr hoch, da er häufig manuell durchgeführt wird. Die alten Rechnungen werden dabei häufig als Vorlage genutzt und die entsprechenden Positionen, das Datum, usw. werden aktualisiert. Durch klassische Tippfehler oder das Übersehen von Vertragsänderungen schleichen sich hier schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Sie diese Fehlerquellen vermeiden und eine Menge Zeit einsparen. Denn gerade Rechnungen, die in einem gewissen Intervall an Ihre Kunden gehen, lassen sich mit Software sehr gut (Teil-)automatisieren. Voraussetzung: Sie haben nicht bei diversen Kunden „Sonderlocken“ eingebaut, denn Digitalisierung erfordert auch immer ein gewisses Maß an Standardisierung.

Die Vorteile der softwaregestützten Abrechnung von wiederkehrenden Rechnungen:

• Es werden manuelle Aufwände im Backoffice eingespart
• Die Fehlerquote in den Rechnungen wird minimiert
• Mit steigender Anzahl an Rechnungen entsteht kaum Mehraufwand in der Administration
• Sie können zu dem regelmäßigen Einnahmen sehr einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden

Die Anforderungen an wiederkehrende Rechnungen sind unterschiedlich

Je nach Detailanforderungen lassen sich in Vertec verschiedene Lösungen finden, um die wiederkehrenden Rechnungen zu erzeugen.

Bei unseren Kunden erleben wir häufig, dass diese Anforderungen sehr unterschiedlich sind und auch an Bedingungen geknüpft sein können. Diese wiederkehrenden Beträge sind z.B. ein %-Wert von einem Lizenzpreis, sind abhängig von den Modulen und Paketen, usw.

In Vertec können Sie viele der Möglichkeiten abbilden, um Ihre wiederkehrenden Rechnungen ganz einfach zu verwalten und per Knopfdruck auszugeben. Die Idee in Vertec ist, dass alle Informationen auf einem Projekt oder einer Phase abgebildet werden und daraus die Berechnungen und weiteren Aktionen erfolgen.

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis Gesamtbetrag erreicht ist

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmäßigen Intervallen, also wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können einen Budgetwert auf einem Projekt für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. So wird die Rechnung für den entsprechenden Leistungszeitraum mit dem gewünschten Abrechnungsbetrag erstellt. Nach Verbrauch des Budgets können Sie das Projekt verlängern oder auf "inaktiv" setzen. (siehe Knowledge Base Artikel Teilrechnungen). Die einzelnen Schritte lassen sich über Scripting auch einfach automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Eine Alternative hierzu wäre es, in Vertec Vorschussrechnungen in gewissen Intervallen zu erzeugen, z.B. um Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit zu erzeugen. Hierfür können Sie in Vertec eine Projektphase "Wartung" anlegen, welche Sie mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetieren. Dann legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen via Skript ("Akonto pro Periode erzeugen") die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erzeugt werden.

Nach Abschluss des Leistungszeitraums erstellen Sie eine Schluss-Rechnung, auf denen diese Vorschüsse wiederum abgezogen werden. (siehe Fakturierung)

Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

Es können auch kundenindividuelle Anforderungen in Vertec eingerichtet werden. Gerade bei der Abrechnung von Lizenzen ist es sinnvoll, auf die kundenspezifischen Anforderungen in der Abrechnungssoftware einzugehen. Im Folgenden stellen wir Ihnen ein Kundenbeispiel vor, welches sich in ähnlicher Art und Weise  bei mehreren unserer Kunden etabliert hat:

In diesem Beispiel werden Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) an abgerechnet. Dies geschieht in Vertec auf der Ebene der Projektphasen. So lässt sich ein gesamtes Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten. Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden in Vertec auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der %-Wert auf diesen Lizenzbetrag.

Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann in Vertec auch bequem global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Wenn erwünscht, kann diese Abfrage auch nach Zeiträumen eingegrenzt werden, um so eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge zu erhalten.

Über einen Automatismus lassen sich die Wartungsverträge ganz einfach für die entsprechende Laufzeit verrechnen.

Fazit: In Vertec gibt es verschiedene und auch kundenindividuelle Möglichkeiten, wiederkehrende Rechnungen abzubilden und den Prozess zu automatisieren.

Nützliche Links zur Knowledge Base

Wiederkehrende Rechnungen

Vorschüsse

Projektphasen