Warum Vertec zu Kanzleien passt: Vertec-Vertriebspartner im Interview

Im Gegensatz zu klassischen Kanzleimanagementsystemen (KMS) punktet Vertec bei Anwälten mit einer hohen Flexibilität und einer einfachen Oberfläche. Aber wo liegt der Vorteil gegenüber einem klassischen KMS? Lean Business ist seit 2011 Vertec-Vertriebspartner und betreut aktuell in der Schweiz 300 Vertec-Kunden, davon etwa 100 Anwaltskanzleien sowie 100 Treuhänder. Tobias Wielki, Geschäftsführer Vertec Deutschland, hat mit Martin Fricker, Geschäftsführer der Lean Business AG, über Schnittstellen, Stärken und Schwächen gesprochen. Seine Erfahrungen aus der Schweiz sind selbstverständlich auf unsere Kanzleikunden in Deutschland übertragbar.

Tobias Wielki: Hallo Martin, warum entscheiden sich so viele Anwälte in der Schweiz für Vertec und Lean Business?

Martin Fricker: Lean-Business hat sich wie Vertec auch auf den Dienstleistungssektor spezialisiert, mit besonderem Fokus auf Treuhändern und Anwälten. Wir haben in der Schweiz für den Anwaltsmarkt eine Basis-Parametrisierung erstellt. Sie deckt sämtliche Anforderungen an eine effiziente, betriebswirtschaftliche Führung von Anwaltskanzleien ab. Dazu gehören standardmässig Funktionalitäten wie professionelle Klientenverwaltung, Leistungserfassung und Abrechnung sowie anwaltsspezifisch das Vertrags- und Dokumentenmanagement. Aber auch von der Vertragsverwaltung bis hin zur Fristenverwaltung und dem Literaturverzeichnis sind alle wichtigen Funktionen enthalten. Unser Anwaltstemplate wird basierend auf dem Input unserer Kunden laufend erweitert. Die bequeme Bedienung, die ausgefeilte Architektur und die hohe Zuverlässigkeit von Vertec als Kanzleisoftware sorgen insgesamt für eine hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden.

Tobias Wielki: Warum entscheiden sich deiner Meinung nach die Kunden für ein System wie Vertec, anstatt ein klassisches Kanzleimanagementsystem zu wählen?

Martin Fricker: Klar, klassische Kanzleimanagementsysteme (KMS) haben auch ihre Daseinsberechtigung. Bei Kanzleien, die genau die vorgegebenen Funktionen benötigen bzw. bereit sind, Ihre Prozesse an die Software anzupassen, sind KMS eine gute Lösung. Viele unserer Kunden möchten aber nach einer gewissen Zeit ihre Software um bestimmte Funktionalitäten erweitern oder vielleicht bestehende Funktionen individuell anpassen. Hier wird es dann mit starren Systemen im KMS-Umfeld schwierig beziehungsweise teuer. Mit Vertec ist das kein Problem. Neue Anforderungen lassen sich dank der enormen Flexibilität der Software rasch und einfach realisieren. So erhalten unsere Kunden im Betrieb neue Funktionen und Möglichkeiten zur Steigerung ihrer Effizienz. Sie können beispielsweise gewisse Teilprozesse automatisieren oder individuelle Auswertungen für Partner oder Geschäftsleitung einfach umsetzen.

Tobias Wielki: Welche weiteren Stärken schätzen Anwaltskanzleien an Vertec?

Martin Fricker: Neben der modernen Oberfläche und der hohen Flexibilität ist eine wichtige Kernkompetenz neben der Software sicher das Branchenwissen im Vertec-Universum, sei es bei der Vertec Gruppe direkt oder bei uns als Vertriebspartner. Wir stehen in einem sehr regen Austausch und haben schon sehr viele Einführungsprojekte bei Anwälten erfolgreich umgesetzt. Besonders in mittleren und grösseren Projekten schätzen die Kunden unser Vorgehen. Mittels eines Vorprojekts erarbeiten wir mit dem Kunden gemeinsam ein Einführungskonzept und zeigen anhand eines Prototyps früh und schnell, wie wir kundenindividuelle Wünsche abbilden können. So erhält der Kunde direkt ein Bild von den Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten innerhalb der Software. Die tatsächliche Umsetzung im Hauptprojekt erfolgt dann häufig mit Themenworkshops, die wir mit dem Kunden gemeinsam planen. Die Kanzleien erhalten eine auf ihre Anforderungen massgeschneiderte Lösung mit verhältnismässig wenig Aufwand.

Tobias Wielki: Dokumentenmanagement ist ein wichtiges Thema für Anwälte. Wie begegnet ihr diesen Anforderungen?

Martin Fricker: Viele Anwaltskanzleien haben bereits ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie beispielsweise SharePoint, M-files oder iManage im Einsatz. Vertec bietet den Vorteil, dass bestehende Systeme über die offenen Schnittstellen einfach an die Software angebunden werden können. Für Kanzleien, die noch kein DMS im Einsatz haben, haben wir den Vertec M-Files-Connector entwickelt.

Tobias Wielki: In dem Fall empfehlt ihr den Einsatz von Vertec zusammen mit M-Files Anwalt. Was steckt genau dahinter und warum habt ihr euch für einen Connector zu M-Files entschieden?

Martin Fricker: Mit dem Vertec M-Files-Connector lassen sich die Vertec-Welt und die DMS- und ECM-Welt von M-Files optimal verbinden. Kernfeatures dieser Kombination sind:

• Dokumenten-Versionierung inklusive Änderungsnachverfolgung
• Volltextsuche über mehrere Ebenen
• Dokumente teilen und parallel an einem Dokument arbeiten
• Prozesse automatisieren wie z.B. den Kreditorenprozess

Tobias Wielki: Bei welchen Anwaltskanzleien passt euren Erfahrungen nach Vertec oder Vertec in der Kombination mit M-Files besonders gut?

Martin Fricker: Liegt das Hauptaugenmerk einer Kanzlei auf Effizienz und Flexibilität, passen diese beiden Produkte sehr gut. Denn beide Lösungen bieten eine ideale Plattform für die Digitalisierung einer Unternehmung.

Tobias Wielki: Gibt es vielleicht auch das Gegenbeispiel? Wann passt Vertec weniger gut?

Martin Fricker: Wenn eine Kanzlei explizit nur nach einer Leistungserfassung und Leistungsverrechnung sucht, ist Vertec als Software zu mächtig. Hier passen kleinere Lösungen mit einem geringeren Funktionsumfang deutlich besser. Ist das in Deutschland deiner Erfahrung nach ähnlich?

Tobias Wielki: Vertec passt bei uns in Deutschland besonders gut für Anwälte, die überwiegend beratend tätig sind und weniger vor Gericht arbeiten. Durch unser Schnittstellenkonzept kann Vertec einfach in die bestehende Systemlandschaft (z.B. zur Finanzbuchhaltung und einem DMS) eingebunden werden. Die hohe Flexibilität der Software ist bei kundenspezifischen Anpassungen, wie beispielsweise Mandatsverwaltung, Fristenkontrolle, Rechnungsaufteilung oder Konfliktcheck ein klarer Vorteil.

Tobias Wielki: Wie entwickeln sich Lean-Business und der Anwaltsmarkt in Zukunft weiter?

Martin Fricker: Vertec Anwalt wird laufend an zukünftigen Marktentwicklungen und -veränderungen angepasst. Mit Hilfe von Konfigurationspaketen werden interessante Features für Anwälte zukünftig noch schneller in bestehende Umgebungen übernommen werden können. So werden unsere Kunden noch mehr vom Know-how vergangener und aktueller Einführungsprojekten bei Anwaltskanzleien profitieren.

Tobias Wielki: Vielen Dank für den spannenden Austausch.