Standardsoftware oder Individuallösung? Nutzen Sie beides!

Wenn projektorientierte Dienstleister ihre Prozesse (weiter) digitalisieren möchten, stellt sich häufig die Frage nach dem richtigen Mittel: "Entwickeln wir das selber oder kaufen wir eine Standardsoftware?" Und hier gibt es kein richtig oder falsch - es kommt ganz drauf an, wie das Unternehmen funktioniert.

Um langfristig konkurrenzfähig zu bleiben, ist es aber essentiell, die Digitalisierung voranzubringen und somit manuelle Schritte und sich einschleichende Fehler zu vermeiden. Ist Ihr Unternehmen eher Standard oder Individuell?

Übersicht

1. Standardsoftware: Vor- und Nachteile
2. Individualsoftware: Vor- und Nachteile
3. Und was ist nun die bessere Wahl?
4. Business-Software, wie für mich gemacht

Standardsoftware: Vor- und Nachteile

Werfen wir zunächst mal einen näheren Blick auf Standardsoftware. Sie deckt einen klar abgesteckten Anwendungsbereich ab und ist sofort einsatzfähig. Was bedeutet es denn für einen Dienstleister, Standardsoftware einzuführen?

Standardsoftware bietet folgende Vorteile:

• die Anschaffungskosten für den Erwerb und für die Einführung sind gering im Vergleich zu einer Individualsoftware
• schnelle Verfügbarkeit durch kurze Einführungszeit
• Großer, meist branchenspezifischer Funktionsumfang
• ständige Weiterentwicklung durch den Hersteller
• Anwender profitieren vom professionellen Knowhow der Anbieter (Look & Feel, Usability)

Bei der Einführung von Standardsoftware muss man bedenken:

• Die Unternehmensstrukturen müssen meist auf die Standardsoftware angepasst werden, da Software und Prozesse nicht perfekt 1:1 passen
• Die Abhängigkeit vom Hersteller bzgl. Weiterentwicklungen und FAQs ist gegeben
• Selbständige Änderungen häufig nicht möglich
• Sonderprogrammierungen sind häufig nicht machbar oder nicht releasefähig, Updates der Software können also nicht eingespielt werden

Standardsoftware kann also gut passen, sofern die Prozesse sehr geradlinig, bzw. branchentypisch sind. Individuelle Prozessschritte können in Standardsoftware somit nicht abgebildet werden, sodass sich das Unternehmen der Software anpassen muss. Ein weiterer Aspekt: Kommen im Laufe der Nutzungszeit weitere Anforderungen hinzu oder ändern sich Unternehmensprozesse, kann es sein, dass die Software nicht mehr passt und neu evaluiert und investiert werden muss. Eine kostspielige Angelegenheit. Da Geschäftsmodelle, Kundenerwartungen und das Angebotsspektrum von projektorientierten Dienstleistern im ständigen Wandel sind, ist ein hohes Maß an Flexibilität Ihrer Standard-Business-Software ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Individualsoftware: Vor- und Nachteile

Bei Individualsoftware handelt es sich plakativ beschrieben um den Maßanzug Ihrer Business-Software. Entweder inhouse, sofern eigene Entwicklungsressourcen zur Verfügung stehen, oder durch Auftragsvergabe an einen externen IT-Dienstleister wird die Business-Software genau nach Ihren Vorgaben entwickelt.

Die Vorteile der Individualsoftware:

• Individualsoftware bildet die Unternehmensprozesse 1:1 ab
• Der Funktionsumfang der Software ist ideal auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt
• Unabhängigkeit von einem Hersteller, sofern das Unternehmen selbst entwickelt
• Software kann weiterentwickelt werden, wenn sich Prozesse ändern oder weitere Anforderungen hinzu kommen
• Hohe Nutzerakzeptanz trotz Systemwechsel

Beim Einsatz von Individualsoftware muss man aber auch bedenken:

• Entwicklungskosten erfordern meist ein hohes Budget
• Auch nachfolgende Wartungs- und Anpassungsarbeiten sind meist kostspielig
• Es muss alles von Anfang an durchdacht werden, was die Architektur der Lösung betrifft
• Man kann wenig von "Best Practices der Branche" profitieren.
• Wenn das Unternehmen selbst entwickelt, müssen die Unternehmensressourcen gehalten werden, was meist aufwändig ist, da die Leute auch in anderen Projekten mitwirken müssen um sich langfristig zu rechnen
• Meist wird bei Eigenentwicklungen nicht so gut dokumentiert, wie bei Standardsoftware

Und was ist nun jetzt die bessere Wahl?

Ein richtig oder falsch gibt es hier nicht, denn es kommt immer auf den Einzelfall an, bzw. auf das Unternehmen, die Expertise und die Erfahrungen. Passt eine günstige Standardsoftware sehr gut zu den eigenen Prozessen und sind nur geringe Anpassungen der eigenen Prozesse erforderlich, um mit Standardsoftware zu arbeiten, dann ist das ideal. Relativ günstig ist die Software in einem relativ geringen Zeitraum eingeführt.

Sind Ihre Prozesse sehr individuell und sichern Sie sich mit der Beibehaltung der Prozesse vielleicht sogar einen Wettbewerbsvorteil, dann kann sich eine Individuallösung lohnen. I-Tüpfelchen wäre, wenn Sie sogar inhouse eigene Ressourcen nutzen könnten, wie die interne IT, sofern Sie über entsprechende Ressourcen verfügen, die nicht permanent im Tagesgeschäft eingebunden sind,

Die Welt der projektorientierten Dienstleister ist nicht schwarz-weiß

Die Unternehmen, die ich als Interessenten von Vertec kennenlerne, sind allerdings nicht genau der Standardfall und eben auch nicht hochindividuell. Spannenderweise höre ich dann häufiger "Wir sind da wie alle Berater." oder "Wie machen es denn andere Softwareentwickler?" Im weiteren Gespräch wird dann schnell klar: Der rote Faden ist bei den Branchen, die Vertec bedient, meist sehr ähnlich. Doch geht man tiefer in die Prozesse hinein, arbeiten die projektorientierten Dienstleister im Detail wiederum unterschiedlich.

Ein Beispiel: Das Thema Sales Forecasting mittels einer Sales Pipeline haben wir in Vertec schon auf diverse Arten gelöst. Alles recht ähnlich, aber im Detail unterschiedlich. Die Bereitschaft, sich hier einer Standardsoftware anzupassen ist unterschiedlich stark ausgeprägt. So ist beispielsweise bei Unternehmen, die bereits eine Standardsoftware nutzen, schnell klar, dass Anpassungen erforderlich sein können und letzten Endes eine Einführung auch günstiger machen, als Anpassungen an allen Enden vorzunehmen. Interessenten, die noch Tabellenkalkulationen für ihre Auftragsabwicklung nutzen und das erste Mal zu Standardsoftware greifen, sind hier weniger affin, wenn es um Anpassungen der Prozesse geht.

Wie Vertec mit dem Thema Standard vs. Individualsoftware umgeht

Wir von Vertec nutzen etablierte Standardsoftware, sprich es haben sich Branchentemplates etabliert, die als Standardlösung für einen Teil der Kunden bereits ausreicht. Hier sind wir im klassischen Standard unterwegs. Vielleicht wird der Rechnungsreport noch auf das Unternehmen angepasst, aber per se kann sofort mit Vertec losgelegt werden, ohne großen Anpassungsaufwand. Die Kernprozesse werden dort schnell wiedergefunden, sei es bei der Anlage von Stammdaten, Projekten, Erfassen von Leistungen und der Rechnungserstellung. Das ist alles sofort verfügbar.

Doch das reicht eben nur für einen Teil der Kunden.

Business-Software, wie für mich gemacht

Was meinen wir damit? Vertec kann eben noch deutlich mehr als Standardsoftware "as it is". Unsere objektorientierte Datenbank erlaubt es, dass sich Anpassungen schnell vornehmen lassen. Für technisch affine Menschen haben wir unser Knowhow transparent auf unserer Knowledge Base aufbereitet, eine Abhängigkeit zu uns als Hersteller ist somit beim Thema Änderungen minimiert.

Vertec kann auch sukzessive eingeführt werden, sprich unsere Kunden können schnell starten und Änderungen und Erweiterungen nach und nach ergänzen – individualisierbar, bei garantierter Releasefähigkeit.

Wie weit unsere Kunden hier gehen möchten und wann, ist Ihnen selbst überlassen. Daher ist ein allzu genauer Blick in Richtung Anforderungen der Zukunft zu Beginn gar nicht erforderlich. Vertec kann sowohl um individuelle Automatismen, als auch um zusätzliche Objekte, Felder und Spalten ergänzt werden. Sogar die Auswahl der Felder auf Objekten wie Adressen und Projekten lassen sich individualisieren und zwar garantiert releasefähig. Das nennen wir flexibel.

Mit diesem Hybrid-Konzept, also individualisierbarer Standardsoftware ist es uns gelungen, die Vorteile der beiden Welten so gut es geht zu kombinieren.

Standard oder Individuell? Nehmen Sie Tor 3: Vertec

Der Mehrwert von Vertec als dritte Alternative liegt auf der Hand:

• Sie können sofort mit Vertec starten
• Sie profitieren von den Best Practices einer Standardsoftware
• Sie können Anpassungen eigenständig vornehmen oder mit einem Vertec-Experten umsetzen
• Die Anpassungen sind releasefähig und nach einem Update nach wie vor verfügbar
• Die Software ist sehr gut dokumentiert, da alle Parametrisierungsmöglichkeiten in unserer Knowledge Base offengelegt sind
• Die Einführungskosten können Sie anhand des Individualisierungsgrades und dem Anteil an Eigenleistungen selber steuern, siehe auch Blogartikel 5 Tipps für stressfreie ERP-Einführungsprojekte
• Die Software veraltet nicht, Vertec liefert kontinuierlich Updates basierend auf einer Roadmap

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