Digitalisierung greifbar: Rechnungsstellung

09.01.2018

Wenn das Erstellen von Rechnungen im Jahr CHF 36'000 kostet, ist die Zeit reif für ein Digitalisierungsprojekt.

Nachdem wir im ersten Teil unserer Serie "Digitalisierung greifbar" das Thema Angebote beleuchtet haben, dreht sich dieser Artikel rund um das schöne Thema Rechnungsstellung - die Lieblingstätigkeit vieler Unternehmer. Doch was kostet der Prozess der Rechnungsstellung eigentlich und wie viel Potenzial schlummert auch hier?

Manueller Aufwand in modernen Unternehmen

Viele unserer Projekte zeigen uns, dass nach wie vor zahlreiche Unternehmen hohen manuellen Aufwand betreiben, um offene Leistungen zu fakturieren oder Leistungen aus verschiedensten Systemen zusammenzuführen. Dies führt zu hohen Kostenaufwendungen in der Fakturierung. Die Anschaffungskosten für Programme wie z.B. Word oder Excel sind günstig. Deren Einsatz bedeutet jedoch einen hohen Grad an administrativem Aufwand und eine hohe Fehlerquote beim Erfassen von Arbeitsleistungen und dem Schreiben von Rechnungen.

Die Rechnungserstellung ist meist nicht mit einem Knopfdruck abgeschlossen, sondern es müssen zuerst alle Informationen mühsam zusammengetragen werden. Die Leistungen werden auf Stundenzetteln, in Excel-Listen, per Zuruf oder auch via Email zu den Verantwortlichen der Rechnungsstellung übergeben. Diese müssen dann die Daten sammeln, filtern und auf eine Rechnung bringen. Anschließend erfolgt eine Kontrolle und Freigabe der Leistungspositionen und Inhalte der Texte durch die Verantwortlichen der Rechnungsstellung oder eines Projektleiters. Die Rechnung wird dabei via Word oder Excel erstellt. Ein Rechnungsprozess ist somit langwierig und teuer. Machen wir eine Beispielrechnung:

Wir schreiben ca. 30 Rechnungen pro Monat.
Wir haben CHF 100 Kostensatz pro Stunde.
Wir benötigen insgesamt 1 Stunde pro Rechnung.

Manueller Prozess: (30 x 1) x CHF 100 = CHF 3'000.
Macht also insgesamt CHF 36'000 pro Jahr. Allein für den Rechnungsprozess.

Dieser Prozess wird in Vertec automatisiert, sodass mittels hinterlegter Stundensätze und Vorlagen die Rechnung zusammengeklickt werden können. Die Leistungen werden/wurden von den Leistungserbringern in Vertec eingegeben und stehen direkt für die Rechnungserstellung zur Verfügung. Nun beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle etwa 15 Minuten.

Mit Vertec: (30 x 0,25) x CHF 100 = CHF 750.
Jährlich also CHF 9'000.

Es konnten also allein im Rechnungsprozess CHF 27'000 pro Jahr eingespart werden. Wie wir gleich sehen werden, kommen weitere Vorteile für Mitarbeiter, Back-Office und Unternehmer hinzu.

So digitalisieren Sie Ihren Rechnungsprozess

Das Ziel der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen muss nicht die all-in-one Lösung sein, die von heute auf morgen alles revolutioniert. Wir fragen zum Start mit neuen Kunden gerne: "wo drückt der Schuh?". Beziehen wir dies nun mal fokussiert auf das Thema Rechnungen. Machen Sie sich ein Bild vom aktuellen Prozess.

Wer ist involviert?
Was genau macht jede Person?
Wie viele Programme sind im Einsatz?
Wie viel Zeit benötigt die Person dafür im Durchschnitt?
Was kostet eine durchschnittliche Rechnung somit?
Haben Sie den Überblick zu offenen Honoraren / Leistungen?
Sind die Arbeitsschritte dokumentiert, sodass andere Personen einspringen können?
Gibt es robuste Freigabeprozesse, die falschen Rechnungen und Zusatzaufwand vorbeugen?

Die Antworten lassen auf das Optimierungspotenzial schliessen. Da jedes Unternehmen individuelle Prozesse nutzt, gibt es nicht den einen perfekten Prozess. Mit den folgenden Schritten deckt Vertec bei einer Vielzahl der Kunden den Prozess jedoch schon recht umfassend ab. Schauen wir es uns den Ablauf also mal genauer an.

Erfassen von Leistungen auf Projektphase

Erfassung je Bearbeiter unter dem Punkt "offene Leistungen"
Auswahl des Projektes und der Phase, ggf. Tätigkeit auswählen, Textbeschreibung der Leistung (kann 1:1 mit auf der Rechnung ausgegeben werden), Leistungszeitraum oder Aufwand (Dauer) eingeben

Fakturierungsprozess

Im globalen Ordner Fakturierung können alle Projekte mit offenem Honorar angezeigt werden.
Übersicht über alle Projekte mit Leistungen und/oder Speseneinträge

Erstellen provisorischer Rechnungen

Rechnung wird je Projekt individuell erstellt und die Rechnungsbeträge, Leistungen und Leistungstexte können ggf. angepasst werden.

Freigabe der Rechnung

Freigaben können z.B. durch den Projektleiter erfolgen
Im globalen Ordner können dann die erstellten provisorischen Rechnungen freigegeben werden, um diese definitiv zu erstellen und keine Werte mehr verändern zu können
Die Rechnung kann anschließend ausgedruckt werden und an den Kunden geschickt werden

PDF Report

Die Rechnung kann nun je Projekt ausgedruckt (oder als PDF erzeugt) werden oder via Skript können alle Rechnungen einer Liste (z.B. alle definitiven Rechnungen) erstellt werden

Rückkopplung der Bezahlung

Die gezahlten Beträge können eingegeben werden bzw. die Rechnung kann als "bezahlt" markiert werden, damit im Mahnwesen keine Mahnungen an den Kunden verschickt werden.

Fazit

Wie schon bei den Offerten schlummert auch bei Rechnungen enormes Digitalisierungpotenzial. Auch wenn unsere Beispielrechnung vielleicht etwas hoch gegriffen ist – Rechnung zu erstellen ist oft teure und fehleranfällige Handarbeit. Die Vorteile einer integrierten Rechnungsstellung im CRM & ERP System sind attraktiv: