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Rechnungsstellung mit Vertec: So verändert die Software Ihren Arbeitsalltag

18. August 2020
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Von der manuellen Abrechnung in Excel und Word hin zur zentralen Zeiterfassung und der digitalen Fakturierung auf Knopfdruck: Mit der Einführung einer passenden Business Software ändert sich für kleine und mittelständische Unternehmen eine Menge. Im Rahmen unserer Serie haben wir dieses Mal bei der IITR Datenschutz GmbH nachgefragt:  Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag durch den Einsatz von Vertec verändert?

Mit Hilfe von Vertec konnte die IITR Datenschutz GmbH ihren kompletten Abrechnungsprozess automatisieren. "Mit einem Klick werden jetzt in Vertec Rechnungen erzeugt und automatisch per E-Mail mit persönlicher Anrede an die jeweiligen Kunden versendet. Parallel dazu werden die Rechnungen gebucht und inklusive des Belegbilds an DATEV übertragen", erklärt Gründer Dr. Sebastian Kraska.

Diese Lösung wurde von Vertec individuell für IITR Datenschutz parametrisiert und entspricht nicht dem Standardprozess. Kraska schätzt bei der Implementierung des Programms eben diese Flexibilität von Vertec: "Es ist ein großer Vorteil, wenn wir unsere speziellen Anforderungen direkt an ein Software-Haus herantragen können und nicht unsere Prozesse der Software anpassen müssen." Mit der digitalen Rechnungsstellung spart er monatlich bares Geld.

Denn die manuelle Rechnungsstellung ist bei projektorientierten Dienstleistern vor allem eines: Ein echter Zeitfresser. Wenn Sie für die die manuelle Rechnungsstellung in Word und Excel beispielsweise pro Rechnung eine Stunde benötigen und 30 Rechnungen pro Monat schreiben, kostet Sie die Rechnungsstellung bei einem Stundensatz von CHF 100 monatlich (30 x 1) x CHF 100 = CHF 3'000. Das sind CHF 36'000 im Jahr.

Automatisieren Sie den Prozess in Vertec, beträgt der Zeitaufwand mit Nachkontrolle pro Rechnung nur noch 15 Minuten. Die Rechnungen werden mithilfe von hinterlegten Stundensätzen und individualisierbaren Vorlagen per Klick erzeugt. Die Kosten dafür belaufen sich auf (30 x 0,25) x CHF 100 = CHF 750 monatlich. Das macht CHF 9'000 pro Jahr. Allein im Rechnungsprozess können Sie in diesem Beispiel mit Vertec jährlich CHF 27'000 sparen.

Im schlimmsten Fall übergeben Sie momentan vielleicht alle Ihre Rechnungen im Schuhkarton an Ihren Steuerberater, der diese wiederum händisch in Datev überträgt. Und natürlich schleicht sich bei der manuellen Übertragung hier und da ein Fehler ein. Erfolgt die Weitergabe Ihrer Rechnungsdaten dagegen digital von Vertec nach Datev, sind die Rechnungen bereits passend vorkontiert, so dass Fehlbuchungen ausgeschlossen sind.

In Vertec können Sie genau wie die IITR Datenschutz GmbH sowohl Ihren monatlichen Rechnungsprozess automatisieren als auch wiederkehrende Rechnungen nutzen. Für das Controlling können Sie sich interne Reports und Rechnungsvorlagen erstellen, die die einzelnen Abläufe nochmals stark vereinfachen. Und dabei gilt stets: Selbstverständlich unterstützen wir Sie jederzeit bei der individuellen Umsetzung Ihrer Prozesse in unserer Software.

Die vollständige Kundenreferenz der IITR Datenschutz GmbH finden Sie hier.

Weitere Artikel aus der Serie "Unser Alltag mit Vertec":

Teil 1: Verkaufsprozesse

Teil 2: Projektcontrolling

Teil 3: Projektmanagement