Aufgaben und Fristen
Mit Vertec lassen sich Aufgaben automatisieren, Fristen setzen und Erinnerungen versenden
So schafft diese Funktion Nutzen
Die Funktion "Aufgaben und Fristen" in Vertec ermöglicht das Anlegen und Verwalten von Benutzeraufgaben auf Projekt- oder Projektphasenebene und ebenso die automatische Ausführung wiederkehrender Prozesse wie Re-Indexierungen, Berechnungen oder Datenprüfungen.
Zusätzlich können Erinnerungen eingerichtet werden, um Benutzer gezielt auf anstehende Aufgaben aufmerksam zu machen. Damit wird die Systemadministration erleichtert und die Verlässlichkeit von Prozessen erhöht.
- Automatisierte Durchführung wiederkehrender System- und Datenprozesse
- Aufgabenmanagement von Benutzern
- Individuell konfigurierbare Zeitpläne und Ausführungsintervalle
- Erinnerungsfunktion zur gezielten Benachrichtigung von Benutzern
Funktionsweise
Zweck und Einsatzbereiche
Geplante Aufgaben dienen dazu, regelmässige Prozesse automatisiert und ohne manuellen Aufwand auszuführen. Typische Beispiele sind die wöchentliche Volltext-Reindexierung, das Aktualisieren von BI-Kennzahlen oder die Durchführung von Datenprüfungen. Dadurch werden Systemstabilität und Datenkonsistenz gewährleistet.
Erstellung und Verwaltung
Administratoren können geplante Aufgaben im System einrichten, Zeitpläne festlegen und definieren, in welchen Intervallen eine Aufgabe ausgeführt werden soll (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich). Jede Aufgabe kann jederzeit manuell gestartet werden.
Erinnerungen
Erinnerungen erscheinen automatisch als Benachrichtigungen ("notifications") und machen Benutzer auf anstehende und fällige Aufgaben aufmerksam. So wird verhindert, dass wichtige Prozesse übersehen oder verspätet ausgeführt werden. Erinnerungen können individuell angepasst und an bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen adressiert werden.
Typische Anwendungsfälle
- Regelmässige Bereinigung und Reindexierung der Volltextsuche
- Automatische Aktualisierung von BI-Kennzahlen
- Prüfung auf unvollständige Rechnungs- oder Leistungsdaten
- Versand von Erinnerungen an verantwortliche Benutzer bei kritischen Aufgaben
Knowledge Base Artikel
Voraussetzungen
Modul «Leistung & CRM»
Verwandte Funktion
Häufig gestellte Fragen
Kann ich auf die Kundenhistorie zugreifen, um zu sehen, was gerade beim Kunden passiert?
Wenn Sie Ihre Kundenhistorie in Vertec pflegen, können Sie diese jederzeit einsehen. Der Verlauf ist filterbar und wird entweder in einer gesamten Liste oder als Cluster mit Kontaktpunkten wie Mails oder Telefonaten dargestellt. Wir nennen das den Aktivitätenfeed. Mit der Volltextsuche können in Vertec gespeicherte Inhalte, darunter auch E-Mails, von allen berechtigten Personen durchsucht werden. Mit der Outlook App sehen Sie den Aktivitätenfeed eines Kontaktes direkt in Outlook.
Kann ich interne Aufgaben mit passenden Fristen erstellen?
Sie können Aufgaben für sich selbst oder andere Mitarbeitenden direkt in Vertec erstellen und diese beispielsweise mit internen Projekten verknüpfen. Pro Aufgabe kann eine Frist angelegt oder die Aufgabe als wiederkehrend angelegt werden.
Kann ich die Aufgaben meiner Mitarbeitenden einsehen?
Ja, Sie können in Vertec alle Aufgaben für Ihr Team verwalten und auswerten. Welcher User neben seinen eigenen Aufgaben auch Tasks von weiteren Mitarbeitenden einsehen kann, legen Sie über die allgemeinen Berechtigungen in Vertec fest.
Existieren seitens Vertec Löschfristen / Löschkonzepte (innerhalb der Software / im Unternehmen)?
Sie können in Vertec passend auf Ihre Anforderungen Löschkonzepte erstellen oder erstellen lassen, z. B. Suchordner, um bspw. alle Kontakte/Personen zu suchen, mit denen länger als x Monate kein Kontakt bestand, Einordnung in Kategorien, etc. Die Löschkonzepte intern bei Vertec benennen wir in unserer Zusatzvereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung unter Kapitel 10 und 11.
Wie kann ich Vertec unverbindlich testen?
Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einer eigenen Umgebung testen.
