Die Funktion «Staffing» beschreibt die Planung, Zuordnung und Verwaltung von personellen Ressourcen innerhalb von Projekten oder Projektphasen.
Mit Vertec haben Sie nicht nur eine tagesaktuelle Übersicht über die Mitarbeitenden, die momentan verfügbar sind, Sie planen auch diejenigen unter ihnen mit den passenden Qualifikationen («Skills») zum richtigen Zeitpunkt auf die Projekte, wo sie gebraucht werden.
Effizienzsteigerung: Bessere Auslastung des Personals, weniger Leerlauf- oder Überstundenkosten
Transparenz: Klare Sicht auf verfügbare Kapazitäten, Engpässe und Qualifikationen
Kostenkontrolle: Präzise Planung verhindert Überbesetzungen und unnötige externe Kosten (z. B. durch Freelancer)
Flexibilität: Schnelle Anpassung an Projektänderungen oder unerwartete Ausfälle.
Ein optimales Staffing trägt zu einem erfolgreichen Projektmanagement bei, indem Personalressourcen optimal eingesetzt werden. Projekte lassen sich verlässlicher planen und durchführen, was auch mit sinkenden Kosten einhergehen kann.
Funktionsweise
Das Staffing, das zugleich Teil der Ressourcenplanung in Vertec ist, bietet verschiedene Funktionen, mit denen Personalressourcen gezielt geplant, überwacht und optimiert werden können.
Die wichtigsten Elemente, die Vertec dabei berücksichtigt, sind:
Periodenauswahl: Ermöglicht das Einstellen der Planungszeit (z. B. Tag, Woche, Monat)
Zeittabelle: tabellarische Ansicht, in der Planzeiten je Kombination aus Mitarbeitenden und Projekt (oder Projektphase) pro Zeiteinheit verplant und bearbeitet werden können
Planwerte setzen: «Freie Kapazität»: automatisches Verteilen der noch verfügbaren Zeit oder «Feste Werte»: manuelle Eingabe pro Zeitspanne
Pivot-Tabellen: übersichtliche tabellarische Darstellung, in der Projekt- oder Phasen-Einträge als Zeilen bzw. Spalten angelegt sind
Kapazitätsgrafiken zur visuellen Darstellung freier Kapazitäten oder Überbuchungen auf Mitarbeiterebene
Auslastungsgrafiken für geplante Belastungen pro Zeitintervall
Planungsbearbeiter («PlanningWorker»): Platzhalter-Ressource, die für bestimmte Skill-Gruppen oder noch nicht besetzte Rollen eingesetzt werden kann. Später können konkrete Mitarbeitende zugewiesen und Planwerte umgebucht werden
Ja, Sie können in Vertec alle Aufgaben für Ihr Team verwalten und auswerten. Welcher User neben seinen eigenen Aufgaben auch Tasks von weiteren Mitarbeitenden einsehen kann, legen Sie über die allgemeinen Berechtigungen in Vertec fest.
Unter Bruttokapazität ist in Vertec die verfügbare Arbeitszeit vor Berücksichtigung von Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Kompensation), jedoch inklusive Berücksichtigung von Abwesenheiten vom Typ «Frei» (z. B. Feiertage) zu verstehen.
Die Nettokapazität meint die verfügbare Arbeitszeit nach Berücksichtigung sämtlicher Abwesenheiten.
So soll es sein: Bei guter Auftragslage laufen viele Projekte parallel, die Mitarbeitenden scheinen alle ausgelastet zu sein. Oder doch nicht? Die Ressourcenplanung Ihres Teams ist Voraussetzung für effiziente und erfolgreiche Auftragsabwicklung.
Bald ist Ferienzeit. Auf welchen Projekten arbeiten eigentlich Frau Feller und Herr Keller momentan und in den nächsten Monaten? Es wäre wichtig, dass sie noch Aufgaben übernehmen könnten, die durch das Onboarding neuer Kunden hinzukommen. Wer wäre eigentlich verfügbar, wenn einer der beiden ausfällt?
Ressourcen ideal verplanen
Mit Vertec erhalten Sie per Knopfdruck Antworten auf wichtige Fragen wie diese und stellen zugleich einen optimalen Personaleinsatz sicher. Planen Sie Ihre Mitarbeitenden vorausschauend auf Projekte und lassen Sie sich Verfügbarkeiten und Überlast auch visuell in Vertec anzeigen.
Ja, Sie können in der Ressourcenplanung einzelne Monate, Wochen oder Tage planen und auch Planwerte wie beispielsweise 50 % der verfügbaren Zeit für ein Projekt oder eine Phase blocken.
