Lizenzverkauf und Serviceverträge

Ja, denn Vertec wurde speziell für Dienstleister entwickelt. In der Rechnungsstellung können Sie die abzurechnenden Leistungen nachträglich anpassen und können sowohl Festpreise als auch nach Aufwand (Time and Material) abrechnen. Selbstverständlich können Sie auch Reisekosten und Spesen mit fakturieren.

Viele IT-Dienstleister stellen ihren Kunden wiederkehrende Rechnungen. Für Softwareentwickler bzw. Softwarehersteller sind dies meist Wartungsrechnungen oder Mietlizenzen, für Beratungsunternehmen Kontingente für Beratungsleistungen. Die Anforderungen sind dabei oft sehr unterschiedlich und können auch an Bedingungen geknüpft sein. Die wiederkehrenden Beträge sind etwa ein Prozentwert von einem Lizenzpreis und abhängig von den Modulen oder Paketen. Die Herausforderung besteht darin, dies in der CRM-Software sinnvoll abzubilden.

Der administrative Aufwand, regelmässige Beträge manuell abzurechnen, ist hoch. Es schleichen sich schnell Fehler ein. Mit einer softwaregestützten Abrechnung können Rechnungen (teil-)automatisiert werden. Auch bei einer steigenden Anzahl von Kunden bzw. Rechnungen entsteht in der Administration so kaum Mehraufwand. Zudem können Sie zu den regelmässigen Einnahmen einfach Forecasts über die zu erwartenden Umsätze abbilden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen.

Je nach Detailanforderung gib es in Vertec dafür mehrere Lösungen:

Option 1: Wiederkehrende Teilrechnungen bis zu einem definierten Gesamtbetrag

Wird mit dem Kunden ein Gesamtbetrag für ein Projekt vereinbart, welches in regelmässigen Intervallen wiederkehrend abgerechnet werden soll, kann Vertec die vereinbarten Teilrechnungen automatisch generieren. Sie können pro Projekt einen Budgetwert für die gesamte Laufzeit hinterlegen. In einem weiteren Schritt definieren Sie das Rechnungsintervall und den abrechenbaren Pauschalbetrag. Die einzelnen Schritte lassen sich mithilfe von Scripts auch automatisieren.

Option 2: Wiederkehrende Rechnungen über einen definierten Zeitraum

Alternativ können Sie für die Erzeugung von Wartungsrechnungen über eine definierte Laufzeit Vorschussrechnungen erstellen. Dafür wird eine Projektphase «Wartung» angelegt und mit dem Gesamtbetrag über die Laufzeit budgetiert. Anschliessend legen Sie ein Abrechnungsintervall fest und erzeugen die Vorschüsse, die auf Wunsch dann zum Fälligkeitsdatum automatisiert erstellt werden.

Option 3: Abbildung nach individuellen Vorstellungen

In Vertec können neben den Standard-Funktionen auch individuelle Anforderungen eingerichtet werden. Folgendes Beispiel hat sich bei mehreren Kunden etabliert: Die Abrechnung von Lizenzen und Wartungsbeträge (SSV=Softwareservicevertrag) läuft über die Ebene der Projektphasen. So können Sie das gesamte Implementierungsprojekt übersichtlich darstellen und phasenspezifisch auswerten.

Die Beträge für die Softwareserviceverträge werden auf Basis des Lizenzwertes ermittelt. Je nach Laufzeit des Vertrages ändert sich der Prozentwert auf dem Lizenzbetrag. Die einzelnen Wartungsverträge lassen sich dann global abfragen, wie in dem unteren Screenshot dargestellt. Für eine belastbare Aussage zu den zukünftigen Einnahmen über die Wartungsverträge kann diese Abfrage in Zeiträumen eingegrenzt werden.

Lizenzverkäufe und die Abwicklung von Wartungsverträgen können Sie in Vertec zentral abbilden, auswerten und abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wenig bis keine Sondervereinbarungen mit Ihren Kunden treffen. Darüber hinaus sollten Sie festlegen, inwieweit eine Automatisierung Ihrer Prozesse sinnvoll ist.

Wie gross ist Ihr Softwareportfolio? Wie viel Zeit benötigen Sie heute für das Lizenz- und Wartungsmanagement? Sind die Berechnungsgrundlagen eindeutig? Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für die Einrichtung der Automatisierung.

Die Abbildung in Vertec bietet dann folgende Vorteile:

•     Projektmanagement: Werten Sie Lizenzerträge pro Projekt aus.
•     Key Account Management: Erkennen Sie, bei welchem Kunden was im Einsatz ist und identifizieren Sie so Up- und Cross-Selling Potentiale.
•     Vertragsmanagement: Behalten Sie alle Verträge im Blick: Sehen Sie, wann welche Verträge auslaufen und erneuert werden müssen.
•     Administration: Fakturieren Sie Lizenzen oder Wartungsverträge per Knopfdruck. Bei den jährlichen Verlängerungen der Wartungsrechnungen können Sie so den internen Aufwand verringern.
•     Cash Flow Analyse: Analysieren Sie, welche Vertragsverlängerungen wann in Rechnung gestellt werden können und prognostizieren Sie Ihre Einnahmen für die folgenden Monate verlässlich.
•     Eigene Produktbewertung: Überprüfen Sie Ihr eigenes Portfolio. Welche Lizenzen sind die «cash cows», welche die «poor dogs»?

Ausführliche Informationen zum Lizenzmanagement mit Vertec erhalten Sie im Knowledge Base Artikel Lizenzverkauf und Serviceverträge.

In Rahmenverträgen werden mehrere Projekte in einem gewissen Zeitraum zu fest verhandelten Konditionen abgewickelt. Meist sind darin Zeitraum, Gesamtbudget, Kosten je Stunde, je Mitarbeiter oder Preisstaffelungen geregelt. In Vertec können Sie Rahmenverträge ganz individuell nach Ihren Anforderungen erstellen und auswerten. Auf dem Rahmenvertrag können Sie individuelle Felder erstellen, abfragen und controllen.

Wenn Sie Ihre Rahmenverträge in Vertec abbilden und pflegen, haben alle berechtigten Mitarbeiter zentral Zugriff auf den aktuellen Stand. Die manuelle Nachpflege entfällt. Die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fliessen sofort in die aktuellen Projektstände ein und individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp sind einfach zu ermitteln. So erkennen Sie die jeweilige Rentabilität auf einen Blick. Änderungen oder Erweiterungen an den Rahmenverträgen sind jederzeit, auch im laufenden Betrieb, unkompliziert möglich.

Die Vorteile, Ihre Rahmenverträge in integrierter Software individuell abzubilden und zentral zu pflegen sind:

• Zentraler Zugriff aller Mitarbeiter auf den aktuellen Stand der Rahmenverträge
• Keine manuelle Nachpflege notwendig, die erfassten Leistungen aller Mitarbeiter fließen sofort in die aktuellen Projektstände ein
• Individualisierbare Auswertungen je Kunde, Rahmenvertrag, Vertragsart oder Projekttyp, um somit die jeweilige Rentabilität einfach zu ermitteln

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