KYC (Know your Customer)
Mit dieser Funktion prüfen Sie bei der Mandatseröffnung verbundene Firmen und Personen
So schafft diese Funktion Nutzen
Die KYC‑Funktion unterstützt Sie dabei, bei der Mandatseröffnung automatisch verbundene Firmen und Personen zu prüfen. So sparen Sie Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass Compliance‑Anforderungen unkompliziert eingehalten werden. Die Funktion liefert eine strukturierte Grundlage, die flexibel an Ihre internen Prüfprozesse anpassbar ist.
Sie ermöglicht eine transparente Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Prüfungen – wer etwas erledigt hat, ist klar ersichtlich. Auch die Historie der Prüfungen wird über Einträge wie «Prüfung abgeschlossen am» nachvollziehbar festgehalten. So steuern Sie Risiken gezielter und minimieren Fehlerquellen bei der Mandatsprüfung.
Funktionsweise
Beim Eröffnen eines Mandats lässt sich einfach per Rechtsklick eine neue KYC‑Prüfung starten. Im nächsten Schritt wird eine Vorlage (z. B. «Standard») ausgewählt, die automatisch ein Standard‑Feld wie z. B. «besondere Sorgfaltspflicht» (Ja/Nein/Nichts) setzt. Die Vorlagen lassen sich in den Einstellungen flexibel anpassen oder neu erstellen.
- Basierend auf der Vorlage wird eine Checkliste mit Aktivitäten erstellt, gegliedert in Bereiche wie: Firmendaten, Dokumente, Risikoanalyse und Risikobewertung
- Markierungen der einzelnen Schritte als «Nicht notwendig» oder «Erledigt» möglich.
- Einfache Nachvollziehbarkeit, welcher Mitarbeitende wann eine Markierung gesetzt hat, inklusive optionaler Bemerkungen
- Dokumente zu den Prüfungen lassen sich direkt bei den Aktivitäten speichern
- Erfassung von Rollen unter dem Tab «Personenprüfungen» (z. B. wirtschaftlich berechtigter oder gesetzlicher Vertreter), öffentliches Interesse oder Verbindungen zu politisch exponierten Personen (PEP)
Knowledge Base Artikel
Voraussetzungen
Modul «Leistung & CRM»
Verwandte Funktionen
Mandatsmanagement, Projektphasen und Teilmandate, Adressen und CRM
Häufig gestellte Fragen
Wie kontrolliere ich auf Mandaten/Projekten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung?
Viele Unternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.
Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat bzw. Projekt können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Sie können etwa auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.
Ihr Sekretariat oder die Administration sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.
Wie erstelle ich ein Angebot auf einem Mandat?
Ein neues Angebot legen Sie in Vertec auf einem bestehenden Mandat an. Sie wählen die Tätigkeiten (Leistungen) aus und ordnen diese dem Angebot zu. Anschliessend erfolgt die Budgetierung. Ein klarer Vorteil: Durch die direkte Verknüpfung zwischen Mandatsplanung und Angebot sparen Sie wertvolle Zeit.
Wie kann ich Vertec unverbindlich testen?
Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einer eigenen Umgebung testen.
