BI für Anwaltskennzahlen
Zusatzfunktion für nützliche Kennzahlen im Kanzleiumfeld
So schafft diese Funktion Nutzen
Das Modul «BI für Anwaltskennzahlen» erweitert Vertec um ein speziell für Anwaltskanzleien konzipiertes BI-Config-Set. Es ermöglicht eine transparente Auswertung von Aufwand, Produktivität, Verrechenbarkeit, Umsatz und Stundensätzen pro Mitarbeitenden. Damit gewinnen Kanzleien jederzeit einen fundierten Überblick über wirtschaftliche Kennzahlen – intern wie extern.
- Übersicht über internen und externen Aufwand sowie Produktivität je Mitarbeitenden
- Analyse der Verrechenbarkeit, verrechnete Leistungen und erzielter Umsatz bzw. Abschreibungen je Ressource
- Darstellung verrechenbarer und tatsächlich verrechneter Stundensätze über alle Mandate hinweg
Funktionsweise
Einrichtung und Geltungsbereich
Mit dem Import des mitgelieferten Config-Sets «BI für Anwaltskennzahlen» wird im Stammordner «Controlling und BI» der Unterordner «Anwaltskennzahlen» angelegt. Voraussetzung ist, dass das BI-Modul in Vertec lizenziert ist. Zudem wird eine spezielle Benutzergruppe «Ordnerzugriff Controlling und BI» angelegt; nur Mitglieder dieser Gruppe erhalten Zugriff auf die BI-Ansichten.
Inhalte der BI-Ansichten
Die Funktion erstellt vordefinierte BI-Ansichten, gegliedert nach Mitarbeitenden. Die wesentlichen Auswertungen gliedern sich in zwei Teile:
Teil 1: Mandantenzeit vs. Kanzleizeit und Produktivität
- Anzeige des geleisteten Aufwands auf Mandaten in Stunden – getrennt nach extern / intern und produktiv / unproduktiv
- Optional können auch nur die verrechneten Aufwände dargestellt werden («Aufwand extern verrechnet produktiv», «Aufwand intern verrechnet produktiv»)
- Darstellung der Produktivität: Verhältnis des Aufwands auf produktiven Mandaten zum Gesamtaufwand
Teil 2: Verrechenbarkeit, Stundensatz, Umsatz und Abschreibungen
- Verrechenbarkeit: prozentuales Verhältnis zwischen internem und externem verrechneten Aufwand auf produktiven Mandaten
- Ermittlung und Anzeige des verrechenbaren und tatsächlich verrechneten Stundensatzes je Mitarbeitenden über alle Mandate
- Darstellung des erzielten Umsatzes sowie etwaiger Abschreibungen
Technische Abläufe und Pflege
Die Neuberechnung der BI-Daten erfolgt entweder automatisiert über geplante nächtliche Aufgaben oder manuell, wenn aktuelle Kennzahlen sofort benötigt werden. Damit sind die BI-Ansichten stets auf dem neuesten Stand.
Vorteile für Kanzleien
Mit dieser BI-Erweiterung erhalten Kanzleien ein Instrument, um wirtschaftliche Leistung transparent und differenziert zu messen. Sie können damit ressourcen- und kostenbewusst steuern, Ineffizienzen aufdecken und wirtschaftliche Entscheidungen datenbasiert treffen. Zusätzlich erleichtert der Überblick über verrechenbare Leistung und tatsächlichen Ertrag die Honorar- und Auslastungsplanung sowie das Controlling auf Partner- oder Mitarbeitendenebene.
Die Zusatzfunktion BI für Anwaltskennzahlen im Video erklärt
1:34 Min
Häufig gestellte Fragen
Sind meine Wiedervorlagen schnell und einfach erkennbar?
In Vertec können Sie Wiedervorlagen für sich selbst oder weitere Mitarbeitende anlegen. Im Ordner «Verkauf» sind alle Wiedervorlagen enthalten und werden übersichtlich als Liste dargestellt. Sie können dort unterschiedliche Filter einsetzen. Bei Bedarf richten Sie Wiedervorlagen automatisiert ein, sodass diese direkt bei der Erstellung eines Angebots angelegt werden.
Welche ERP-Funktionen bietet Vertec?
Von der Angebotserstellung über Leistungs- und Spesenerfassung bis hin zu Fakturierung, Nachkalkulation und Controlling: Mit Vertec sind Sie als projekt- oder mandatsorientiertes Dienstleistungsunternehmen optimal aufgestellt. Mit dem Business Intelligence Modul visualisieren Sie sogar Daten direkt in der Vertec Oberfläche.
Eine vollständige Übersicht bietet Ihnen die Funktionsübersicht.
Kann ich meine Leistungen auch mobil erfassen?
Ja, Vertec nutzen Sie auch bequem auf Android oder iOS. Mit der Phone App können Sie Leistungen, Spesen, Abwesenheiten und Aktivitäten erfassen und editieren.
Wie kann Vertec an ein DMS angebunden werden?
Vertec verfügt über eine Schnittstelle zu Microsoft SharePoint Online (Microsoft 365). Der Vertec Vertriebspartner Lean Business AG vertreibt einen M-Files Connector für Vertec. Für das DMS iManage bestehen kundenspezifische Schnittstellen.
Wie kann ich Vertec unverbindlich testen?
Sie können Vertec 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einer eigenen Umgebung testen.
Ist Vertec eine Kanzleisoftware?
Ja, Vertec ist eine Kanzleisoftware, die speziell darauf ausgerichtet ist, eine Kanzlei wirtschaftlich erfolgreich zu führen. Vertec eignet sich dabei besonders für Kanzleien und moderne law firms ab 20 Mitarbeitenden.
Vertec ist im On-Premises Betrieb verfügbar oder läuft im Cloud Abo.
Der Funktionsumfang reicht von der Kollisionsprüfung über das Mandatsmanagement und Fristenkontrolle bis hin zu individuellen Rechnungsprozessen, Fremdgeldverwaltung und Gewinnverteilung.
Es werden alle typischen Prozesse abgebildet, die in einer Kanzlei täglich anfallen.
Als zentraler Baustein für erfolgreiches Kanzleimanagement unterstützt Vertec Sie dabei, Ihre Produktivität zu steigern, indem Vertec Ihnen die Werkzeuge liefert, um Ihre Kanzlei effizient zu organisieren, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und schlussendlich einen reibungslosen Ablauf Ihrer Mandate sicherzustellen.
Vertec passt sich dabei Ihren Prozessen an - und nicht umgekehrt.
Worin liegen die Unterschiede zwischen Kanzleisoftware und Kanzleimanagement?
Kanzleisoftware ist eine auf Juristen spezialisierte Fachsoftware, die den juristischen Arbeitsalltag optimiert. So bildet sie z. B. Prozesse durchgängig ab und schafft so Transparenz im Tagesgeschäft. Sie konzentriert sich dabei vor allem auf mandatsbezogene und abrechnungsrelevante Aufgaben.
Zu den typischen Funktionen zählen:
- Akten- und Mandatsmanagement
- Kollisionsprüfung
- KYC
- Leistungs- und Zeiterfassung
- Fristenkontrolle
- Gebührenabrechnung (z. B. über RVG)
- Fremdgeldverwaltung
- Dokumentenmanagement
- Fakturierung und Erfolgskontrolle
Kanzleimanagement hingegen beschreibt die ganzheitliche Organisation und Steuerung einer Kanzlei – sowohl rechtlich als auch betriebswirtschaftlich und personell. Eine moderne Kanzleisoftware ist Teil eines effizienten Kanzleimanagements und trägt zum reibungslosen Arbeiten bei.
Die Bereiche des Kanzleimanagements umfassen zusätzlich:
- Organisation von Arbeitsabläufen und Prozessen innerhalb der Kanzlei
- Planung von Personal auf Mandate
- Controlling und Analyse relevanter Kennzahlen (Umsatz/billables, Auslastung, Rentabilität)
- Mandantenbindung
- Strategie- und Kanzleientwicklung
Kanzleimanagement ist somit übergeordnet zu betrachten und geht über rein rechtliche Funktionen einer Kanzleisoftware hinaus. Das Kanzleimanagement ist der strategische und organisatorische Ansatz, der die Kanzlei langfristig als Unternehmen betrachtet, das wirtschaftlich erfolgreich geführt werden will. Die Kanzleisoftware hingegen stellt viel mehr das operative Werkzeug für den juristischen Alltag dar.
