QR- und E-Rechnungen einlesen

So schafft das Einlesen von Rechnungen Nutzen

Die Funktion «QR‑ und E‑Rechnung einlesen» ermöglicht Ihnen das automatische Auslesen von Rechnungsdaten aus Belegen mit QR‑Code oder E‑Rechnung (z. B. XML‑Format) und unterstützt so eine schnelle und fehlerfreie Kreditorenerfassung.

• Automatische Übernahme zentraler Rechnungsdaten (z. B. Betrag, IBAN, Referenz, Lieferant) direkt aus dem QR‑Code.
• Starke Effizienzsteigerung durch Wegfall manueller Dateneingabe – senkt Aufwand und Fehleranfälligkeit.
• Unterstützung moderner Formate (Swiss‑QR, EPC‑QR, u. a.) und somit zukunftsorientierte Kreditorenabwicklung.

So funktioniert das Einlesen von Rechnungen

Belegimport

Sie starten mit dem Klick auf «Beleg importieren...» und wählen eine Datei im Format PDF, Bild (PNG, JPEG, BMP) oder XML. Wenn der Beleg einen QR‑Code enthält, wird dieser automatisch ausgewertet. Je nach Format (Swiss‑QR oder EPC‑QR) werden verschiedene Felder direkt übernommen:

Swiss‑QR‑Code

• Automatische Übernahme von Konto (QR‑IBAN), Referenznummer, Währung, Betrag, Lieferant (wenn vorhanden), Rechnungsnummer (externe Nummer), Fälligkeitsdatum und Datum der Rechnung.
• Wenn ein Lieferant mit exakt übereinstimmendem Namen und PLZ im System existiert, wird dieser zugeordnet – andernfalls fragt Vertec, ob ein neuer Lieferant angelegt werden soll.
• Fehlende Berechtigung für die Anlage neuer Adressen führt zu einer Fehlermeldung, beispielsweise bei Projekt‑Supervisors ohne Adressadministrator‑Rechte.
• Bestehender Lieferant bleibt erhalten, falls der QR‑Code eine andere Firma ermittelt; eine Änderung erfolgt nicht.

EPC‑QR‑Code

• Automatische Erfassung der Felder Zahlungsempfänger, IBAN, Referenznummer, Währung und Betrag.

Andere QR‑Code‑Formate / belegloser QR

• Wird ein nicht unterstützter QR‑Code erkannt, wird lediglich das Belegbild gespeichert, ohne Daten zu übernehmen.
• Wird ein Beleg ohne QR‑Code importiert, bleiben bestehende Kreditor‑Angaben unverändert.

Darstellung des Belegbilds / Belegdokuments

• Nach dem Import wird das Belegbild angezeigt: bei Bilddateien direkt, bei PDFs die erste Seite, bei XML das XML‑Dokument selbst (read‑only).
• Bilder und PDF‑Seiten lassen sich per Rechtsklick speichern oder löschen; XML‑Dokumente können über entsprechende Buttons gespeichert oder gelöscht werden.