ERP für Ingenieure: Einfach und durchgängig, inklusive AI-Anbindung

Wie lassen sich Offerten, Projekte und Rechnungen in Ingenieurbüros durchgängig bearbeiten? Im Webinar zeigten Vertec und Vertriebspartner Spektra Netcom live im System, wie sich Leistungen erfassen, SIA-Phasen budgetieren und branchenspezifische Anforderungen an die Rechnungsstellung abbilden lassen. Auch die KI-Anbindung über den Vertec MCP Server kam anhand konkreter Beispiele zum Einsatz.

Offerten mit SIA-Phasen und optionalen Leistungen erstellen

Ausgehend von einer Projektvorlage mit SIA-Phasen wurden Tätigkeiten, Stundenansätze, Budgets und Fremdleistungen erfasst. Optionale Leistungen liessen sich separat kennzeichnen. Anschliessend entstand daraus eine Offerte mit Phasen, Zwischentotalen, Spesenpauschale und Rabatt. Für individuelle Ergänzungen wie Pläne, Texte und Bilder wurde die Ausgabe in Word gezeigt.

Rechnungsfelder und Rabatte flexibel abbilden

Grosse Auftraggeber verlangen auf Rechnungen häufig unterschiedliche Angaben, etwa Projekt- oder Kostenstellennummern. Statt zahlreiche Vorlagen zu pflegen, lassen sich die Bezeichnungen und Werte über dynamische Rechnungsfelder projektspezifisch hinterlegen. Auch mehrere Rabattstufen sowie Garantie- oder Sicherheitsrückbehalte wurden demonstriert: Sie können auf unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen beruhen und bereits im Projekt oder bei Bedarf auf der einzelnen Rechnung definiert werden.

Leistungen und Spesen einfacher erfassen

Neben Timer und Wochenerfassung wurde gezeigt, wie ChatGPT anhand eines Screenshots aus dem Outlook-Kalender mehrere Termine als Leistungen in Vertec erfasst. Mit der Vertec Phone App lassen sich unterwegs zudem Spesenbelege fotografieren und einem Projekt zuordnen. In der Live-Demo wurden die Beleginformationen mithilfe eines AI-Dienstes erkannt und in Vertec übernommen.

AI-Anbindung: Vertec direkt aus der Vertec AI App bedienen: Projektinformationen abrufen und Adressen anlegen

Über den Vertec MCP Server fragte Claude den aktuellen Stand eines Bauprojekts ab und bereitete daraus einen E-Mail-Entwurf für den Bauherrn vor. Ein weiteres Beispiel zeigte, wie Informationen aus einem Organigramm für Firmen-, Abteilungs- und Kontakteinträge in Vertec genutzt werden können. Dabei gelten weiterhin die in Vertec hinterlegten Benutzerberechtigungen: Der AI-Client erhält nur Zugriff auf Daten, die der angemeldete Benutzer sehen darf.

Drei Botschaften aus dem Webinar

• Branchenprozesse aus einem Guss: SIA-Phasen, Budgetierung, Offertstellung und komplexe Rechnungsanforderungen lassen sich in Vertec verbinden.

• Weniger manuelle Erfassung: Leistungen aus Outlook-Kalendereinträgen und mobile Spesenbelege wurden direkt in Vertec übernommen.

• AI mit konkretem Nutzen: Der Vertec MCP Server ermöglicht Projektabfragen, E-Mail-Entwürfe und das Anlegen von Kontakten über AI-Clients unter Beachtung der Benutzerrechte.

Wer die Abläufe im System nachvollziehen möchte, findet in der Webinar-Aufzeichnung die Live-Demos sowie die Fragerunde zur Ressourcenplanung und zur Nutzung mehrerer Mandanten.

Webinaraufzeichnung ansehen

26:05

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Fragen und Antworten aus dem Webinar

Gibt es in Vertec eine integrierte Ressourcenplanung und ist sie auch grafisch verfügbar?
Ja. Gezeigt wurden grafische Ansichten der Team-Auslastung, geplante Stunden und verfügbare Kapazitäten. Ferien und Abwesenheiten fliessen in die Kapazitätsdarstellung ein. Die konkrete gewünschte grafische Darstellung sollte anhand der Anforderungen geklärt werden.

Kann Vertec für mehrere Mandanten eingesetzt werden?
Ja. Im Webinar wurde ein Praxisbeispiel erläutert, bei dem Projekttypen einzelnen Gesellschaften und verschiedenen Finanzbuchhaltungsmandanten zugeordnet werden. Auch Zugriffssteuerung, interne Leistungsverrechnung und eigene Rechnungsvorlagen für Ingenieurgemeinschaften sind damit abbildbar.