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«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»

Dieser Nutzen bei der Rechnungsstellung kann kaufentscheidend sein

10.06.2022
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Bei der Rechnungsstellung viel Zeit und damit bares Geld sparen. Was in vielen Unternehmen noch immer ein komplizierter und aufwendiger Prozess mit unterschiedlichen Datenquellen und Programmen ist, geht auch anders. Ganz einfach. Wir zeigen am Beispiel eines typischen Kundengesprächs auf, wie man den Fakturierungsprozess in einem System abbilden und effizient gestalten kann.

Es ist fast 16:00 Uhr. Die knapp einstündige Demo bei einem potenziellen Kunden verlief bisher sehr gut. Die offene Fragerunde zum Abschluss der Präsentation ist auch beendet. Vertec passt als Lösung gut zu den Anforderungen des Unternehmens. Darüber ist man sich prinzipiell auf beiden Seiten einig. Dennoch scheint der potenzielle Kunde noch nicht vollständig überzeugt. Schweigen und Zögern liegt in der Luft.

Tagelanger Arbeitsaufwand im Rechungslauf eingespart

Dann, plötzlich, bringt es einer der Entscheidungsträger auf Kundenseite selbst auf den Punkt: «Da können wir ja rund 3-4 Tage Arbeit bei jedem Rechnungslauf einsparen!» «Ich habe das gerade mal überschlagsweise durchgerechnet.» Er zeigt seinem Kollegen seine Aufzeichnungen. Und dieser wirkt sichtlich beeindruckt von der möglichen Effizienzsteigerung mit Vertec und der damit einhergehenden Kostenersparnis.

Ob sich das auch lohnt, wenn man in bestimmten Monaten nur wenige Rechnungen versendet, möchte jemand wissen. Ja, das tut es. Denn jede gesparte Zeit lässt sich an anderer Stelle sinnvoller und produktiver investieren. Wie so eine Kostenersparnis in numeri konkret aussehen kann, zeigen wir im Blogartikel zur Rechnungsstellung.

Aber zurück zum Unternehmen und seiner Ausgangssituation.

Integrierter Rechnungsstellungsprozess statt Medienbrüche

Das zentrale Element zur Leistungserfassung und Fakturierung im Unternehmen bildete bei diesem potenziellen Kunden bis anhin Excel. Ein weit verbreitetes funktionstüchtiges System, das einige Nachteile mit sich bringen kann. So zum Beispiel erschweren viele manuelle Schritte und Schnittstellen in der Microsoft-Software die Integration in die betrieblichen Abläufe.

Es kann ausserdem oft zu sogenannten Medienbrüchen kommen. Ein anschauliches Beispiel: Leistungen des Unternehmens werden in verschiedenen Excel-Tabellen erfasst, die anschliessende Verrechnung erfolgt in Word, ehe man für den Versand auf Outlook zurückgreift. Das alles kostet viel Zeit und birgt Raum für Fehler.

Anders sieht die Vorgehensweise in dem CRM und ERP System von Vertec aus: Hier herrschen durchgängige Prozesse vor, die integriert in nur einem System ablaufen und sich sogar automatisieren lassen. Medienbrüche werden abgebaut. Verrechenbare Leistungen werden projektbasiert direkt erfasst, Rechnungen lassen sich mit nur wenigen Klicks erstellen und abschliessend versenden.

Schnittstellen zu den gängigsten Buchhaltungssystemen sorgen für eine einfache Integration an das betriebliche Arbeitsumfeld.

Effizienzsteigerung mit Vertec

Die Rechnungsstellung in Vertec zu erledigen, leistet einen entscheidenden Beitrag zur Effizienzsteigerung im eigenen Unternehmen. Da Vertec ein integriertes CRM und ERP System ist, liegen die Daten aus der Kundenverwaltung ebenfalls direkt in der Business Software vor. Die Beschaffung aus externen Quellen entfällt. Zusammen mit der Leistungserfassung auf Projektbasis, dem Projektmanagement, der Abrechnung und dem Controlling lassen sich in Vertec alle relevanten Prozesse integriert abbilden.

Fazit

Qualitativ hochwertige Rechnungen, die alle Posten übersichtlich auflisten und sich innerhalb weniger Klicks erzeugen lassen, erstellen Sie mit Vertec. Reduzieren Sie die Fehleranfälligkeit, indem Sie Ihren Rechnungsprozess mit Vertec in einem System abbilden. Durch das Reduzieren von Medienbrüchen sparen Sie zudem wertvolle Zeit und damit Geld.

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