Neu in Vertec: Buchhaltungsbelege versiegeln

Immer mehr Unternehmen stellen auf die rein elektronische Dokumentablage um, auch und gerade für Buchhaltungsbelege wie Kreditor- und Eingangsrechnungen. Bei diesen steuer- und abschlussrelevanten Dokumenten gibt es jedoch besondere Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung und Nachweispflichten – anders als bei einer reinen, traditionellen Papierablage.

Unternehmen müssen Buchhaltungsbelege lange aufbewahren. In der Schweiz sind es 10 Jahre, in Deutschland wurde diese Frist (für neu beginnende Geschäftsjahre) erst kürzlich auf 8 Jahre reduziert – bis 2035 greift aber da auch noch die 10-Jahres-Regel. In Österreich beträgt die Frist (in der Regel) 7 Jahre.

Wie die elektronischen Dokumente aufbewahrt werden müssen, damit sie auch in Zukunft gültige Belege darstellen, wird in allen Ländern über spezielle Gesetze oder Verordnungen spezifiziert. Im Grundsatz sind sie jedoch alle gleich: Die Dokumente müssen unveränderbar gespeichert werden, und dies muss nachgewiesen werden können.

In Deutschland gelten die GoBD. Unter Artikel 3, Randziffer 26 ist zu finden:

In 3.2.5 liest man dann «Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind».

In Randziffer 138 steht dann noch: «Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich.»  Zwar nicht «erforderlich», aber doch zulässig.

In der Schweiz gilt die GeBüV, Artikel 9:

Beim Verfassen haben die Autoren offensichtlich noch an externe Datenträger gedacht, denn für CDs und DVDs gelten keine zusätzlichen Anforderungen, da die Datenträger als unveränderbar angeschaut werden. Mir scheint das aber keine praktikable Lösung mehr zu sein, denn CD-Laufwerke gehören der Vergangenheit an – noch mehr in 10 Jahren! Man hat dann zwar ein Medium, auf dem Daten unverändert darauf sind, kann dieses aber nicht mehr lesen.

Veränderbare elektronische Datenträger (und dazu zähle ich auch DMS-Systeme!) sind zulässig, wenn technische Massnahmen die Integrität und Unveränderbarkeit der Daten über 10 Jahre garantieren. Dies erfordert zertifizierte Verfahren, z. B. elektronische Signaturen und Zeitstempel, sowie die Dokumentation der Abläufe.

Bei einem Dokument mit einer Signatur mit Zeitstempel (oder besser: Versiegelung, damit es keine Verwechslung gibt mit elektronischen Unterschriften) kann also zweifelsfrei nachgewiesen werden, dass sich dieses ganz sicher nicht verändert hat seit dem Datum des Zeitstempels. Würde man das Dokument auch nur minimal verändern, würde die Versiegelung als nicht mehr gültig dargestellt.

Bei PDFs, dem üblichen Aufbewahrungsformat, ist dies fix in den Standard verbaut und der Adobe Acrobat Reader stellt dann solche Signaturen oder Versiegelungen auch dar, inkl. dem Zeitpunkt, seit dem das Dokument nicht mehr verändert wurde.

Um unseren Kunden eine möglichst einfach anwendbare, kostengünstige und rechtssichere Archivierung ihrer Buchhaltungsbelege zu ermöglichen – vor allem in Bezug auf Kreditor- und Eingangsrechnungen – releasen wir mit der Version 6.8.0.16⁣ eine Versiegelungsfunktion. 

Die Versiegelungsfunktion steht allen Vertec Kunden mit lizenziertem Modul «Einkauf & Fremdkosten» kostenlos zur Verfügung. Die Versiegelung wird durch einen Cloud Dienst von uns gemacht, dieser ist aber sehr datenschutzfreundlich ausgelegt: Das eigentliche Dokument (also das PDF) wird nicht an diesen Cloud Dienst geschickt, sondern nur ein Hash von diesem. Dass ein Dokument versiegelt wurde, ist direkt in Vertec sichtbar und kann, wie bereits erwähnt, auch mit dem Acrobat Reader oder Online Validatoren bestätigt werden.