Rudolf & Bieri AG

«Der Zeitaufwand für das Erstellen, Kontrollieren und Versenden von Rechnungen konnte deutlich reduziert werden. Der gesamte Prozess ist heute deutlich einfacher, transparenter und effizienter geworden.»

Vivienne Kneubühler, Leiterin Finanzen, BSc Business Administration, Major Controlling & Accounting, Mitglied der Kanzleileitung

Die Rudolf & Bieri AG ist eine seit über 40 Jahren in der Zentralschweiz verankerte Anwalts- und Notariatskanzlei. Mit spezialisierten Anwältinnen, Anwälten und Notaren begleitet sie Unternehmen, Gemeinwesen und Privatpersonen mit persönlicher, lösungsorientierter Beratung und vertieftem Branchenverständnis. 

Standorte:

Emmenbrücke, Luzern, Hochdorf

Herausforderungen

• Hoher manueller Aufwand in der Rechnungsstellung durch Export nach Excel und mehrere Bearbeitungsschritte.
• Medienbrüche zwischen Vertec und Excel führten zu Ineffizienzen und erhöhtem Abstimmungsbedarf.
• Standardprozesse deckten die vielen Detailanforderungen der Kanzlei nicht vollständig ab.

Nutzen

• Rechnungen werden heute direkt in Vertec erstellt, geprüft, freigegeben und versendet.

• Deutlich weniger Zeitaufwand, mehr Transparenz und Effizienz im gesamten Prozess.

• Standardlösung individuell auf die Arbeitsweise der Kanzlei zugeschnitten.

• Dokumente werden automatisch im M-Files abgelegt.

   

Vertec Basispaket

25-50

Was war der Anlass, den Fakturierungsprozess zu optimieren?

Die vorgängige Rechnungsstellung war aufwändig und teilweise ineffizient. Daten wurden nach Excel exportiert, manuell bearbeitet und Rechnungen mehrfach zur Kontrolle intern weitergeleitet.

Welche konkreten Ziele sollten erreicht werden?

Wir wollten den Prozess vereinfachen, manuellen Aufwand reduzieren und Medienbrüche zwischen Vertec und Excel eliminieren.

Was wurde am Prozess verändert?

Heute läuft der gesamte Rechnungsprozess direkt in Vertec: automatische Rechnungserstellung vom System, Prüfung und Freigabe in Vertec sowie direkter Versand aus Vertec inklusive automatischer Ablage im M-Files.

Wie war das Vorgehen von Lean Business und wie empfanden Sie die Zusammenarbeit?

Die Zusammenarbeit mit Lean Business war von Beginn an sehr gut, verständnisvoll und professionell. Besonders geschätzt haben wir, dass Lean Business unsere Anliegen schnell verstanden, kritisch hinterfragt und proaktiv Verbesserungen vorgeschlagen hat. Der Fokus lag stets darauf, unseren Prozess zu verstehen, um eine passende und praxistaugliche Lösung umzusetzen.

Ausgangspunkt war eine Standardlösung von Vertec. Aufgrund unserer vielen spezifischen Anforderungen und Detailwünsche wurde diese gemeinsam mit Lean Business weiterentwickelt und optimal auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten.

Was hat sich messbar oder spürbar verbessert?

Der Zeitaufwand für das Erstellen, Kontrollieren und Versenden von Rechnungen konnte deutlich reduziert werden. Der gesamte Prozess ist heute deutlich einfacher, transparenter und effizienter geworden.

Wem würdet ihr die Optimierung empfehlen – und warum?

Besonders Unternehmen im Dienstleistungsbereich mit laufenden Mandaten und regelmässiger Fakturierung profitieren von diesem standardisierten und effizienten Rechnungsprozess.

Ihr seid seit 2021 M-Files und Vertec Kunden bei Lean Business. Wie ist die Betreuung und Zusammenarbeit?

Die Zusammenarbeit mit Lean Business ist seit Beginn sehr partnerschaftlich, professionell und lösungsorientiert. Auf unsere Bedürfnisse wird eingegangen. Besonders schätzen wir, dass Änderungswünsche stets sorgfältig geprüft werden. Lean Business möchte den Prozess dahinter sowie die Gründe für Anpassungswünsche verstehen und bringt oft bereits passende Standardlösungen oder wertvolle Alternativen ein. Das Team nimmt sich die Zeit, unsere Prozesse, unser Business und unsere Arbeitsweise zu verstehen, um uns optimal zu unterstützen.

Rückblick: Würdet Ihr euch wieder für M-Files und Vertec mit Lean Business entscheiden?

Ja, jederzeit.