Lieferantenrechnungen

So schafft die Funktion Nutzen

Mit der Funktion «Kreditoren buchen» (Lieferantenrechnungen) in Vertec erfassen Sie Drittrechnungen effizient als Kreditoren, ordnen diese projektspezifisch zu und starten damit eine gezielte Weiterverarbeitung in Ihrer Buchhaltung.

• Einmal erfasste Lieferantenrechnungen lassen sich projektübergreifend verwenden und in die Kreditorbuchhaltung übertragen.
• Kostentransparenz durch Zuordnung von Auslagen und Spesen auf Projekte erleichtert das Controlling und die Projektkostenzuordnung.
• Importfunktionen per QR‑Code (z. B. Swiss‑QR) beschleunigen die Erfassung und minimieren manuelle Fehler.

Funktionsweise der Lieferantenrechnungen

Kreditor erfassen und projektbezogen zuordnen

Beim Anlegen von Lieferantenrechnungen erfassen Sie Felder wie Eingangsdatum, externe Rechnungsnummer und interne Nummer, die für die spätere Suche und Zuordnung nützlich sind. Weitere Angaben umfassen Währung, Personenkonto des Lieferanten, Lieferantenbezeichnung, Beschreibungstext, Konto, Referenznummer, Zahlungskonditionen, Fälligkeitsdatum und Verrechnungsart („verrechnen“ oder „weiterleiten“), sowie den Bruttobetrag inkl. MwSt.

Beleg importieren per QR‑Code oder Datei

Mit dem Belegimport laden Sie Rechnung als PDF, Bild oder XML hoch. Bei Swiss‑QR‑Code‑Belegen werden viele Felder (Konto, Referenz, Währung, Betrag, Lieferant, Datum etc.) automatisch ausgefüllt – das spart Zeit und vermeidet Tippfehler.

Auslagen und Spesen zuordnen

Sie können Auslagen oder Spesen direkt im Ordner «Auslagen» anlegen oder per Drag‑&‑Drop bzw. Button dem Kreditor zuordnen. Dabei müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein – z. B. gleiche Währung, gleiches Projekt oder Mandat, Freigabestatus, korrekte Summe. Bei Abweichungen zeigt Vertec einen Problembericht an, was die Datenqualität sicherstellt.

Schnittstellen zur Kreditorbuchhaltung

Vertec bietet diverse Schnittstellen⁣ zu Buchhaltungslösungen.