Veranstaltungen in Vertec erstellen und verwalten

Vertec einfach erweitern. Darum geht es bei den Zusatzfunktionen. Hiermit können Sie innerhalb weniger Klicks die Funktionalität Ihrer bestehenden Vertec-Installation kostenlos erweitern.

Zusatzfunktionen stellen wir in regelmässigen Zeitabständen in Form von XML-Dateien in unserer Knowledge Base zum Download bereit, durch die Sie verschiedene Voreinstellungen wie zum Beispiel Ordnerstrukturen, Kontakte oder bestimmte Abläufe importieren können.

Mit der Zusatzfunktion Eventmanagement können Events erstellt und vollständig verwaltet werden. Voraussetzung für die Verwendung ist die Vertec Produktlinie «Expert».

Was ist ein Event?

Der Begriff «Event» beschreibt ein Firmenereignis, was zum Beispiel eine betriebliche Veranstaltung oder ein Jubiläum sein kann. Technisch gesehen stellt ein Event in Vertec ein spezifiziertes Projekt dar, dem durch die Zusatzfunktion Eventmanagement der Projekttyp «Event» zugewiesen wird.

Die Verwendung der Zusatzfunktion Eventmanagement setzt sich aus den folgenden Unterpunkten zusammen:

• Anlegen von Events mit Verwaltungsfunktion der Teilnehmerstatus  
• Auswertungen von Events
• Rechnungsstellung von Teilnahmegebühren

Es werden der Rootordner «Eventmanagement» und die Unterordner «Alle aktiven Events», «Inaktive Events», «Kontaktordner Events» und «Abfragen» erstellt.

Anlegen von Events mit Verwaltungsfunktion der Teilnehmerstatus

Über den Ordner «Alle aktiven Events» lässt sich ein neues Projekt erstellen. Der Projekttyp «Event» wird automatisch eingetragen. Dementsprechend verfügt das angelegte Event über eventspezifische Felder wie das Datum des Events, die Teilnahmegebühr und die Möglichkeit zur Zuordnung von teilnehmenden Kontakten. Diese lassen sich einzeln oder über vorher angelegte Kontakt-, Expression-Ordner oder Stichwortordner einem Event zuordnen. Hieraus ergeben sich die Event-Kontakte. Diese sind unter dem Link «Event-Kontakte» sichtbar.

Um nun die jeweiligen Event-Kontakte mithilfe beispielsweise eines E-Mail Verteilers zu einer Veranstaltung einzuladen, rufen Sie diese Kontakte unter «Aktivitäten» -> «Einladung -> «Zugeordnete Kontakte» auf und exportieren Sie sie. Unter «Event-Kontakte» stehen zudem verschiedene Checkboxen zur Verfügung, mit denen sich der zeitliche Ablauf der Eventorganisation von der Einladung bis zur Teilnahme abbilden lässt. Auch Absagen oder No Shows (Nichterscheinen ohne vorherige Abmeldung) können hier erfasst werden.

Auswertungen von Events

Aus CRM-Sicht betrachtet lassen sich im zeitlichen Vorlauf zu dem jeweiligen Event, in Abhängigkeit zu den genannten Status der Event-Kontakte, erste Auswertungen erstellen.

Wollen Sie beispielsweise nach drei Wochen wissen, wie viele Kontakte bereits zugesagt haben, navigieren Sie über den Ordner «Abfragen» in den Unterordner «Kennzahlen Events». Dort können Sie sich Kennzahlen einzelner Events nach Datum filtern, berechnen und prozentual darstellen lassen. Analog dazu lassen sich nach Abschluss eines Events vollständige Auswertungen anfertigen und drucken.

Rechnungsstellung von Teilnahmegebühren

Wird für ein Event eine Teilnahmegebühr erhoben, so wird diese zunächst im jeweiligen Event im Feld «Teilnahmegebühr» eingetragen. Ein Klick auf den darunter stehenden Button «Teilnehmerrechnungen erstellen» erzeugt eine Rechnung für diejenigen Event-Kontakte, bei denen die Status-Checkbox «Teilnehmer» gesetzt ist. Die Teilnahmegebühr wird automatisch als Spese auf der Rechnung eingetragen und verrechnet. Alle Teilnehmerrechnungen werden unter dem Link «Rechnungen» aufgelistet. Abschliessend kann für jeden Teilnehmer eine Teilnehmerrechnung gedruckt werden. Die Zusatzfunktion Eventmanagement liefert dazu ein zusätzliches Rechnungstemplate mit.

Download in der Knowledge Base

Die Zusatzfunktion steht in der Knowledge Base zum Download bereit.